Файл: Занятие 1 Тема занятия Создание электронных таблиц. Операции редактирования и форматирования. Продолжительность занятия 2 часа.pdf

Практическое занятие № 1
Тема занятия: Создание электронных таблиц. Операции редактирования и
форматирования.
Продолжительность занятия: 2 часа.
Ц е л и з а н я т и я :
1) Ознакомиться
с основными элементами интерфейса табличного
процессора.
2) Освоить технологию выполнения следующих операций в среде Microsoft
Excel:

ввод и редактирование данных;

форматирование ячеек электронной таблицы;

открытие и сохранение файлов;

использование элементарных вычислений.
О б щ и е с в е д е н и я
Управление деятельностью организации в целом или ее структурного подразделения требует достоверной, оперативной и достаточной информации. В связи с этим в любой организации ежедневно обрабатывается внушительное количество информации, в том числе информации статистического характера, что в свою очередь выводит на первый план проблему автоматизации процесса обработки числовых данных.
Мощным инструментом автоматизации вычислений и анализа данных является
электронная таблица — одна из наиболее распространенных современных информационных технологий для профессиональной работы с данными. Электронная
таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.
Результат вычисления формулы отображается в ячейке, содержащей формулу.
Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор.
Главное достоинство электронной таблицы — это возможность мгновенного
пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении
значений исходных данных.
Типы данных в электронной таблице
В каждую ячейку пользователь может ввести данные следующих видов:
символьные (текстовые); имеют описательный характер и могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы;
числовые; не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции; единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним;
формулы; включают ряд арифметических и логических действий, производимых с данными из других ячеек;
функции; представляют собой программы с уникальными именами, для которых пользователь должен задать конкретные значения аргументов, стоящих в скобках после имени. Функцию можно считать частным случаем формулы.
Различают статистические, логические, финансовые и другие функции;
даты; обеспечивают выполнение таких функций, как добавление к дате числа
(пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности

периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат.
Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом: если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом); если в ячейке содержится формула, то она должна начинаться со знака равенства или со знака плюс.
Форматирование числовых данных в ячейках
Пользователь может использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в ячейке, выравниваясь по правому краю. Среди наиболее распространенных форматов представления числовых данных необходимо отметить следующие:
основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются;
формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой, например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0,12345—как 0,12;
процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков), например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа 0,123 на экране появится 12,3 %, а при вводе 123 - 12300,0%;
денежный формат используется для представления чисел в единицах национальной валюты;
научный формат применяется для представления очень больших или очень маленьких чисел и обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов: мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторое (определяемое точностью, заданной пользователем) количество десятичных знаков справа от нее и порядка числа, характеризующего степень числа
10; например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1,2345Е +04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1,23Е +04 (при точности в 2 разряда); число 0,0000012 в научном формате будет иметь вид 1,2Е -06.
Режимы работы табличных процессоров:
Табличный процессор может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них: режим готовности, режим ввода данных, режим редактирования.
Режим готовности — режим, в котором происходит выбор ячейки или блока
(диапазона) ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки цветом
(подсвечивание).
Режим ввода данных. Табличный процессор автоматически входит в режим ввода данных сразу же после начала ввода данных в определенную ячейку. После окончания ввода данных в ячейку пользователь покидает режим ввода при помощи клавиши и выбирает новую ячейку в режиме готовности. Такая

последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до окончания ввода данных в нужные ячейки.
Режим редактирования. При переходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки. Для перехода в режим редактирования
следует воспользоваться клавишей (или дважды щелкнуть в ячейке левой кнопкой мыши), при этом содержимое ячейки будет редактироваться непосредственно в ячейке, либо щелкнуть мышью в строке формул
1
и отредактировать в ней содержимое текущей ячейки. Переход из режима
редактирования в режим готовности осуществляется при помощи клавиши .
Если необходимо выйти из режима редактирования без внесения изменений, необходимо воспользоваться клавишей или щелкнуть мышью по вне редактируемой ячейки.
Особенности табличного процессора Microsoft Excel
С целью практического изучения технологии анализа данных и автоматизации вычислений на основе использования электронных таблиц рассматривается программная среда популярного табличного процессора Microsoft Excel, входящего в состав интегрированного пакета Microsoft Office.
Microsoft Excel относится к программным средствам, автоматизирующим табличные расчеты. Данная программа позволяет создавать, редактировать и выводить на печать таблицы, а также предоставляет возможность построения диаграмм, создания рисунков, баз данных и их продуктивное использование.
Вычислительные возможности программы Excel, объединенные с богатым набором функций, присущих текстовому и графическому редакторам, позволяют создавать любые документы, содержащие текстовые и числовые данные, рисунки и диаграммы.
В отличии от других табличных процессоров (например, Quattro Pro,
SuperCalk) Microsoft Excel может управлять рабочей книгой, содержащей несколько листов. На каждом листе могут быть размещены одна или несколько электронных таблиц, предоставленных пользователю. Книги - это файлы табличного процессора
Excel. Такие файлы имеют расширение xls или xlsx, которое Excel устанавливает автоматически. По желанию количество листов в книге можно увеличить.
В современных версиях каждый лист рабочей книги включает более 1 миллиона строк и свыше 16 тысяч столбцов. Строки пронумерованы, начиная с числа 1.
Столбцы обозначаются буквами и сочетаниями букв латинского алфавита.
Пересечение строки и столбца образуют ячейку, имеющую свой адрес - имя столбца и номер строки. Например, C13 является адресом ячейки, расположенной на пересечении строки 13 и столбца C. Нетрудно подсчитать, что на одном листе содержится более 17 млрд. ячеек.
В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ - двоеточие «:», например,
D4:F5.
1
Строка, расположенная в верхней части окна табличного процессора, в которой отображается содержимое активной ячейки.

Адрес диапазона используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы.

З а д а н и е № 1. Создание новой таблицы. Форматирование. Формулы.
Создать электронную таблицу (рис. 1) для расчета динамики
преступлений, совершенных в общественных местах. Последовательность
действий:
Рис. 1
1.
Ввести в диапазон ячеек A1:A3 название таблицы в соответствии с
рис. 1, отформатировать текст, провести объединение ячеек: Пример
форматирования текста:
1.1. выделить диапазон ячеек A1:A3;
1.2. на панели меню Главная в разделе Шрифт щелкнув по стрелке списка и выбрать тип Times New Roman Cyr;
1.3. щелкнуть по стрелке списка и выбрать размер шрифта 14 пунктов (пт);
1.4. нажать кнопку
Полужирный
(шрифт) панели;
1.5. по желанию можно изменить Цвет текста, щелкнув по стрелке списка и выбрать произвольный цвет шрифта;
1.6. произвести объединение ячееквыделив диапазон A1:G1 и щелкнув по кнопке Объединить и поместить в центре
вкладки Главная;
1.7. провести аналогичные действия для диапазонов A2:G2 и A3:G3.
ПРИМЕЧАНИЕ Любые операции, связанные с форматированием ячеек
(границы, заливка, шрифт, выравнивание и т.п.) можно проделать используя
контекстное меню, вызываемое при помощи щелчка правой кнопкой мыши на ячейке
(или диапозоне ячеек), которые необходимо отформатировать, и выбора пункта
Формат ячеек (см. рис. 2).

