Файл: И.В. Кандинская Информационные системы в экономике.pdf

22

столбце подсчет итогов инициируется вновь (это столбец, по которому проводилась сортировка);

–чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, установить флажок Конец страницы между группами;

–чтобы итоги отображались над строками данных, а не под ними,

снять флажок Итоги под данными;

–нажать кнопку .

Команду Итоги можно использовать снова, чтобы добавить дополнительные строки итогов с использованием других функций. Чтобы предотвратить замену имеющихся итогов, необходимо снять флажок Заменить текущие итоги.

Для отображения только промежуточных и общих итогов нажимать кнопки слева от имен столбцов. Кнопки и позволяют показать или скрыть строки данных для итогов.

Для удаления итогов необходимо:

–установив курсор внутрь списка, содержащего итоги, выбрать ко-

манду меню Данные/Итоги;

–в появившемся диалоговом окне нажать кнопку . При удалении итогов также удаляется структура и все разрывы страниц, которые были вставлены в список при подведении итогов.

24

Чтобы рассчитать средний возраст студентов по группам, необходимо дополнить полученную таблицу новыми значениями итогов. Для этого необходимо еще раз запустить инструмент Итоги выбором команды меню Данные/Итоги. В диалоговом окне установить:

–При каждом изменении в – поле ГРУППА;

–Операция – Среднее;

–Добавить итоги по – поле ВОЗРАСТ;

–снять флажок Заменить текущие итоги;

–нажать кнопку .

Нажатие кнопки , расположенной слева от имен столбцов, позволит скрыть строки данных для итогов, в результате чего список примет вид, представленный на рис. 28. Во избежание потери информации рекомендуется создать копию исходного списка перед использованием инструмента Итоги и в дальнейшем работать

с этой копией. Обратите вни-

мание на то, что одни и те же задачи можно

решать различными

Рис. 28. Рабочий лист с итоговыми данными средствами. Посчи-

тать, например, количество студентов, обучающихся в разных группах, или вычислить средний возраст студентов по группам можно как с помощью функций баз данных (п. 3.7), так и с помощью промежуточных итогов.

3.9. Сводные таблицы

Сводные таблицы во многом похожи на промежуточные итоги. Задачи, которые решают с помощью сводных таблиц, могут быть решены и с помо-

25

щью промежуточных итогов.

Так же, как и в промежуточных итогах, в сводных таблицах возможно получение автоматически вычисленных значений по группе элементов списка. В сводной таблице тип вычислительной операции называется Вычисление поля сводной таблицы (рис. 33), по сути – это полная аналогия с полем Операция в промежуточных итогах (рис. 26). Но в отличие от промежуточных итогов в сводной таблице нет необходимости в предварительной сортировке данных. А самое существенное отличие состоит в том, что сгруппированные данные могут располагаться не только по строкам, как у промежуточных итогов, но и по столбцам.

Для создания сводной таблицы в Excel предусмотрен Мастер сводных таблиц. Вызов Мастера сводных таблиц осуществляется вызовом команды меню Данные/Сводная таблица.

Мастер сводных таблиц осуществляет построение сводной таблицы в несколько этапов:

Этап 1. Указание вида источника сводной таблицы (рис. 29):

• использование списка (базы данных

Excel). Можно ис-

пользовать данные рабочего листа Excel как основу для создания отчета. Данные должны быть в формате списка и содержать в первой строке

подписи столбцов, ос-

Рис. 29. Шаг 1 Мастера сводных таблиц тальные строки долж-

ны содержать подобные объекты в одном столбце, исключая пустые строки и столбцы внутри диапазона данных. Excel использует подписи столбцов для имен полей в отчете. При этом игнорируются любые фильтры списка,

26

созданные в меню Данные, подменю Фильтр. Чтобы создать отчет, содержащий только выбранные (отфильтрованные) данные, используйте команду Расширенный фильтр для извлечения данных в другое место листа, а затем создайте отчет.

•использование внешнего источника данных. Чтобы обобщить и проанализировать данные не Microsoft Excel, их необходимо получить из внешних источников, включая базы данных, текстовые файлы и узлы Интернета. Для получения данных с веб-узла нужна связь с интрасетью или Интернетом.

•использование нескольких диапазонов консолидации. Если есть несколько списков с одинаковыми категориями данных и необходимо их объединить, то одна из возможностей объединения – это использование сводной таблицы или отчета сводной диаграммы. Excel также обеспечивает другие способы консолидации (формулы с трехмерными ссылками и команда Консолидация меню Данные), которые позволяют работать со списками любого формата и разметки. Каждый из используемых диапазонов данных должен быть представлен в формате списка. Списки должны иметь совпадающие имена строк и столбцов, по которым требуется подводить общие итоги. При указании данных для отчета не включайте в них итоговые строки

истолбцы из источников данных. В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы.

В качестве примера приведем наиболее распространенный случай использования списков при построении сводных таблиц.

27

[имя_книги]имя_листа!диапазон_ячеек. Если предварительно установить курсор в ячейку списка, для которого строится сводная таблица, интервал ячеек будет опознан автоматически. Для ссылки на интервал другой (закрытой) рабочей книги нажимается кнопка Обзор, в одноименном диалоговом окне выбирается диск, каталог и файл закрытой рабочей книги, вводится имя рабочего листа и диапазон ячеек либо имя блока ячеек.

ную таблицу: на новый лист или уже существующий (рис. 31).

Этап 4. Построение макета сводной таблицы (кнопка Макет на третьем шаге Мастера сводных таблиц). Структура сводной таблицы состоит из следующих областей, определяемых в макете (рис. 32):

28

ливается иерархия связи – сверху вниз. Страницу определять необязательно; Столбец – поля размещаются слева направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей. При условии существования

области страницы или строки определять столбец необязательно; Строка – поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку

данных таблицы по иерархии полей. При условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

Данные – поля, по которым подводятся итоги согласно выбранной функции. Эту область определять обязательно.

Размещение полей выполняется путем их перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета. Каждое поле размещается только один раз в областях: Страница, Строка или Столбец. В области Данные могут находиться поля произвольных типов, одно и то же поле в этой области может размещаться многократно. Для каждого такого поля задается вид функции и выполняется необходимая настройка. Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую (добавление новых, удаление существующих полей, изменение местонахождения поля). Для сводных таблиц существен порядок следования полей (слева направо, сверху вниз). Изменяется порядок следования полей также путем их перемещения.

В макете сводной таблицы можно выполнить настройку параметров полей, размещенных в области данных (двойной щелчок левой кнопкой мыши по полю Данные). Эта настройка полей осуществляется с помощью диа-