Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара. ».pdf

Введение

Закупка товаров предприятием или торговой организацией – наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть – для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

Целью данной работы является Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок».

Задачи работы – построить:

- развернутое (подробное) описание предметной области;

- диаграмму вариантов использования;

- диаграмму деятельности;

- диаграмму последовательности;

- диаграмму состояний;

- диаграмму классов

Глава 1. Описание предметной области

Контроль и учет поставок

КОНТРОЛЬ ПОСТАВОК – отслеживание поставки, начиная с подтверждения поставщиком получения заказа, согласования условий поставки и кончая проверкойсвоевременности отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе К.п. проверяются соблюдениепоставщиком своих договорных обязательств по ассортименту, кол-ву и качеству продукции и т.д., перевозчиком - соблюдение сроков доставки, отсутствие повреждений и недостач и т.п. В случае появленияотклонения от нормального хода процесса поставки соответствующая служба пр-тия-заказчика принимаетоперативные меры по розыску засланных грузов, ускорению доставки, оформлению претензий к виновным. Недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки и др. могут быть компенсированы разл. видамистрахования. Важную роль в К.п. играют современная вычислительная техника и средства связи, позволяющие с высокой точностью и оперативностью обеспечивать заинтересованные пр-тия необходимойинформацией.

Организация контроля поставок — одна из основных задач закупочной деятельности. Целью контроля оптовых закупок является отслеживание выполнения поставщиками действующих договоров в целях обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном количестве и ассортименте и надлежащего качества.

---

Контролируется, таким образом, прежде всего соблюдение сроков поставки, условий о транспортировке, требований по количеству и качеству товаров.

Исполнение договорных обязательств должно быть документально оформлено. Поставщик, отгружая товары, должен выписать документы, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Такими документами являются:

• накладная — оформляется при отпуске товара покупателю, в ней указываются дата, номер, наименования поставщика и покупателя, наименование и характеристика (сорт, категория и т. п.) товара, количество, цена и стоимость каждого товара и общая сумма поставленных товаров, отдельной строкой выделяется сумма НДС; накладная подписывается материально ответственным лицом, сдавшим товар, и материально ответственным лицом, принявшим товар;

• счет-фактура — выписывается поставщиком на имя ' покупателя при отгрузке товаров, в нем должны быть
указаны дата выписки, номер, наименования, ИНН и адреса продавца и покупателя, наименования продуктов, количество, цена, стоимость, ставка и сумма НДС по каждому товару и общая стоимость товаров с учетом НДС, а также страна происхождения товара, если товар выпущен не в РФ; счет-фактура имеет особое значение в учете, так как является основанием для исчисления НДС;

• счет — документ, служащий основанием для оплаты товара, его содержание аналогично счету-фактуре, дополнительно указываются банковские реквизиты сторон; в отличие от накладной и счета-фактуры, счет не может являться основанием для прихода или списания товаров;

• товарно-транспортная накладная — выписывается поставщиком, если товар доставляется автомобильным транспортом; она содержит товарный раздел, где содержатся данные о наименовании, цене, количестве и стоимости товаров, виде упаковки и др., и транспортный раздел, в котором приводятся сведения о марке транспортного средства, пунктах погрузки и разгрузки и пр.

При доставке товаров железнодорожным или водным
транспортом транспортная организация выписывает железнодорожную (водную) накладную, при перевозке грузов морским путем выписывается коносамент, которые являются товаросопроводительными документами.

Правильное оформление документов о сдаче-приемке товаров имеет большое значение. Приемка товаров по количеству — это приемка по массе и количеству товарных единиц. Приемка товаров по количеству производится по сопроводительным документам: накладным, товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам и т. д. При этом проверяется соответствие фактически поступившего товара с тем, что указано в накладной и предусмотрено в договоре или в заявке покупателя. В связи с этим важным документом является прилагаемая к договору спецификация. В ней указывается развернутый ассортимент товара, количество товара, подлежащего поставке, сроки поставки и т. д. Если но договору товар поставляется партиями по заявкам или заказам покупателя, то проверяется соответствие поставленного товара заявке или заказу.

---

При приемке груза от транспортной организации получатель обязан проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя, целостность пломб и т. д., а также соответствие наименования груза и транспортной маркировки данным, указанным в транспортном документе. Во всех случаях, когда при приемке груза устанавливаются его повреждение, порча, несоответствие наименования и веса данным, указанным в транспортном документе, получатель должен потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта.

Приемка продукции производится лицами, уполномоченными на то руководителем или заместителем руководителя предприятия. Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то о выявленной недостаче составляется акт за подписями лиц, производивших приемку продукции. Одновременно получатель должен вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя отправителя. При его неявке приемка продукции и составление акта производятся предприятием-получателем или с участием сторонних представителей. Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки против сопроводительных документов отправителя, то в акте должны быть указаны данные об этих излишках. Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции.

Приемка товаров по качеству производится по товаросопроводительным документам, удостоверяющим качество поставленных товаров: сертификат соответствия, гигиенический сертификат, технический паспорт и др.

При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам, договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, получатель составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Получатель также должен вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя отправителя, если это предусмотрено в нормативных актах или договоре.

Акты приемки товаров по количеству и качеству являются основанием для предъявления претензий поставщику.

Претензия (рекламация) — документ, в котором излагаются претензии к стороне, нарушившей условия договора, и выдвигаются конкретные требования о добровольном устранении этих нарушений.

---

В претензионной работе с поставщиками необходимо:

• обеспечивать защиту своих коммерческих интересов;

• стремиться по возможности устранять возникшие проблемы путем переговоров и компромиссов без судебных разбирательств;

• грамотно оформлять претензию и все документы, служащие основанием для ее предъявления. Претензия обычно содержит основания для предъявления (например, ссылки на соответствующие пункты договора), доказательства нарушения положений договора (акты, данные экспертизы и пр.), конкретные требования, а также указание на возможность применения санкций или обращения в арбитражный суд.

Претензии высылаются поставщику заказными или ценными письмами или вручаются под расписку в срок, предусмотренный законом или договором.

В ответе на претензию выражается согласие с рекламацией полный или частичный отказ от удовлетворения содержащихся в ней требований, а также мотивы такого отказа, иногда — просьба отсрочить применение санкций с указанием веских причин и со ссылкой на принятые меры.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения ответа на претензию соответствующая сторона вправе обратиться с исковым заявлением в арбитражный суд.

Для непрерывного контроля и учета поставок товаров и хода выполнения договоров необходимо принять соответствующие организационные меры, т. е. должна быть создана система такого контроля. Контроль выполнения договоров поставки осуществляется путем фиксирования сведений о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявлении случаев нарушения поставщиками договорных обязательств. Для учета этих данных могут использоваться специальные карточки и журналы. Однако такая форма учета трудоемка и не позволяет иметь текущих данных по всему товарному ассортименту. В настоящее время для целей контроля поступления товаров широко используются средства автоматизированного учета с помощью компьютерной техники. Современные программные средства позволяют осуществлять непрерывный контроль поставок по каждому поставщику, договору и каждой позиции ассортимента.

Глава 2. Выбор средства моделирования

Язык UML предназначен для создания моделей информационных систем с целью их последующей реализации в виде объектно-ориентированных программ.

Язык UML объединил наиболее известные методы OOA/OOD и очень быстро приобрел широкую популярность среди разработчиков программного обеспечения.

---

Основными «строительными блоками» UML являются диаграммы, которые условно можно разделить на две категории:

• структурные модели, описывающие структуру системы, классы, компоненты, подсистемы и т.д.;
• модели поведения, отражающие функциональные возможности системы, логику выполнения процессов обработки данных, взаимодействие объектов в ходе выполнения процессов и т.д.

В дальнейшем язык UML стал применяться не только и не столько для создания информационных систем (ИС), сколько для анализа и перепроектирования бизнес-процессов. Вместо моделей процессов, реализуемых информационной системой, строятся модели бизнес-процессов, даже если они и не будут подвергнуты автоматизации, вместо объектов ИС (программных объектов) в моделях отражаются объекты бизнес-процессов (исполнители, продукция, услуги и т.д.), вместо окружения ИС (пользователей ИС) моделируется окружение бизнеса (поставщики, партнеры, клиенты).

Моделирование бизнеса с помощью UML предполагает по-следовательное построение двух видов моделей:

прецедентной модели (аналога модели поведения), описывающей функциональность — бизнес-процессы (прецеденты), их взаимодействие с окружением;

объектной модели (аналога структурной модели), описывающей внутреннее устройство бизнеса - объекты, участвующие в выполнении бизнес-процессов, их взаимодействие.

Стандарт UML версии 1.1, принятый OMG в 1997 г., предлагает следующий набор диаграмм для моделирования:

– диаграммы вариантов использования (use case diagrams) – для моделирования бизнес-процессов организации и требований к создаваемой системе);

– диаграммы классов (class diagrams) – для моделирования статической структуры классов системы и связей между ними;

• диаграммы поведения системы (behavior diagrams):
• диаграммы взаимодействия (interaction diagrams):
• диаграммы последовательности (sequence diagrams) и
• кооперативные диаграммы (collaboration diagrams) – для моделирования процесса обмена сообщениями между объектами;
• диаграммы состояний (statechart diagrams) – для моделирования поведения объектов системы при переходе из одного состояния в другое;
• диаграммы деятельностей (activity diagrams) – для моделирования поведения системы в рамках различных вариантов использования, или моделирования деятельностей; – диаграммы реализации (implementation diagrams):
• диаграммы компонентов (component diagrams) – для моделирования иерархии компонентов (подсистем) системы;
• диаграммы размещения (deployment diagrams) – для моделирования физической архитектуры системы.

---