(рис. 2)
2.
Ввести в диапазон ячеек А5:G7 подписи заголовков, начиная с
ячейки А5, согласно рис. 1, перемещая табличный курсор между ячейками при помощи стрелок клавиатуры, либо используя кнопки или <>;
3.
Отформатировать текст, провести объединение и заливку ячеек,
установить границы ячеек (обрамить) в соответствии с рис. 1:
3.1.
Отформатировать текст и объединить ячейки аналогично алгоритму, описанному в п. 1;
3.2.
Установить обрамление ячеек:
3.2.1. Выделить диапазон ячеек A5:G7;
3.2.2. на вкладке Главная в разделе Шрифт открыть Границы, щелкнув по стрелке и выбрать тип все границы
3.2.3. Там же можно задать тип и цвет линий.
3.3.
Установить заливку ячеек:
3.3.1. на вкладке Главная в разделе Шрифт открыть список заливка, щелкнув по стрелке списка и выбрать необходимый цвет заливки;
4. Установить ширину столбцов таблицы: A=7
2
; B=16; C=2.29; D-G=8.29.
4.1.
Для изменения ширины столбца следует переместить правую границу заголовка столбца (установить указатель мыши на разделительную линию в области заголовка столбца (при этом он примет вид двунаправленной стрелки ), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее переместить границу заголовка вправо или влево до нужной ширины
3 4.2.
Можно выполнить автоподбор ширины столбцов, для этого:
4.2.1. выделить необходимые столбцы (можно выделить все ячейки листа, воспользовавшись кнопкой Выделить все
, расположенной на
2
Ширина столбца измеряется количеством символов стандартного шрифта (т.е., используемого по умолчанию), необходимого для заполнения ячейки текущего столбца.
3
Информация о текущей ширине столбца отображается во всплывающей подсказке во время изменения ширины столбца. Для изменения ширины нескольких столбцов следует выделить нужные столбцы, а затем переместить границу заголовка любого столбца. Для изменения ширины столбца (ов) можно также воспользоваться командой Формат, Ширина столбца.

пересечении заголовков строк и столбцов);
4.2.2. установить указатель мыши на разделительную линию в области заголовков выделенных столбцов между любыми двумя столбцами (при этом указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки ) и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.
5.
Заполнить таблицу и отформатировать ячейки в диапазоне A8:G21
аналогично рис. 1.
6. Рассчитать общее число преступлений в прошлом году:
6.1. установить курсор в ячейку D8 и ввести формулу =D9+D10, после чего нажать клавишу . рис. 3
7. Аналогично просчитать значение для текущего года. Либо скопировать
формулу из ячейки D8 в ячейку E8
4
.
8. В столбец РОСТ/СНИЖЕН К-ВО ввести формулы для расчета прироста
(снижения) числа преступлений текущем году по сравнению с прошлым годом
(по каждому виду преступлений):
8.1. табличный курсор поместить в ячейку F8 и ввести формулу =E8-D8, после чего нажать клавишу ; рис. 4 8.2. скопировать полученную формулу в ячейки F9:F21;
9. В
столбец РОСТ/СНИЖЕН % ввести формулы для расчета
относительного (в процентах) прироста (снижения) числа преступлений
текущем году по сравнению с прошлым годом (по каждому виду преступлений):
9.1.
Установить для диапазона ячеек G8:G12 процентный
5
формат числа, для
4
Для быстрого копирования в смежные ячейки можно также использовать маркер
автозаполнения, расположенный в правом нижнем углу выделенной ячейки. Указатель мыши при этом следует установить на маркер и переместить его в направлении копирования, при нажатой левой кнопке мыши.
5
В процентном формате число автоматически умножается на 100 и выводится в ячейке со знаком %.

чего:
9.1.1. выделить диапазон ячеек G8:G21;
9.1.2. щелкнуть правой кнопкой мыши по выделению и выбрать команду
Формат ячеек контекстного меню;
9.1.3. в диалоге Формат ячеек во вкладке Число выбрать параметр
Процентный и нажать кнопку ОК. рис. 5 9.2. табличный курсор поместить в ячейку G8;
9.3. ввести формулу =F8/D8 и нажать клавишу ; рис. 6 9.4. скопировать полученную формулу в ячейки G9:G21
10. Присвоить текущему листу рабочей книги (Лист1) новое имя –
общественные места: