Файл: Microsoft Excel.pdf

6 

Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А. 

Лента содержит три основных типа объектов: 

1. 

Вкладки. Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них предоставляет 

возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel. 

2. 

Группы. Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы. 

3. 

Команды. Команда — это кнопка, поле для ввода данных или меню. 
Основные команды Excel собраны на первой вкладке — Главная. По мнению, корпорации Майкро-

софт, эти команды являются наиболее часто используемыми при выполнении основных задач с листами. 

Например, команды Вставить, Вырезать и Копировать расположены первыми на вкладке Глав-

ная в группе Буфер обмена. Далее в группе Шрифт находятся команды форматирования шрифта. Коман-
ды для центрирования или выравнивания текста по левому или правому краю расположены в группе Вы-
равнивание, а команды для вставки и удаления ячеек, строк, столбцов и листов находятся в группе Ячей-
ки. 

В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи, 

и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в 
меню. Эти важные команды отображены над рабочей областью. 

Если в ячейке нужно отобразить текст в несколько строк нужно нажать кнопку Переносить по сло-

вам 

в группе Выравнивание на вкладке Главная. 

При этом откроется соответствующее окно с инструментами. 

В  связи  с  тем,  что  и  текстовый  редактор  Word,  и  табличный  процессор  Excel  относятся  к  пакету 

прикладных программ Microsoft Office, все операции по настройке панелей инструментов, по работе  ана-

7 

Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А. 

логично соответствующим операциям, описанным в методических указаниях для студентов для текстового 
процесcора MS Word. 

Режимы  просмотра документа 

При  загрузке  табличного  процессора  мы  можем  выбрать  режим  просмотра  документа.    MS  Excel 

содержит режимы просмотра документов: 

Обычный режим – этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет видеть элемен-

ты форматирования текста, но при этом упрощается разметка страницы, что позволяет быстро вводить, ре-
дактировать и просматривать текст.  

Режим разметки страницы – позволяет увидеть документ в этом виде, в котором он будет напе-

чатан, и внести нужные уточнения в текст и форматирование. Но в Excel эта операция  производится при  
подключенном принтере. 

В  режиме Страничный в  окне  отображается  только  собственно  сама  таблица.  Остальные  ячейки 

листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять 
порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эф-
фективно работать с разрывами страниц. 

При  переходе  в  режим Страничный обычно  появляется  информационное  окно Страничный  ре-

жим. Для дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК. Перед этим можно поставить флажок Больше не 
показывать это окно. 

Во вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги можно выбрать еще один режим просмотра –

 Во  весь  экран.  Этот  режим  обеспечивает  скрытие  большинства  элементов  окна  для  увеличения  видимой 
части документа. 

В  отличие  от  других  режимов  просмотра,  режим Во  весь  экран устанавливается  для  всех  листов 

книги и всех открытых файлов. 

Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу Esc. 

Изменение масштаба отображения листа 

Изменить масштаб отображения листа можно при работе в любой вкладке Excel 2007. Щелкните по 

кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком – (минус) для уменьшения 
(смотрите в правом нижнем углу листа) . Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка ли-
нейки масштаба. Если линейка масштаба не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте 
строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб. 

Минимальный масштаб отображения – 10 %, максимальный – 400 %. 

Масштаб отображения листа можно изменять также во вкладке Вид. Нажав кнопку Масштаб  диалоговом 
окне Масштаб можно установить требуемый масштаб отображения листа. 

Параметры страницы  

После выбора вида рабочего окна и настройки необходимых панелей инструментов желательно сра-

зу установить поля в создаваемом документе. Установка полей, ширины переплета, размера и направления 
бумаги производиться с помощью пункта ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ (Office – Печать). 

Управление файлами 

Файлы электронных таблиц называются рабочими книгами. По умолчанию, Excel предлагает назва-

ние: Книга 1, Книга 2 и т.д. Каждая книга состоит их листов (Лист 1, Лист 2 и т.д.), на каждом листе рабо-
чей книги можно размещать данные, выполнять вычисления,  строить диаграммы и графики. Ярлычки ра-
бочих листов находятся в нижней части экрана. 

8 

Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А. 

Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, проведения математических (статисти-

ческих)  расчетов,    управления  базой  данных  и  составления  диаграмм.  Для  каждого  из  этих  приложений 
программа может создавать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла. 

Создание нового документа 

Для создания нового документа из Office нужно вызвать команду Создать. На экране появиться до-

кумент с именем  Книга1: программа присваивает новым документам имя  Книга  с добавлением текущего 
порядкового номера.  

Загрузка рабочего документа 

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно выбрать команду 

Открыть из Office (выбрав диск, папку и искомый файл). 

Сохранение документа 

При первом сохранении документа нужно вызвать из Office директиву Сохранить как. После этого 

откроется диалоговое окно, в которое нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и папку,  в ко-
торой его надо расположить. 

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги 

Структура рабочей книги 

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабо-

чая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между лис-
тами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д. 

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 

256 (2 в 8 степени в MS Excel 2003) и 16 384 (2 в 14 степени в MS Excel 2007), а строк 65536 (2 в 16 степени 
в MS Excel 2003) и 1 048 576 (2 в 20 степени MS Excel 2007). Количество ячеек предлагаю посчитать са-
мим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет 
"AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256), "A-XFD"(16384) . Строки обозначаются обычными арабскими чис-
лами. 

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пре-

делах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки 
(например  "A1").  Адрес  ячейки  (ссылка  на  ячейку)  используется  в  расчётах    для  того,  чтобы  "достать" 
данные из этой ячейки, и использовать в формуле. 
Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна 
жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если вы-
делен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она 
не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводиться наби-
раемый с клавиатуры текст. 

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги 

С использованием левой кнопки мыши: 



щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо ис-
пользовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown); 



перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов; 



Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа; 



Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов; 



Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов; 



двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения. 

