Файл: Диплом Информационная система обслуживания заявок строительной фирмы.docx

Информационная система должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:

• возможность ведения базы клиентов;

• возможность формирования и учета договоров;

• возможность отображения в удобной форме данных по каждому договору;

• обеспечение ввода и редактирования данных разрабатываемой информационной системы;

• формирование и печать кратких и полных отчетов по документам, в том числе договорам, возможность формирования и печати отчетов по документам за определенный период.

Разработка предназначена для менеджеров по работе с клиентами, для руководителя отдела по работе с клиентами и руководителя компании.

Информационная система должна предусматривать возможность автоматического создания на основе хранимой в БД информации следующих отчетов:

• отчет о клиентах;

• отчет по договорам;

• отчет по типам услуг;

• отчет о работе каждого менеджера по работе с клиентами;

• отчет со статистикой продаж услуг.

5. Анализ существующих разработок по учету заявок

Сутью задачи автоматизации является перевод бумажных носителей в электронные. Особенностью задачи является необходимость синхронизации с системой бухгалтерского учета.

Как и в любом виде коммерции, сегодня существует целое множество различных видов программного обеспечения, позволяющих решать поставленную в данном дипломном проекте задачу - автоматизацию учета документов работы с контрагентами и расчетов с ними. Как правило, для этого используются CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами).

Данное направление развития CRM-систем представляется наиболее перспективным и удобным для использования в ВУЗе, поэтому рассмотрим существующие решения.

Рассмотрим основные из существующих подобных систем, предназначенных для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте процессов, а именно:

• Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;

• FreshOffice CRM;

• RegionSoft CRM;

• ELMA;

• Sales Expert;

• Quick Sales;

• CRM Кларис.

«Управление продажами» не является ограниченной версией от «Управления бизнесом», это новое решение, которое имеет свой собственный дизайн карточек данных, аналитику и пр.

Есть возможность автоматического обновления до "КлиК: Управление бизнесом" с адаптивным переносом всех данных.

Поскольку решение полностью готово к использованию, в комплект поставки не входят модули для изменения конфигурации и интерфейсов. Вместе с тем, присутствует дизайнер отчетов Crystal Reports и инструмент для настройки шаблонов отчетов Word и Excel.

Сервисные возможности:

• удаленный доступ через интернет для любого количества пользователей;

• настройка различных параметров CRM-системы (опции ведения учета, опции построения аналитики и т.п.) легко осуществляется на пользовательском уровне;

• различные варианты предварительно настроенных рабочих столов для разных ролей пользователей;

• журнал системных события и действий пользователя;

• прикрепление файлов и почтовых сообщений ко всем объектам системы;

• OLAP-представления и другие аналитики по всем доступным в системе объектам;

• подготовленные шаблоны импорта из Excel (Контрагенты, Контактные лица, Сотрудники, Номенклатура, Банки).

---

Во всех конфигурациях FreshOffice CRM есть:

• интеграция с IP АТС Октелл (Oktell), с 5-й версии;

• WIN интерфейс (приложение устанавливается в компьютер пользователя с ОС Windows) + возможность WEB интерфейса (доступ через браузер);

• интеграция WEB интерфейса c Google Gmail аккаунтом;

• наличие в WEB интерфейсе - кабинета клиентов (неограниченный доступ для клиентов, финансы, счета, файлы), с версии 5.1;

• самостоятельно создавать новые поля данных;

• создание дополнительных справочников пользователями прямо в программе, без знания специальных языков программирования;

• создание дополнительных OLAP отчетов;

• создание и редактирование экранных форм, карточек и интерфейсов (мастер форм), создание пользовательских конфигураций с различным набором форм и данных.

В данный момент актуальна 5-я версия FreshOffice CRM системы. По сравнению с предыдущей, 4-й версией есть ряд очень мощных нововведений, изменилась и стоимость системы.

FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по заранее сформированным шаблонам - счета, договора, ком. предложений и многие другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report. Учет финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю информацию о поступивших средствах от клиентов а так же о текущих расходах. Управление всегда будет иметь информацию о планируемых и уже поступивших средствах а также выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.

Аналитические отчеты, сводные данные, маркетинг. Встроенные в систему аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM. Распределение продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое другое, а также проконтролировать работу каждого Вашего сотрудника, выполнение плана, результативность звонков, встреч и многое другое.

FreshOffice CRM позволяет активно использовать электронная переписку, в ней встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, позволяющий организовывать массовые рассылки, а так же хранить электронную переписку по каждому Вашему клиенту.

База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о тренингах семинарах, характеристики продаваемой продукции и прочие.

FreshOffice CRM имеет встроенный корпоративный мессенджер по типу ICQ, QIP.

RegionSoft CRM - мощное современное средство для автоматизации оперативной деятельности отделов продаж и сервисных служб, программа и система в одном лице.

CRM система спроектирована на основе клиент-серверной технологии, имеющее встроенную систему отчетности, легко настраиваемое под особенности предприятия, отраслевую специфику, позволяющее работать всем сотрудникам предприятия с единым информационным массивом контрагентов, базой клиентов.

Клиентская база учитывается и ведётся с помощью карточек - клиентов, имеющих разные поля в случае юридических лиц и физических лиц.

---

Используется бесплатная база данных Firebird.

Данная CRM система учитывает исчерпывающие сведения о контрагентах и персонале, классифицирует и систематизирует их, предоставляет средства для групповой обработки, автоматизирует складской и кассовый учет, формирует прайс-листы, отслеживает бизнес-процессы. Вся Ваша информация о базе клиентов, поставщиков, партнеров и других типах контрагентов будет собрана в одной месте.

RegionSoft CRM имеет встроенный почтовый клиент, конфигуратор и дизайнер отчетов с поддержкой открытого кода, возможность удаленной работы пользователей, а также массу других достоинств.

ELMA - система управления бизнес-процессами (BPM-Система), позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности работы всей компании, подразделений, отделов, сотрудников.

Система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы.

Это решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании.

ELMA CRM – это операционный тип системы CRM, основными функциями которой являются управлением процессами, в частности процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж, т.е. прохождение по этапам сделки, продажи, поставки) и ведение истории взаимоотношений со всеми Вашими группами контрагентов (База контрагентов, лидов (потенциальных клиентов) контактов, открытых, находящихся в работе сделок и т.д.)

CRM возможно интегрировать с телефонией, IP АТС и Call-центрами - Астериск, Октелл, Инфрател и другими, таким образом очень эффективно делая телемаркетинг, обзвоны потенциальных и существующих клиентов.

Система Sales Expert разработана в 2002 году с учетом пожеланий свыше 1000 пользователей первого продукта, продаваемого под этой маркой. Программа предназначена для компаний, уже сделавших первые шаги в построении своей CRM-идеологии (как вариант - внедрение после использования Quick Sales, откуда легко переносятся все данные компании), и предлагает руководителям и менеджерам расширенные возможности управления продажами, анализа деятельности сбытовых, маркетинговых, сервисных подразделений и всей компании в целом, развития клиентской базы и повышения качества обслуживания клиентов.

Quick Sales 2 - это новая версия самой простой и удобной CRM-системы для ведения клиентов, в сравнении с предыдущей версией - Quick Sales 1 - программа стала еще удобнее и еще проще.

Преимущества CRM системы Quick Sales 2:

• высокая информативность и широкие аналитические возможности;

• инструменты для повышения качества работы менеджеров по продажам;

• формирование отчетов - за любой период;

• возможность интеграции с системой «1С:Предприятие»;

• оценка эффективности маркетинга;

• защита клиентской базы.

---

Кларис CRM - удобная и гибкая web система для ведения клиентской базы, управления продажами, ведения журнала платежей.

Как и любые другие решения на базе платформы Кларис, работа ведется через интернет браузер, без установки дополнительного программного обеспечения (ПО) в компьютер пользователя.

Пользователи могут находиться как в офисе, так и в любой другой точке города или страны и за её пределами, где есть интернет.

Это улучшает качество взаимоотношений с клиентами, дает возможность для привлечения новых клиентов и в конечном итоге повышает число продаж.

Кларис CRM - может устанавливаться локально в офисе компании (с единоразовой оплатой) и в то же время доступна, как SaaS WEB система на нашем сервере на условиях аренды с помесячной оплатой.

Кларис CRM позволяет сделать быструю регистрацию звонка, регистрацию заказа клиента, отследить состояние заказов, платежей, историю контактов и действий.

Online система Кларис CRM доступна круглосуточно 24 часа, 7 дней в неделю, с любого компьютера, где есть подключение к Интернету.

Импорт (и экспорт) любых начальных данных и справочников из Excel и других форматов - база клиентов, контрагентов, прайсы, товары, справочники, номенклатура.

Сравнение рассмотренных систем приведено в таблице 1.3.

Для рассматриваемой задачи необходимы только несколько функций - организация работы с клиентами с возможностью составлением отчетов. В рассмотренных системах данные возможности присутствуют, но одновременно вместе с необходимыми в пакете программного обеспечения будет приобретаться и многие другие, которыми, возможно, экономисту воспользоваться и не придется, так как одни функции явно избыточны, другие продублированы уже используемым программным обеспечением.

Таблица 1.3. Сравнение рассмотренных систем

Сравнительные хар-ки	Клиент-Коммуникатор	FreshOffice CRM	RegionSoft CRM	ELMA	Sales Expert	Quick Sales	CRM Кларис
WEB интерфейс (через браузер)
Десктоп приложение
Клиентская база
Управление этапами продаж
Интеграция с Skype
Создание доп. полей, справочников
Создание пользовательских интерфейсов
Создание объектов и их карточек
Создание конфигураций с нуля
Создание пользовательских отчетов
База данных	MS SQL	MS SQL	Firebird	Firebird, MS SQL	Firebird	Firebird	MS SQL
10 рабочих мест	48000/80000	125 500 руб.	76 450 руб.	67 200 руб.	68 750 руб.	37 070 руб.	35 000 руб.
15 рабочих мест	69000/115500	188 250 руб.	110 450 руб.	88 200 руб.	96 800 руб.	53 570 руб.	51 000 руб.

---

В связи с этим нет экономического смысла в покупке уже готового решения, наиболее выгодным предоставляется вариант самостоятельной разработки решения, позволяющего учитывать как договора по работе с контрагентами, так и расчеты по ним.

6. Обоснование выбора для средств разработки системы

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с различными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство систем управления базами данных (СУБД) опираются на единый устоявшийся комплекс основных функций.

В общем случае, перечень требований к СУБД, может изменяться в зависимости от поставленных целей. Тем не менее, можно выделить несколько групп критериев:

• структура данных;

• функциональные возможности;

• особенности разработки приложений;

• производительность;

• требования к рабочей среде.

Рассмотрим 5 различных реляционных СУБД. Согласно методу анализа иерархий, предложенному Т. Саати, проводится попарное сравнение всех СУБД по каждому критерию, в результате чего получается 5 матриц попарных сравнений альтернатив.

В качестве альтернатив рассмотрим следующие СУБД:

1. DB2;

2. Oracle;

3. Microsoft SQL Server;

4. MySQL;

5. PostgreSQL.

Построим матрицу попарных сравнений критериев (Таблица 1.4), для удобства пронумеруем критерии от 1 до 5.

Таблица 1.4. Матрица попарных сравнений критериев

	1	2	3	4	5
1	1	1	1/2	1/6	1/4
2	1	1	1/2	1/6	1/3
3	2	2	1	1/5	1/2
4	6	6	5	1	2
5	4	3	2	1/2	1

Вектор приоритетов альтернатив: 0,07; 0,07; 0,12; 0,49; 0,25.

Главное собственное значение: 5,03. Индекс согласованности (ИС): 0,01. Отношение согласованности: 0,01.

Таким образом, веса рассматриваемых СУБД распределены следующим образом: MySQL (0.32), DB2 (0.28), MS SQL Server (0.16), Oracle (0.13), PostgreSQL (0.11).

На основании данного сравнения выбираем для использования СУБД MySQL.

Для выбора языка программирования необходимо определить требования к среде программирования. В процессе анализа требований и классификации самой проектируемой системы были определенны следующие требования к среде проектирования:

• кроссплатформенность, необходимая для интеграции с другими подсистемами;

• гибкость, позволяющая без дополнительных затрат изменять, дорабатывать информационную систему;

• безопасность;

• язык программирования должен предоставлять широкие возможности по работе с современными СУБД;

• открытость исходного кода, которая позволит динамическое совершенствования информационной системы и исправление ошибок.

В настоящее время наиболее распространены следующие скриптовые языки веб-программирования.

---