Файл: Базовые понятия в проектной деятельности.pdf

В национальных стандартах по управлению проектами использован процессный подход к управлению проектами. В стандартах закреплены основные понятия, такие как «проект», «портфель проектов», «программа проектов», «процесс». В стандартах зафиксированы лишь цели процессов управления проектами, портфелями, программами и выходы (результаты) этих процессов. Определены основные роли организационных структур проектов, портфелей, программ. В стандарте зафиксированы определенные проектные документы (но не шаблоны документов или требования к содержанию) и момент их создания и утверждения.

Глава 2. Применение стандартов при разработке регламента проекта на примере ЗАО «Космос»

2.1. Описание проекта

Закрытое акционерное общество «Космос» - крупная гостиничная сеть г. Москвы. В ближайшие два года ОАО «Космос» планирует открытие еще одного ресторана на территории гостиницы. Данное решение было принято Советом директоров компании в конце 2013 г., оно отражено в годовом отчете за 2013 г.^[38]

Открытие ресторана планируется на территории гостиницы, в отдельном здании. Необходимость реализации данного проекта обуславливается актуальными потребностями постоянных клиентов ОАО «Космос», более 40% которых, по данным опроса, проведенного в 2013 г., придерживаются правил здорового питания, и в качестве основного недостатка ГК «Космос» назвали отсутствие ресторана или кафе с меню, учитывающим их потребности.

В связи с этим, руководством компании было принято решение об открытии ресторана для узкой категории клиентов. Рабочее название проекта – «Космос–Рестория».

С данной целью планируется строительство нового одноэтажного здания, в непосредственной близости от ГК «Космос». Участок для строительства находится в собственности ОАО «Космос», площадь участка – 1 200 кв.м.

Ресторан «Космос – Рестория» станет узкоспециализированным заведением, предоставляющим услуги по приготовлению и продаже блюд здорового питания. Расчетное количество предоставляемых мест: в общем зале – 300, в VIP – зале – 55, в кафе – 250, банкеты и фуршеты – до 400 чел.

Планируется, что ресторан так же будет предоставлять такие услуги, как доставка блюд по всей Москве. С данной целью будет создан корпоративный сайт ресторана. Таким образом, ресторан будет обслуживать не только клиентов гостиницы «Космос», но и предоставлять услуги жителям г. Москвы заключать договора с другими предприятиями (например, детскими садами, коммерческими организациями).

Для реализации проекта по открытию предприятия ОАО «Космос–Рестория» необходимо решить следующие задачи:

- - 1. Провести прединвестиционные исследования;
    2. Осуществить планирование проекта;
    3. Подготовить проектную документацию;
    4. Получить разрешение на строительство;
    5. Юридически оформить статус предприятия;
    6. Провести строительно–монтажные работы;
    7. Осуществить подбор и расстановку персонала;
    8. Произвести контрольные работы;
    9. Осуществить запуск проекта (открытие ресторана, начало рекламной компании).

Таким образом, реализация проекта должна включать 9 основных задач. Сроки исполнения работ отражены в таблице 1.

Таблица 1

Сроки выполнения этапов работ по проекту «Космос–Рестория»

Задача	Дата исполнения
Прединвестиционные исследования	Февраль-март 2016 г.
Планирование	Февраль-апрель 2016 г.
Подготовка проектной документации	Май июль 2016 г.
Получение разрешений на строительство	Август-сентябрь 2016 г.
Юридическое оформление статуса предприятия	Октябрь-ноябрь 2016 г.
Проведение строительно–монтажных работ	Декабрь 2016 г.- июнь 2016 г.
Подбор и расстановка персонала	Апрель-июнь 2017 г.
Контрольные работы	Июнь-август 2017 г.
Запуск проекта	Июль-октябрь 2017 г.

Общая стоимость проекта (постоянные затраты): 46 400 000 руб.

Структура затрат: собственные средства – 60%, заемные средства – 40%.

Рекомендации по использованию стандартов при разработке

регламента проекта «Космос–Рестория»

Опишем шаги по созданию регламента проекта «Космос–Рестория» с соответствующими рекомендациями. Структура регламента должна включать следующие разделы:

1. Оценку и запуск проекта.
2. Регулярную деятельность проекта (матрицу разграничения полномочий, финансовое сопровождение проекта, положение о бюджетном регламенте, кадровое сопровождение и систему мотивации персонала, правовое сопровождение, информационное обеспечение, документационное обеспечение, PR – обеспечение, материально – техническое и административно – хозяйственное обеспечение).
3. Завершение проекта.

Разработка регламента проекта «Космос–Рестория» осуществляется для достижения пяти основных целей управления проектом (рис. 1).

Рис. 1. Цели разработки регламента проекта «Космос–Рестория»

Раздел регламента «Оценка и запуск проекта».

1.1.Область действия документа. Действие регламента распространяется исключительно на проект предприятия ООО «Космос» по открытию ресторана «Космос–Рестория». Область действия документа: идея, предпроект, запуск проекта.

1. Политика предпроектной деятельности предприятия ОАО «Космос». В рамках деятельности предприятия «Космос» реализуется политика по разработке новых проектов, соответствующих направлениям развития гостиничного комплекса. Новые проекты предприятия формируются за счет: разработки бизнес – идей специального подразделения предприятия; обеспечения условий для поиска бизнес – идей извне (определяются стратегией PR – развития предприятия).

1.3 Создание инвестиционного комитета. Инвестиционный комитет – коллегиальный орган, имеющий следующие полномочия: принятие решений о разработке бизнес–идей; утверждение ресурсов, необходимых для обеспечения проекта; проведение регулярных совещаний, на которых утверждаются этапы развития проекта; проведение заседаний с целью утверждения срочных мероприятий по проекту; заочного рассмотрения и согласования документации по проекту.

II. Описание процедур проекта «Космос–Рестория».

Предпроектная деятельность включает в себя пять основных шагов. Основная идея данного этапа развития проекта состоит в прогнозировании и планировании проекта. Исполнение предпроектных работ по проекту «Космос–Рестория» должно включать следующие шаги:

Вынесение протокола о начале предпроектной деятельности.
Выполнение предпроектных работ.
Назначение руководителя команды проекта.
Бизнес–планирвоание проекта, согласование бизнес–плана.
Утверждение бизнес–плана.

Запуск предпроекта, в соответствии с разрабатываемым регламентом, содержит следующие элементы (рис. 2).

Рис. 2. Элементы запуска предпроекта «Космос–Рестория»

Регулярная деятельность по проекту «Космос–Рестория».
1. Элементы планирования.

А) Планирование проекта: писание бизнес–идеи, проектная заявка, бизнес – план, цели (KPI), оргструктура, штатное расписание, график реализации, заявка на выход из проекта.

Б) Годовое планирование работы: элементы годового плана работ (цели (KPI), план строительства, организационная структура, штатное расписание, бюджет.

Таким образом, проект «Космос–Рестория» включает два уровня планирования.

1. Стадии проекта.

Проект «Космос–Рестория» в процессе реализации проходит три стадии: вход в проект, реализация проекта, выход из проекта. По нашему мнению, регламент проекта должен содержать подробное описание элементов планирования на каждой стадии. Это позволит руководителю проекта эффективно управлять проектом по жизненному циклу.

Таблица 2

Элементы планирования проекта «Космос–Рестория» по стадиям

Стадия проекта	Элементы планирования
Вход в проект	Бизнес–идея, проектная заявка, бизнес-план
Реализация проекта	Оргсхема, цели, оргструктура, штатное расписание, сетевой график, инвестиционно-финансовая модель
Выход из проекта	Заявка на завершение проекта

1. Описание процедур по проекту «Космос–Рестория».

А) Регламент проведения плановой компании (рис. 3).

Рис. 3. Регламент проведения плановой компании по проекту «Космос–Рестория»

Итоговые документы, разрабатываемые в ходе плановой компании, это: приказ о начале плановой компании, пакет документов по проекту, таблица целей, программа строительства, штатное расписание, утвержденный бюджет, пакет плановых документов.

Б) Регламент предоставления отчетности.

Элементы регламента по предоставлению отчетности проекта «Космос– Рестория» показаны на рисунке 4.

Рис. 4. Элементы регламента по предоставлению отчетности по проекту «Космос–Рестория»

Итоговые документы, создаваемые в соответствии с регламентом, это: протокол совещания, пакет отчетной документации.

Завершение проекта «Космос–Рестория».

3.1 Область действия регламента.

Область действия регламента: предпроектная деятельность, регулярная деятельность по реализации проекта.

1. Варианты завершения проекта:

- плановое (реализация строго в соответствии со сроками, указанными в бизнес–плане);

- инициированное (внеплановое) возможно при возникновении форс–мажорных ситуаций: существенное ухудшение показателей по проекту, неблагоприятная рыночная ситуация, перераспределение финансов в пользу других, более выгодных проектов; решение акционеров предприятия «Космос».

3.3 Описание процедуры завершения проекта «Космос–Рестория».

Элементы процедуры завершения проекта показаны на рисунке 5.

Рис. 5. Элементы процедуры завершения проекта «Космос–Рестория»

Итоговые документы, принятые в ходе процедуры завершения проекта, это: протокол совещания, проект заявки на завершение проекта, заявка на завершение проекта, приказ о завершении проекта.

Опишем, требования каких стандартов к управлению проектами мы применяли в процессе разработке данного регламента. В основном, использовался ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент»^[39]. В соответствии с требованиями данного стандарта, была сформирована система организации управления проектом, которая включает четыре основные проектные роли:

- - 1. Заказчик проекта – физическое или юридическое лицо, которое является владельцем результата проекта (ОАО «Космос»;
    2. Руководитель проекта – лицо, осуществляющее управление проектом и ответственное за результаты проекта (директор ОАО «Компас–Рестория»;
    3. Куратор проекта – лицо, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее административную, финансовую и иную поддержку (заместитель директора по финансам);
    4. Команда проекта – совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ проекта (персонал проекта).

В соответствии с ГОСТ Р 54869-2011^[40] так же были определены функциональные области управления проектом «Космос–Рестория», а именно: