Добавлен: 23.10.2018
Просмотров: 999
Скачиваний: 17
Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной связи. Текст телеграммы должен быть кратким. Особенности телеграфной связи регламентируются Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997г. № 1108. Разновидностью телеграммы является телекс – документ, передаваемый по средствам телетайпа. Телетайп – это аппарат телеграфной связи, абонентом которого является организация.
Факс – документ, передаваемый по каналам телефонной связи. Представляет собой копию документа на бумажном носителе. Основное преимущество факса – скорость передачи.
Телефонограмма – это документ, передаваемый по телефонной связи устно. Содержит оперативную информацию.
3.5. Документация по личному составу
К организационно-распорядительным документам относится большая группа документов, которую называют документацией по кадровым вопросам (личному составу):
- личные дела;
- резюме;
- заявления;
- трудовой договор;
- приказы по личному составу;
- личный листок по учету кадров;
- трудовые книжки и др.
Некоторые документы по личному составу унифицированы. Альбом унифицированных форм документов утвержден постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2001г. № 26 (9). Список унифицированных форм документации приведен в приложении 26.
Личные дела – ведутся на всех рабочих и служащих. Документы в личных делах располагаются так: заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (листок по учету кадров); автобиография; копии документов об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме, переводе, увольнении); дополнение к листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; характеристика; другие документы, относящиеся к данному лицу.
В пределах этих групп документы располагаются в хронологическом порядке. На все документы, помещенные в личное дело, составляется опись по определенной форме. Например:
-
Наименование
и краткое содержание
документа
Дата
Индекс документа
Номера листов
Должность ________________________
Подпись _________________________
Дата _________________________
Изъятие документов из личного дела не допускается. На обложке личного дела – Ф.И.О. (полностью). Начальная дата личного дела – дата заполнения и конечная – дата приказа об увольнении.
Резюме – документ, содержащий краткую информацию о составителе, претендующем на вакантную должность. В резюме рекомендуется включать: наименование вида документа; дату; фамилию, имя, отчество; адрес, телефон; дату и место рождения; образование; опыт работы; семейное положение и дополнительные сведения о претенденте. Существуют и более развернутые формы резюме, определяемые работодателем.
Заявление – документ, который передается руководителю для принятия решения. Положительное решение выражается резолюцией, например, о назначении на должность. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа о назначении сотрудника на должность.
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативно - правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ТК РФ). Вопросы, связанные с составлением, действием и прекращением действия трудовых договоров, регулируются ТК РФ (ст.15, 56, 57, 67, 68, 303 и др.).
Приказы по личному составу имеют унифицированную форму (Приложение 26). При приеме на работу приказ издается на основании заявления или трудового договора. При увольнении – на основании указания руководителя или по личному заявлению. Основания для увольнения регулируются ТК РФ. При командировании работника основанием для издания приказа является докладная записка с резолюцией руководителя либо вызов или приглашение. Предоставление отпуска работнику осуществляется на основании личного заявления или решения руководящего органа организации в зависимости от вида отпуска (ТК РФ). К приказам по личному составу также относятся приказы, связанные с ротацией кадров. В пределах каждого года приказы по личному составу предложениях и вознаграждениях.
Взыскания не записываются в трудовую книжку. Все сведения в трудовую книжку должны формироваться и нумероваться отдельно от других приказов.
Личный листок по учету кадров – документ, содержащий сведения биографического характера и о характере и стаже работы. Этот документ является основным в личном деле. Имеет форму анкеты.
Трудовые книжки. В них содержатся сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских вносятся на основании документов и со ссылками на них.
На предприятии в обязательном порядке ведется Книга учета движения трудовых книжек, все операции с этим документом проводятся согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек.
Автобиография – жизнеописание, составленное самим человеком (составляется произвольно, но обычно указываются: год, месяц и дата рождения; профессия (занятие) родителей; образование; вид трудовой деятельности; сведения об участии в общественной деятельности; награды и поощрения; семейное положение; состав семьи; последнее место работы; должность; домашний адрес; дата; подпись).
Характеристика – документ, выдаваемый по прежнему месту работы претендента на вакантную должность. Содержит отзыв о его профессиональных и психологических качествах. Характеристика подписывается руководителем, подпись заверяется печатью организации. Как обязательный документ при приеме на работу характеристика не предусмотрена, однако имеет достаточно широкое практическое применение, особенно при назначении на руководящие должности.
Рекомендательное письмо – документ, близкий по назначению и содержанию характеристике, вошедший в практику с недавнего времени.
Особое место среди организационно-распорядительных документов занимают напрямую не относящиеся ни к одной из перечисленных выше групп доверенности и расписки.
Доверенность– это письменное полномочие, выдаваемое учреждением или отдельным лицом другому для предъявления третьему лицу при совершении каких-либо юридических действий, получении определенных денежных средств или материальных ценностей.
В зависимости от того, кто оформляет полномочия, доверенности бывают служебные и личные. Служебная доверенность составляется от имени организации, личная выдается физическим лицом. Ряд доверенностей требует заверения нотариуса. Служебная доверенность оформляется на специальном бланке. Среди личных наиболее распространенным документом является доверенность на получение денег, которая не требует обязательного нотариального удостоверения, а может быть удостоверена руководством учреждения. Личная доверенность пишется произвольно, от руки, но должна содержать следующие реквизиты: наименование документа (доверенность); фамилия, имя и отчество доверителя; фамилия, имя и отчество доверенного лица (кому выдана); точное указание порученных действий (содержание); название учреждения, где должны быть выполнены порученные операции; подпись доверителя; дату выдачи; должность и подпись лица, удостоверившего подпись доверителя; дату удостоверения подписи последнего и круглую печать. Для юридической полноценности документа следует указывать срок его действия.
Расписка – документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег, материальных ценностей от учреждения или частного лица. Расписка включает: наименование документа; должность, фамилию, имя и отчество лица, дающего расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей; дату; подпись. Полученную сумму денег указывают цифрами, а в скобках – прописью. В расписке нельзя допускать исправлений, на свободных местах следует поставить прочерки. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами, иногда указывают свидетелей, которые ее заверяют.