Файл: Задание 1 Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.doc

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 12.01.2024

Просмотров: 88

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"


Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Менеджмент

Практическое занятие 4


Выполнил:

Обучающийся Тырсенко Анжелика Анатольевна

Преподаватель:

Гельвих Ксения Валерьевна


Цель занятия: научиться организовывать рабочее место секретаря руководителя; уметь отличать виды и состав организационно-распорядительных документов, заполнять журнал учёта и регистрации корреспонденции; определять типы конфликта, различать стили руководства, заполнять формы, необходимые для работы секретаря.
ЗАДАНИЕ 1

Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.

№п/п
Вопросы
Ответы



Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе?

Рабочее место секретаря-референта обычно располагается в помещении-приемной, рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.



В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером.
На каждого сотрудника в офисном помещении, не считая оборудованного компьютером рабочего места, должна выделяться площадь в 4 кв.м.

Для работников конструкторского бюро работодатель обязан выделять более 6 кв.м. в офисном помещении.

При наличии у сотрудника инвалидности ему полагается от 5,65 кв.м. Если работник пользуется коляской, то указанный показатель повышается до 7,65 кв.м.



На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором?
При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.



Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника.
Обеспечивает работнику физиологически удобную позу и позволяет изменять ее в течение рабочего времени;

поверхность сиденья — не менее 400 мм по ширине и глубине, с закругленным передним краем;

сиденье регулируется от 440 до 550 мм по высоте и от –5 до 15 градусов по наклону вперед;

поверхность спинки — 300 мм в высоту и 380 мм в ширину, наклон и расстояние от сиденья регулируются;

подлокотники должны иметь длину не менее 250 мм и ширину 50–70 мм, высота подлокотников над сиденьем — в пределах 230 мм, а расстояние между ними— в пределах 350–500 мм;

поверхность сиденья, спинки, подлокотников должна быть полумягкой, не скользкой, не электризоваться и хорошо очищаться.



Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника.
Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 – 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.



Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении
В связи с этим законодательно установлены оптимальные значения температуры и допустимый максимум в жаркий период года. Для офисных работников они составляют 23-25°С.

В холодный период года внутри помещений должно быть соблюдено комфортное значение температуры – 22-24°С. Допустимы колебания нормы до 1-2°С.



Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении.
Влажность воздуха должна соответствовать общепринятым нормам, и они едины для всех помещений – не ниже 30% зимой и не ниже 40% летом. Оптимальной считается влажность 50-60%, при таком содержании воды в воздухе работать комфортно и слизистые не сохнут, что особенно важно для глаз офисных сотрудников.



Перечислите зоны рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном уровне.



Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе.
На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними — настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками.



Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса.
Информационные стенды о деятельности компании, списки должностных лиц с ФИО и указанием номеров кабинетов, правила пожарной безопасности, таблички выхода, план эвакуации, санитарно-гигиенические правила, документация о государственной регистрации, лицензии и иные бумаги – при необходимости подтверждения аккредитации, сведения о местонахождении организации и ее контактные данные, книга жалоб и предложений. новостной блок: с событиями, принятыми решениями и достижениями; ознакомительный: с правилами, свежими вакансиями, деятельность компании и ее направления, правила обслуживания, данные о вышестоящих контролирующих организациях.



Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника.

По нормативам свет должен быть достаточно ярким, иметь белый или жёлтый цвет (наиболее близкий к естественному). При необходимости организуется зональное освещение. Норма освещённости рабочего места в офисе:

Не менее 300Лк для общего освещения кабинета

500-600Лк на рабочих местах, с локальной подсветкой

ЗАДАНИЕ 2

Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.

Перечислите виды организационно-распорядительных документов, приведите примеры для каждого вида документов (не менее 3-х). свой ответ необходимо представить в виде таблицы.

№п/п
Виды и состав организационно-распорядительных документов
Пример организационно-распорядительных документов

1.
Распорядительные
Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр.

2.
Организационные
Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.

3.
Информационно-справочные
Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАДАНИЕ 3

Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.

