Файл: Построение организационных структур ООО «ТК Приоритет».pdf

В ходе исследования организационной структуры управления ООО «ТК Приоритет» так же были обнаружены и другие проблемы, которые, по мнению автора представленной курсовой работы, мешают эффективно работать подразделениям предприятия:

1. Наличие не только специалистов, но и руководителей с размытыми и пересекающимися диапазонами ответственности.

2. Недостаточная регламентированность (нормативная оформленность) взаимоотношений между структурными подразделениями, что приводит к стихии позиционных взаимодействий.

Здесь необходимо отметить недостаточную нормированность взаимодействий между структурными подразделениями на многих предприятиях. Вопросы позиционных отношений (Что, в каком виде, в какой срок и т. п. должен передать один отдел другому? Как должна осуществляться процедура передачи? Что должны этому отделу соседние подразделения?) не всегда имеют однозначную нормативную прописанность. Это способствует: спонтанности взаимодействий подразделений и росту взаимных претензий; невыполнению запланированной работы; срыву сроков поставки продукции; создает напряженную рабочую обстановку.

3. Проблема кооперативных отношений на предприятии. Результаты исследований в ООО «ТК Приоритет» вскрыли достаточно распространенный и существенный недостаток: обособленность, автономность функционирования подразделений на исследуемом предприятии.

Это приводит к разобщенности усилий отделов ООО «ТК Приоритет», каждый из которых реализует свои ценности и принципы построения деятельности и, как результат, - дезорганизация (целое меньше суммы составляющих его частей).

4. Не все рабочие места оснащены телефонными аппаратами. Но основой интеграции отдельных частей организации в единую систему служат информационные сети или сети связи. Связь обычно стимулирует работу отдельных элементов организации и обеспечивает координирующий механизм, соединяющий части системы в единое целое. Подразделения организации состоят из подсистем, которые устанавливают связь друг с другом, обмениваются сообщениями с внешним миром и накапливают информацию. В совокупности эти сети связи составляют некоторую конфигурацию, представляющую собой единую систему связи.

В посткризисных условиях потребность в качественных изменениях сильно актуализировалась, так как перед исследуемым предприятием ООО «ТК Приоритет» в настоящее время стоят следующие задачи: 1) расширение числа клиентов; 2) обеспечение управляемости и эффективности деятельности подразделений; 3) расширение ассортимента товарной продукции и портфеля услуг; 4) создание и поддержка долгосрочных отношений с заказчиками; 5) повышение заинтересованности персонала в результатах своей деятельности.

Это обусловлено выбранной стратегией активного роста компании - скорейшим завоеванием лидерства в своем сегменте, существенным увеличением товарных и денежных потоков, что подразумевает поиск путей совершенствования организационной структуры ООО «ТК Приоритет».

За счет оптимизации расходов, связанных, в частности, с функционированием организационной структуры предприятия (оптимизация и реструктуризации штата), возможно достичь увеличения объема создаваемой добавленной стоимости, повышения конкурентоспособности ООО «ТК Приоритет», а, следовательно, и его устойчивости. Для оценки соответствующего экономического эффекта необходимо рассчитать дополнительные доходы от оптимизации организационной структуры управления предприятием в расчете на год.

Выводы:

1. Организационная структура исследуемого в представленной работе предприятия ООО «ТК Приоритет», в целом, отвечает целям и задачам фирмы, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам.

2. Однако, в ходе исследования организационной структуры управления ООО «ТК Приоритет» были обнаружены проблемы, которые, по мнению автора курсовой работы, мешают эффективно работать подразделениям предприятия.

Логическим завершением проведенного исследования структурной схемы ООО «ТК Приоритет» будет являться разработка мероприятий по повышению согласованности деятельности подразделений и совершенствованию организационной политики в ООО «ТК Приоритет».

3. Возможности организационной корректировки хозяйствующего субъекта ООО «ТК Приоритет»

3.1. Предложения по оптимизации организационной структуры управления предприятием

Проанализируем возможности оптимизации структурной схемы ООО «ТК Приоритет» и повышения степени согласованности деятельности подразделений исследуемого предприятия.

В ООО «ТК Приоритет», как отмечалось ранее, применяется линейно-функциональная организационная структура, которая на протяжении нескольких лет обеспечивала эффективную работу организации.

Как было показано выше, необходимость совершенствования системы управления ООО «ТК Приоритет» вызвана тем, что предприятие столкнулось с рядом организационных трудностей, а именно: снижение качества продукции; срыв сроков поставки товара заказчику; невыполнение запланированной работы; напряженная рабочая обстановка; отсутствие у сотрудников заинтересованности в своей работе; незнание и непонимание целей своей организации; отток квалифицированного персонала.

Обозначим направление преобразований в организации.

1. Причины организационных проблем в ООО «ТК Приоритет».

Неудача предприятия ООО «ТК Приоритет» объясняется тем, что при смене приоритетов под воздействием изменяющейся рыночной конъюнктуры и конкуренции организационная структура остается прежней, не рассчитанной на его достижения.

В условиях сильной конкуренции организационная структура и вся система управления предприятием должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрый и свободный поток информации снизу вверх. Это является одним из решающих факторов, способствующих выживанию фирмы на рынке [22, c. 56]. Отсюда проистекает необходимость широкого делегирования полномочий и ответственности нижестоящим уровням. Признаком хорошего баланса ответственности, прав и компетенции работника является минимум его обращений к своему руководству: он знает, как и что делать, и его прав для этого хватает.

2. Решение организационных проблем.

При проектировании новой организационной структуры исследуемого предприятия ООО «ТК Приоритет» автором представленного курсовой работы были максимально совмещены должности руководящих лиц по вертикали.

Работа одного специалиста на двух указанных взаимосвязанных вертикальных уровнях позволяет: 1) сократить численность персонала; 2) повысить производительность труда; 3) глубже понимать роль и вернее оценивать работу отдела (подразделения) с точки зрения интересов всей компании; 4) решать вопросы на верхнем уровне компании в интересах отдела (подразделения); 5) повысить компетентность высшего управленческого аппарата компании за счет его постоянной связи с производством и сбытом продукции; 6) лучше знать состояние и проблемы предприятия, поскольку высший управленческий эшелон компании не отрывается от него, не замыкается в конторской среде.

Новый подход автора курсовой работы к комплектованию рабочих мест так же заключался в использовании «эффекта отсутствия». Его суть в том, если в результате временного отсутствия работника работа его «ждет», то данное рабочее место не нужно.

Заместитель директора ООО «ТК Приоритет», по мнению автора курсовой работы, должен возглавить отдел финансового контроля, который объединит бухгалтерию, экономистов и часть бывших работников финансового отдела, так как появляется возможность сократить ряд работников). Остальные отделы ООО «ТК Приоритет» переходят под контроль директора предприятия.

Общую численность работников отдела удастся сократить, так как в среднем звене вновь создаваемого отдела финансового контроля, так и в среднем звене управления другими отделами, предлагается практиковать совмещение должностей по горизонтали. Кроме того, подобное совмещение внутри отделов позволит готовить заместителей на случай ухода с предприятия основного работника или его длительного отсутствия (например, по болезни). У каждого работника теперь будет дублер, причем они могут обмениваться опытом и оказывая взаимопомощь. За счет этого в большой степени: будет решена проблема острой нехватки времени, которая в настоящее время является актуальной для руководителей подразделений, а так же будет ликвидирована проблема отсутствия на рабочем месте одного «ключевого» сотрудника, что раньше парализовало работу того или иного отдела, следствием чего были: срывы сроков поставки товара заказчику; невыполнение запланированной работы; напряженная рабочая обстановка.

Главный бухгалтер ООО «ТК Приоритет», претендующий на роль главного эксперта по финансам, фактически, возглавит руководство данным отделом в силу частого отсутствия формального начальника отдела по состоянию здоровья. Амбиции главного бухгалтера будут удовлетворены и созданы благоприятствующие возможности для реализации потенциала этого ценного работника. Так же будут решены, наконец, проблемы взаимодействия бухгалтерии, финансовой и экономической служб в ООО «ТК Приоритет».

В подчинение начальнику производственного отдела должны перейти плановики и диспетчеры, вследствие чего они смогут: своевременно и адекватно реагировать на указания начальника производственного отдела; вмешиваться в ход производства и реализации, что нормализует ситуацию с качеством продукции и оперативным регулированием торговой деятельности предприятия ООО «ТК Приоритет» в соответствии с календарными планами.

Отдел продаж (теперь, в предлагаемой организационной структуре, « группа заключения договоров о продаже») предлагается совместить с отделом маркетинга ООО «ТК Приоритет». Возглавить объединенный отдел должен бывший начальник отдела маркетинга ООО «ТК Приоритет», так как коммерческий успех предприятия в условиях рыночной экономики зависит: от эффективно организованной системы управления маркетингом; от правильно организованного процесса доведения продукции до целевых рынков; от оптимизации процесса продвижения товаров от производителя к потребителю; от грамотной работы маркетинговой службы предприятия.

Предполагается выделить в рамках объединенного отдела из уже принятых работников три группы в целях совершенствования маркетинговой деятельности предприятия:

1. аналитическую группу, занимающуюся исследованием рынка. Эта группа будет осуществлять поиск новых Потребителей и контролировать первую отгрузку, после чего передает их в группу продаж (договорной отдел). Она же будет вести все виды работ по организации взаимоотношений с дилерами (в части изучения конъюнктуры рынка) и развития дилерской сети как таковой;
2. группу по рекламе и PR, отвечающую за разработку и организацию рекламных компаний и PR-акций и оценку их эффективности,
3. и группу обслуживания, работающую непосредственно с покупателями, в том числе, на складе предприятия. Последнее крайне важно, так как наиболее серьезные проблемы со складской службой в настоящее время возникают в процессе ее взаимодействия с покупателями.

Менеджер по продаже ООО «ТК Приоритет» будет обладать необходимыми полномочиями, и подчиняться службе маркетинга, а не складской службе ООО «ТК Приоритет», как это имеет место в настоящее время.

Использование менеджеров по продаже на складе частично решает и проблему пересортицы - вторую из наиболее серьезных, присущих складской службе ООО «ТК Приоритет». Менеджер по продажам, находясь на складе, сможет контролировать комплектацию заказов клиентов, он также может качественно решать оперативные проблемы замены товара. Кроме того, данное предложение так же позволит сократить часть сотрудников складского хозяйства ООО «ТК Приоритет».

Итак, реализация предложения по объединению отделов продаж и маркетинга приведет к тому, что ранее дублируемые функции будут разграничены и строго регламентированы в рамках одного отдела. При этом специалисты, в случае необходимости, могут дублировать друг друга. Так же, в интересах предприятия менеджеры по продажам начинают полностью контролировать ситуацию на складе предприятия, при высвобождении части работников склада.

Автором курсовой работы так же планируется создать отдел производственных ресурсов, который объединит функции контроля запасов, ранее осуществляемые менеджерами по продажам, снабжения и организации деятельности складского хозяйства.

Очевидно, что подобные изменения: 1) приведут к совершенствованию управления производственными ресурсами в целом; 2) создадут большую возможность контролировать обеспеченность предприятия необходимыми товарными группами, полуфабрикатами, материалами и т. д., контролировать запасы и ситуацию на складе.

Автором курсовой работы предлагается так же создать отдел НИОКР, призванный генерировать новые идеи, новые виды продукции, совершенствовать технологию. Напомним, что раньше это входило в обязанности технологов производственного отдела, которые были явно перегружены текущей работой, и практически не имели резерва времени для подобной работы, чтобы, в конечном итоге, вести компанию к лидерству. Но важно помнить, что данный отдел также является и «центром затрат», и его деятельность должна быть оптимизирована, с целью повышения отдачи от капитала.

Основой оптимизации работы создаваемого отдела НИОКР является четкое определение и упорядочивание исследовательских и опытно-конструкторских процессов посредством автоматизированной информационной системы.

Важно, что при создании данного отдела НИОКР численность работающих не увеличивается, так как за счет дублирования функций в создаваемых отделах удастся ее сократить.