9 

Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А. 

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны 

следующие команды: 



"Добавить...". Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, гото-
вый шаблон и т.д.; 



"Удалить".  



"Переименовать".  



"Переместить/Скопировать...":  

o 

в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых до-
кументов или в новую книгу; 

o 

В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранной книги. Выбираем, перемес-
тить лист в конец или перед каким листом вставить; 

o 

Если  не  устанавливать  галочку  "Создавать  копию",  лист  будет  перемещен  в  выбранную 
книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить — в выбранной книге будет создана 
копия этого листа. 



"Выделить все листы".  



"Цвет ярлычка...".  



"Исходный текст".  



Перемещение по таблице (активация нужной ячейки) 

Самый простой способ — щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке. 

С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку 
вверх/вниз/вправо/влево. 

  Внимание!!! Если нажать клавишу "Scroll Lock", клавиши управления курсором будут переме-

щать не курсор, а весь лист!   

Нажатие  клавиши  "Tab"  приводит  к  перемещению  в  следующую  (справа)  ячейку  в  строке,  а 

"Shift+Tab"  —  в  предыдущую.  Нажатие  клавиши  "Enter"  приводит  к  перемещению  на  ячейку  вниз,  а 
"Shift+Enter" — вверх. 

  Однако, если нажать несколько раз "Tab", затем нажать "Enter", курсор прыгнет под ту ячей-

ку, в которой мы в первый раз нажали "Tab". Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем 
таблицу построчно. 

  Нажатие  сочетаний  клавиш  "Ctrl  +  клавиши  управления  курсором"  приводит  к  "прыжку" 

курсора  к  ближайшей  ячейке,  где  имеются  какие-то  данные.  Если  же  таких  ячеек  на  пути  не 
встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы. 

  Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, "невыделенной". При этом 

нажатие клавиш "Tab", "Enter" [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячей-
ки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе переме-
щения активной ячейки нажать "Ctrl+Enter" (не выходя из режима редактирования), значение 
из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона; 

  Нажатие  клавиш  "Page  Up"  /  "Page  Down"  приводит  к  перемещению  на  страницу  вниз  / 

вверх; 

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк 

 

Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой мыши; 

 

Чтобы выделить связанный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет на-
чалом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и,  не отпуская ее, двигайте 
мышь  до  той  ячейки,  которая  будет  концом/началом  выделенного  диапазона,  затем  отпустите  ле-
вую кнопку мыши; 

 

Если  нужно  выделить  два  и  более  несвязанных  диапазона/ячейки,  выделите  сначала  пер-
вый/первую, затем зажмите "Ctrl", и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они 
добавятся в выделение; 

10 

Автор: доцент, к.ф.-м.н., Андаспаева А.А. 

 

Нажатие сочетания клавиш "Ctrl+A" приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть ма-
ленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая дан-
ные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого бу-
дет активная ячейка, конечной — ячейка с данными. Повторное нажатие "Ctrl+A" приведет к выде-
лению всей таблицы; 

 

Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и 
строк ("между" столбцом "A" и строкой "1"); 

 

Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца ("шапка" таблицы сверху); 

 

Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки ("шапка" таблицы слева); 

 

Чтобы  выделить  диапазон  столбцов  или  строк,  наведите  курсор  мыши  на  начало  диапазона,  за-
жмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор; 

 

С  зажатой  клавишей  "Ctrl"  можно  выделять  не  только  несвязанные  ячейки  и  диапазоны,  но  и 
строки и столбцы; 

 

Если зажать клавишу "Shift" и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапа-
зон,  началом  которого  будет  активная  в  момент  нажатия  клавиш  управления  курсором  ячейка,  а 
концом  ячейка  с  координатами,  зависящими  от  того,  сколько  раз  и  какие  вы  нажали  клавиши 
управления курсором. 

 

Внимание!!!  В  Excel  существует  только  добавление  к  выделению  (с  Ctrl),  убрать  из  выделения 
ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны. 

Изменение ширины столбцов и высоты строк 

 

При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" табли-
цы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить кур-
сор,  будет  изменяться  ширина  столбца  или  высота  строки.  При  этом  появится  всплывающая  под-
сказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты). 

 

При изменении ширины столбцов, первое число будет означать, сколько символов шрифта теку-
щего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях. 

 

При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) 
текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях. 

 

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все 
выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты). 

  Внимание!!!  Если  сделать  ширину  (высоту)  отрицательной,  выделенные  столбцы  (строки)  исчез-

нут! В 2007 нельзя сделать ширину отрицательной, перетаскиванием границы. 

 

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней гра-
нице строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый "длин-
ный"  ("высокий")  элемент.  Аналогично,  если  выделены  несколько  столбцов  (строк),  то  двойной 
щелчок  на  правой  (нижней)  границе  любого  из  них  подгонит  все  выделенные  столбцы  (строки) 
под содержимое; 

 

Если  щелкнуть  правой  кнопкой  на  заголовке  столбцы (строки),  в  контекстном  меню  появятся  ко-
манды  "Ширина  столбца..."  ("Высота  строки").  После  выбора  одной  из  них  откроется  окно 
"Ширина  столбца"  ("Высота  строки"),  в  котором  пользователь  может  ввести  числовое  значение 
ширины (высоты) в количестве символов (размер шрифта). 

Ввод и редактирование данных в ячейках 

Для ввода данных в таблицу необходимо подвести курсор к ячейке и набрать нужную информацию. 

Вводимые  символы  будут  появляться  в  строке  формул.  Чтобы  исправить  ошибочный  символ,  нужно  на-
жать клавишу Backspace и ввести правильный. Для завершения ввода в ячейку нажимается клавиша Enter.