Файл: Базы данных МУ КР ЛР.pdf

61 

Аналогично создайте кнопки для перехода на последнюю, предыду-

щую  и  следующую  записи.  При  создании  кнопки  для  закрытия  формы 

в мастере  кнопок  выберите  категорию  работа  с  формой  и  действие  за-

крытие формы. 

Создать  подчиненную  форму  можно  либо  на  основе  имеющихся 

в БД  таблиц  и  запросов  либо  на  основе  созданных  ранее  форм,  учитывая 

при этом, что и главная, и подчиненная формы должны иметь общие поля, 

необходимые для установления связи между ними.  

Для  создания  подчиненной  формы  откройте  созданную  ранее  глав-

ную  форму  в  режиме  конструктора  и  в  панели  инструментов  выберите 

объект подчиненная форма и вставьте его в главную форму, поле чего от-

кроется окно мастера подчиненных форм (рис. 25). 

Рис. 25 — Мастер подчиненных форм 

Выберите  из  списка  предложенных  форм  созданную  ранее  форму 

в табличном  виде,  при  условии,  что  она  удовлетворяет  всем  требованиям 

для подчиненных форм, в противном случае создайте подчиненную форму 

на основе имеющихся таблиц и запросов. Нажмите кнопку Далее и следуй-

те указаниям мастера. 

62 

В главной форме создайте кнопки перехода по записям и кнопку за-

крытия  формы,  так  же  как  и  для  ленточной  формы,  кроме  того,  создайте 

кнопку Добавить новую запись, по нажатию которой добавлялась бы пус-

тая запись в главную форму, для этого в мастере кнопок выберите катего-

рию  обработка  записей  и  действие  добавить  запись.  Создайте  также 

кнопку,  нажатие  которой  вызовет  открытие  созданной  ранее  ленточной 

формы, для этого в мастере кнопок выберите категорию работа с формой 

и действие открытие формы. 

63 

4.4 

Лабораторной

работы

№

 4 «

Создание

отчетов

в

СУБД

 MS Access» 

Тема: Создание отчетов в СУБД MS Access. Создание отчетов и их 

использование для вывода информации. 

Раздел дисциплины: Реляционная модель.  

Цель  работы:  создать  отчеты  в  базе  данных MS Access, используя 

в качестве источника записей созданные ранее таблицы и запросы. 

Отчеты MS Access 

Отчет — это  гибкое  и  эффективное  средство  для  организации  дан-

ных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывес-

ти  данные  на  печать  в  том  виде,  в  котором  они  требуется  конкретному 

пользователю. 

Основные данные для формирования отчета берутся из базовой табли-

цы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для от-

чета.  Другие  сведения  (заголовки,  примечания  отчетов,  количество  страниц 

и другая сопроводительная информация) вводятся при разработке отчета. 

Пользователь  имеет  возможность  разработать  отчет  самостоятельно 

или  создать  отчет  с  помощью  мастера.  Мастер  по  разработке  отчетов MS 

Access  выполняет  всю  рутинную  работу  и  позволяет  быстро  разработать 

макет  отчета.  Работа  мастера  отчетов  аналогична  работе  других  мастеров 

в среде MS Access. После  создания  основной  части  отчета  разработчик 

может  переключиться  в  режим  конструктора  и  внести  изменения  в  стан-

дартный макет. 

Данные  в  отчете  могут  быть  сгруппированы  по  различным  полям, 

например сведения о продаже товара могут быть сгруппированы по меся-

цам либо по наименованию товара. При этом в отчете можно указать способ 

64 

сортировки  выводимых на печать данных. Кроме этого, в отчете, по тому 

же принципу, как и в форме, можно создать подчиненный отчет. 

При включении в главный отчет подчиненного отчета, содержащего 

данные, относящиеся к данным  в главном отчете, необходимо  установить 

связь  подчиненного  отчета  с  главным.  Связь  обеспечивает  соответствие 

записей, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете. 

При  создании  подчиненного  отчета  с  помощью  мастера  или  путем 

переноса  с  помощью  мыши  отчета  или  таблицы  в  другой  отчет Microsoft 

Access автоматически выполняет синхронизацию главного и подчиненного 

отчетов в следующих случаях: 

 Отчеты базируются на таблицах, между которыми  установлены свя-

зи в окне Схема данных. При создании отчетов на основе запроса или запро-

сов  синхронизация  отчета  с  подчиненным  отчетом  выполняется  автомати-

чески,  если  связи  установлены  для  базовых  таблиц  запроса  или  запросов. 

Если  связи  базовых  таблиц  установлены  корректно, Microsoft Access вы-

полнит синхронизацию главного и подчиненного отчетов автоматически. 

 Главный  отчет  базируется  на  таблице,  содержащей  ключевое  поле, 

а подчиненный  отчет  базируется  на  таблице,  содержащей  поле  с  тем  же 

именем и с тем же или совместимым типом данных. Это же условие долж-

но  выполняться  для  базовых  таблиц  запросов,  если  отчеты  базируются 

на запросах. 

Перед созданием отчета  убедитесь, что  на компьютере настроен ис-

пользуемый по умолчанию принтер. 

Порядок выполнения лабораторной работы № 4 

В  ходе  выполнения  работы  необходимо  создать  отчет,  содержащий 

подчиненный отчет. 

Для создания отчета в окне базы данных выберите вкладку Отчеты 

и нажмите кнопку Создание отчета с помощью мастера. 

65 

В  первом окне мастера отчетов выберите имя  таблицы  или  запроса, 

содержащих данные, по которым строится отчет. MS Access по умолчанию 

использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отче-

та. Для удобства используйте тот же источник записей, что и для главной 

формы в предыдущей лабораторной работе. 

В следующем окне (рис. 26) установите уровни группировки данных 

(если необходимо). Нажмите кнопку Далее. 

Рис. 26 — Мастер отчетов, окно группировки 

В  следующем  окне  выберите  способ  сортировки  данных  в  отчете,  на-

жмите кнопку Далее и следуйте дальнейшим инструкциям мастера отчетов.  

Для  изменения  макета  отчета  откройте  его  в  режиме  конструктора 

(рис. 27).  

Рис. 27 — Отчет, открытый в режиме конструктора