Решите ситуационную задачу:

Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.

Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.

Вопросы:

1. Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?

2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.

Ответ:

Я считаю, что секретарь действует не верно в данной ситуации. У абонента может быть выгодное предложение к нужному ему человеку, или какое то важное поручение, но при таком коротком ответе: «Его нет!» – и вешает трубку, абонент может не успеть уточнить, спросить, когда он будет, когда можно перезвонить соответственно абонент обязательно будет звонить каждые полчаса, а то и чаще.


Как действовать в данной ситуации? В вежливом тоне и более развернутом ответе на каждый телефонный звонок. Например: «Его нет. Он будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?», или «Его сейчас нет на месте. К сожалению, я не знаю, где он и когда вернется. Перезвоните попозже или скажите, что ему передать».

ЗАДАНИЕ 4

Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведётся учёт и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию, что необходимо для отслеживания всего потока корреспонденции.

Заполните журнал учёта входящей корреспонденции (Приложение 1), используя собственные примеры (не менее 10 учётных записей).

Журнал

учёта входящей корреспонденции

Начат: 5 апреля 2023г.

N п/п
входящий N
Дата регистрации
От кого поступил документ (исх. N)
Краткое содержание документа
Передан
Другие отметки
















кому
дата
подпись



1
2
3
4
5
6
7
8
9

1
3
06.04.2023г.
Председатель профкома Иванов А.А
Договор о поставке товара

Генеральному директору Сидорову В.В
06.04.2023г.
Кузнецов
На рассмотрении

2
5
06.04.2023г.
ООО «Факел»
О продлении контракта.
Генеральному директору Петрову И.И
06.04.2023г.
Иванов
На рассмотрении

3
10
08.04.2023г.
Мегафон
Новые тарифы
Отдел кадров
08.04.2023г.
Иванова
… …

4
18
08.04.2023г.
ОАО «Газэнеросбыт»
О ценах
Отдел продаж.
08.04.2023г.
Сидоров
… …

5
7
08.04.2023г.
ОАО «Энергосбыт»
Счет и акты за декабрь и акт сверки взаиморасчетов.
Отдел продаж Бухгалтеру Кузнецовой И.И

08.04.2023г
Сидорова

Передано в бухгалтерию

6
9
10.04.2023г.
ООО «Юбилейный»
О продлении контракта

Директору Смирнову К.К
10.04.2023г.
Петров
На рассмотрении

7
20
11.04.2023г.
ОАО «Юла»
О продлении договора поставки
Генеральному директору Павлову А.А.
11.04.2023г.
Петрова
На рассмотрении

8
17
11.04.2023г.
Налоговая инспекция
Запрос о данных доходах
Бухгалтерия
11.04.2023г.
Павлов
Передано в бухгалтерию

9
25
13.04.2023г.
АО «Сафари»
Счет и акты за декабрь

Бухгалтеру Иванова А,А
13.04.2023г.
Павлова
……

10
55
01.07.2023г.
ООО «Газпром»
О продлении контракта Проведение семинара по ДОУ
Генеральному директору Сидоров И.И
01.07.2023г.
Иванов
Передано

Окончен: 202 г.

"__" ____________ 20__ г.

ЗАДАНИЕ 5

В вашей организации, в которой вы начали свою карьеру произошла такая конфликтная ситуация, которая потребовала привлечение внимания всех сотрудников.

Конфликтная ситуация:

На протяжении многих лет компанию «ХХХ» возглавлял менеджер, который считал коллег своей семьёй, а не просто подчинёнными. В организации царила особая атмосфера дружелюбности на всём периоде его правления. После его ухода на пенсию, компанию возглавил молодой преемник. Он практиковал «жесткий» стиль руководства. Все сотрудники компании очень негативно восприняли его способы управления, а производительность труда сократилась более, чем в 3 раза, что отразилось на прибыли компании.

Вопросы:

1. Определите вид конфликта в организации.

2. Опишите возможные причины негативной реакции сотрудников (не менее 5-ти причин).

3. Опишите способы разрешения конфликта: со стороны руководителя и со стороны сотрудников.

Ответ:

1. Конфликт между личностью и группой

2. Основные причины негативной реакции сотрудников: нарушение планов относительно будущего, неуверенность в собственной компетентности и возможности успешного завершения преобразований, а также несоответствие системы ценностей организации поставленным целям изменений.

Причина, по-моему мнению состоит в том, что сотрудники, привыкшие работать со старым руководителем, просто не хотят принимать нового с «жестким» стилем руководства.

Причина заключается в том, что некоторые сотрудники возможно захотят менять привычное место работы, из-за нового руководителя.

Из-за того, что производительность труда сократилась, возможно сократилась з.п .

Атмосфера в коллективе, теперь сотрудникам придется перестраиваться в манерах общения и пр.

Более жесткий режим работы, больше требований от работодателя.

Основные способы разрешения конфликта со стороны руководителя:



  1. Следует осуществлять подбор и распределение сотрудников по должностям в соответствии с их профессиональными и личностными психологическими качествами.

  2. Ни в коем случае не позволяйте переходить на личность.

  3. Выступайте на защиту своих сотрудников в случае возникновения угрозы извне.

  4. Определите четкие корпоративные правила, а также систему поощрений и наказаний сотрудников в результате их выполнения или непризнания. Следует развивать и поддерживать корпоративные стандарты и ценности.

  5. Разработайте регламент, согласно которому должны строиться взаимоотношения работников компании.

  6. Следует оставаться спокойным в любых ситуациях, вести себя в соответствии с должностным статусом. Нужно соблюдать нейтралитет в случае возникновения разногласий между сотрудниками и выступать в роли третьей стороны, помогая разобраться в фактах и найти конструктивное решение в спорной ситуации.

  7. Важно создать и поддерживать в рабочем коллективе доверительную атмосферу.

  8. Необходимо признавать собственные ошибки и быть способным отменить неверные решения.


Со стороны руководителя разумно будет найти подход к сотрудникам, смягчить требования к работникам или же мотивировать их, например, премией, и тогда атмосфера в коллективе смягчится и прибыль будет в норме.

ЗАДАНИЕ 6

Каждая организация отражает тот стиль руководства (манеру поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации), который сформировался не за один год.

Внимательно прочитайте ситуационную задачу:

Руководитель Петров Иван Иванович в значительной мере доверяет своим подчинёнными, интересуется их мнением, настроением, советуется с ними, стремится использовать все лучшее, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказание используется лишь в исключительных случаях. Сотрудники в целом удовлетворены такой системой руководства и обычно стараются оказать своему начальнику посильную помощь и поддержать его в необходимых случаях.

Вопросы:

1. Определите стиль руководства в данной организации.

2. Укажите преимущества и недостатки такого управления.

3. Опишите стиль управления, который вы считаете самым эффективным в современном управлении. Свой ответ обоснуйте.

Ответ:

1. Демократический стиль управления

2.Преимущеста

К преимуществам можно отнести следующие моменты:

  • полное доверие к персоналу и взаимопонимание

  • привлечение сотрудников к жизни компании

  • командный дух объединяет и мотивирует самостоятельность работника в рамках его должностных обязанностей

  • совместно принятые решения не вызывают большого недовольства у работников

  • нестандартные подходы позволяют находить ответы на любые поставленные задачи

Недостатки

  • Снижение дисциплины и авторитета руководителя, если в профессиональном плане он проигрывает сотрудникам или выбрал неверную стратегию поведения

  • Большие временные затраты в ситуациях, требующих быстрого принятия решений

  • Ограниченность рамками тех областей деятельности, где требуется креативность и творческий подход

3.Я Считаю, согласно модели Блейка и Моутона, управление командой — наиболее эффективный стиль руководства. Стиль отражает лидера, который увлечен своей работой и делает все возможное для людей, с которыми он работает.

Смотрите также файлы