Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Выбор средства для моделирования бизнес-процессов).pdf

Введение

Любое предприятие, фирма, магазин имеет собственное складское помещение для хранения товара. Организация учета товара на складе является важным аспектом в работе любой торговой фирмы. Очевидно, что автоматизированный компьютерный учет позволит вести более точный учет товара, сократить количество случаев умышленной и неумышленной потери товара, вести оперативный учет. Это подчеркивает актуальность выбранной темы курсовой работы.

Как правило, склады небольших фирм и магазинов организованы на самом примитивном уровне. В большинстве таких организаций ведение складского учета осуществляется вручную. Следовательно, точность такого учета оставляет желать лучшего. Ведение учета вручную, в действительности, обходится владельцу организации дороже, чем проведение автоматизации складского учета. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.

В действительности – автоматизация работы склада представляет собой не сложную технологию, внедрение которой не потребует грандиозных денежных вливаний, приобретения дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.

Таким образом, исключается повторное внесение одинаковой информации на разные носители. Автоматический поиск информации производится в специально разработанных формах, которые пользователь указывает в параметрах запроса.

При условии постоянного расширения ассортимента продукции у торгового предприятия возникает необходимость автоматизировать работу складов. Это необходимо для упрощения операций подсчета, которые проводят сотрудники склада. Таким образом, они могут быстро справляться со своими должностными обязанностями. Хорошо известно, что ассортимент товаров постоянно меняется и растет. Если склад продает канцелярскую продукцию, количество наименований может достигать нескольких тысяч. В этом случае без автоматизации не обойтись.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1 Описание предметной области. Постановка задачи.

2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

3 Моделирование бизнес-процессов «как есть».

---

4 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

5 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Курсовая работа состоит из введения, двух взаимосвязанных глав, заключения, списка литературы и приложения.

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Поставленная задача определяет характеристики объекта, его состав и структуру. В рассматриваемой предметной области экономическим объектом становится фирма, сфера деятельности которой связана с реализацией необходимых потребителю ресурсов. Она выполняет конкретные функции по оптовой и розничной продаже продукции покупателям, относящимся к конкретным целевым рынкам. Рассматриваемый субъект хозяйствования имеет достаточно развитую инфраструктуру и ресурсную базу, благодаря чему фирма может рассматриваться как крупное предприятие, в роли которого в рамках настоящего исследования выступает ЗАО «Мир школьника».

Рассматриваемое акционерное общество осуществляет деятельность в области реализации продукции магазинам с целью обеспечения последующего сбыта конечным покупателям. Коммерческая история данного предприятия небольшая – оно создано относительно недавно. Однако за время своей работы на рынке фирма «Мир школьника» сумела завоевать существенную его долю, в настоящее время продолжает наращивание объемов продаж, укрепляя и расширяя свое положение на целевом сегменте. В условиях расширяющихся объемов сбыта, увеличения численности покупателей возникает потребность в совершенствовании системы управления хранением и перемещением продукции путем внедрения автоматизированного учета товарных запасов, находящихся на складах.

ЗАО «Мир школьника» уделяет внимание не только работе с покупателями, предлагая продукцию, наиболее востребованную рынком. Фирма реализует мероприятия, направленные на противодействие конкуренции со стороны своих основных конкурентов, предлагающих аналогичные группы товаров. Одним из важнейших направлений в этой сфере является разработка и внедрение современных технологических средств и систем автоматизации.

Внедренные базы данных не остаются «замороженными» после своего внедрения, они постоянно адаптируются под происходящие изменения на рынке, учитывают развитие самого предприятия. Также компьютерные технологии, применяемые предприятием, совершенствуются в соответствии с появлением новых и развитием действующих способов решения экономических, финансовых, учетных и иных задач. Наиболее показательным примером данных процессов является современная разработка – база данных «Склад». Она обеспечивает полный учет и контроль за поступлением, хранением, внутренним и внешним перемещением запасов готовой продукции с отображением всей учетной информации в виде, наиболее удобном для реализации управленческих функций. В базе данных накапливается вся важная информация о наименовании, количестве, времени поступления и отпуска продукции.

---

Совокупность операционных, погрузочно-разгрузочных, транспортных и производственных операций составляет технологический процесс складской переработки товаров. От его организации зависит общая продолжительность товародвижения от поставщика к потребителю.

Работа склада делится на три основных этапа:

-приемка товара;

-хранение;

-отпуск товара.

Основными этапами приемки товара являются:

-разгрузка товара;

-проверка товара по количеству;

-оформление приемо-сдаточных документов;

-регистрация принятых товаров.

В ЗАО «Мир школьника» приемка производится следующим образом: товар приходит на склад с сопроводительными документами. Начальник склада или кладовщик обязан присутствовать при разгрузке и провести идентификацию фактически поступившего на склад и указанного в сопроводительных документах товара. Распаковка не производится, но упаковка проверяется на целостность и деформацию. Если имеются повреждения, то составляется акт, согласно которому этот товар передается в сервисно - техническую службу, где проверяется его качество. Не соответствующий стандартным требованиям и параметрам товар должен быть возвращен поставщику.

Для контроля и учета товарных потоков используют самые разнообразные формы документов. Главное назначение этих документов состоит в том, чтобы обеспечить тщательный учет всех товаров, поступающих на склад. После разгрузки оформляются приемо-сдаточные документы: делается приходный ордер, в товарно-транспортных накладных экспедитор расписывается в том, что он сдал, а приемщик - в том, что он принял товар, ставится печать. После этого делаются копии документов, три экземпляра остаются на складе (один оригинал и 2 копии) и второй оригинал возвращаются поставщику [6].

После оформления этих документов производится регистрация товара: приходному ордеру присваивается определенный №, в регистрационной карточке отражается приход (на каждый вид товара - отдельная карточка) по количеству. Следующий этап - оригинал накладной вместе с приходным ордером поступает в бухгалтерию, где включается в дальнейший документооборот; одна копия накладной и приходного ордера поступает в тот отдел, чей товар был получен; одна копия накладной и приходного ордера остается на складе. Такая процедура практически исключает ошибки в учете и согласует работу этих подразделений.

Количество находящегося на складе товара зависит от потребностей товарополучателей и складских возможностей.

---

Хранение товаров включает выполнение следующих операций:

-организация складского пространства;

-размещение, движение, перемещение товаров;

-создание необходимых условий хранения и надежной охраны товаров;

-организация учета товаров;

-обеспечение возможности применения подъемно-транспортного оборудования;

-прочие операции.

Устройство склада во многом зависит от ассортимента товаров. Задача складского планирования состоит в обеспечении хранения таким образом, чтобы сделать их максимально доступными потребителю.

Планировка складского помещения должна отвечать следующим требованиям [20]:

-обеспечивать применение наиболее рациональных способов размещения и укладки товаров;

-исключать отрицательное влияние одних товаров на другие при хранении;

-обеспечивать возможность применения подъемно-транспортного оборудования;

-соблюдение правил пожарной безопасности при размещении товара на складе.

Отпуск товара со склада производится различными способами, однако должны выполняться при этом определенные требования, без соблюдения которых нельзя производить отгрузку, т.е. все сопроводительные документы должны быть соответственно оформлены: товарно-транспортная накладная должна быть подписана менеджером, чей товар отпускается; генеральным директором, разрешающим отпуск, или лицом, его заменяющим: скреплена печатью. Накладная также может иметь пометку об оплате товара (указывается № счета и дата поступления денег на р/с продавца). В некоторых случаях при налаженных связях с товарополучателем отпуск товара может производиться при предъявлении платежного поручения с исполнением. Если получателем является юридическое лицо, то к накладной прикладывается доверенность на получение товара. После этого лицо, получающее товар, расписывается в том, что он получил товар. Копия накладной остается на складе, один оригинал отправляется в бухгалтерию (после отражения этой операции в складском учете), второй оригинал остается у получателя товара [12].

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

Складской учет - это сложная программная система, затрагивающая все аспекты, связанные с движением товара на склад и со склада. Для хранения продукции служит реальный склад, однако именно программа является его интерфейсной оболочкой, без которой он потеряет свою функцию эффективного центра распределения.

---

При разработке такой системы заказчикам необходимо частично переосмыслить весь бизнес-процесс и учесть уже имеющиеся программы, чтобы не потерять вложенные средства. И хотя некоторое улучшение производительности ведения дел в компании может быть достигнуто просто за счет автоматизации уже существующей системы учета товаров «вручную», радикального улучшения можно добиться только при кардинальном пересмотре ведения бизнеса. Однако, так же как архитектура системы определяет ее реализацию, общее видение бизнеса определяет всю систему. Исходя из данной предпосылки, начинать следует с рассмотрения общего плана ведения складского учета. По результатам системного анализа можно выделить семь основных функций системы [7]:

1. Учет заказов

Прием заказов от клиентов и ответы на запросы клиентов о состоянии заказов.

2. Ведение счетов

Направление счетов клиентам и отслеживание платежей. Прием счетов от поставщиков и отслеживание платежей поставщикам.

3. Отгрузка со склада

Составление спецификаций на комплектацию товаров, отправляемых со склада клиентам.

4. Складской учет

Постановка прибывающих товаров на учет и снятие товаров с учета при отправке заказов.

5. Закупки

Заказ товаров поставщикам и отслеживание поставок.

6. Получение

Принятие на склад товаров от поставщиков.

7. Планирование

Выпуск отчетов, в том числе отражающих тенденции спроса на отдельные виды товаров и активность поставщиков.

Кроме автоматизации стандартных складских операций, система также должна предоставлять богатые возможности по генерации различных форм отчетности, в том числе отражающих тенденции развития рынка, списков наиболее надежных и ненадежных поставщиков и клиентов [17].

В прошлом бизнес-приложения имели обычный текстовый интерфейс, и это считалось нормальным. Однако общее снижение цен на компьютеры и широкое распространение графических интерфейсов пользователя обуславливают необходимость внедрения графических приложений. Надо помнить, что для системы складского учета интерфейс пользователя является всего лишь небольшой (хотя и важной) частью. Ядром системы является база данных; пользовательский интерфейс можно рассматривать как оболочку вокруг этого ядра. Для данной системы можно (и даже желательно) создать несколько интерфейсов. Простой, базирующийся на меню, - для клиентов, заполняющих заявки на товар. Современный, типа Windows, - для решения бухгалтерских задач, а также планирования и закупок. Отчеты могут печататься в пакетном режиме, однако некоторым менеджерам могут понадобиться средства для просмотра графиков на экране.

---