Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставляемых услуг салона красоты».pdf

– пользователь видит выручку в разрезе мастеров и услуг за любой период;

– ключевые показатели работы салона считаются автоматически.

Управление продажами салона красоты обеспечивается следующими возможностями:

– реализована возможность отслеживания ключевых показателей и контроля сотрудников;

– можно узнать, сколько выручки приносит каждый мастер;

– можно выявить самые популярные и прибыльные услуги и продвигайте их;

– можно составлять реальные планы по выручке на основе отчетов;

– можно внедрять специальные скрипты и улучшайте продажи по телефону.

Программа мобильна, так как ей можно пользоваться с любых гаджетов в любой точке страны. Так же «Арника» предполагает 100% безопасность и бесплатное обучение администраторов.

Автоматизация салона красоты и сети салонов позволяет:

Управляющему / владельцу:

– производить анализ финансовой и хозяйственной деятельности бизнеса;

– производить расчет и отслеживать сроки выхода на точку безубыточности, а также сроки окупаемости вложений в предприятие сегмента «красота и здоровье», в том числе салона красоты;

– проводить анализ эффективности работы заведения во всевозможных информационных срезах (статистика визитов в разрезе Клиентов, а также каждого Клиента по отдельности, рейтинг популярности услуг среди Клиентов заведения, прибыль от каждой услуги и сопутствующих товаров, загруженность мастеров салона и т.п.;

– проводить анализ информации о Клиентах, в том числе оперативно реагировать на пожелания, жалобы и предложения Клиентов, и подстраиваться под их потребности;

– реализовывать различные способы расчета для Клиента;

– проводить оценку эффективности маркетинговых акций с целью удержания старых и привлечения новых клиентов;

– использовать индивидуальные схемы расчета с сотрудниками, а также реализовывать различные системы мотивации.

Администратору:

– своевременно ставить в известность Клиента о проведении различных мероприятий и акций в салоне;

– вовремя поздравлять Клиентов салона с какими-либо общими праздниками, а также, например, с Днем рождения;

– вести электронный журнал посещения Клиентами мастеров салона;

– в любой момент времени иметь возможность просмотра загруженности и графика работы конкретных мастеров салона, что даст возможность записи Клиента на одну или несколько процедур в удобное ему время;

– проводить предварительный расчет стоимости услуг, а также проводить анализ изменения набора услуг и фактической стоимости во время пребывания Клиента на территории салона;

– проводить реализацию продажи аксессуаров и сопутствующих товаров;

– производить быстрый поиск товаров в электронном каталоге.

Бухгалтеру:

– проводить ведение бухгалтерского и налогового учета в единой учетной системе, согласно украинскому законодательству;

– использовать автоматизированный процесс начисления заработной платы сотрудникам салона в соответствии с принятой в салоне системе мотивации (фиксированная часть, процент от продаж, процент от услуг, штрафы, премии и т.п.).

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности салона красоты «Сфера» и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель исследуемого бизнес-процесса «Администрирование салона красоты «Сфера» представлена на рис. 6.

Входы модели: информация о заявках от клиентов; информация о предоставляемых услугах; информация о салоне красоты; информация о обращениях клиентов.

Рисунок 6 – Модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера»

Управления модели: законодательная база Российской Федерации; устав салона красоты.

Механизмы модели: администратор; информационная система.

Выходы модели: квитанция об оплате предоставленных услуг; график работы салона красоты; реестр выполненных услуг; отчет о выполненной работе.

Декомпозированная модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера» включает следующие подпроцессы:

– прием заказа;

– распределение клиентов по мастерам;

– учет выполненных работ;

– расчет стоимости предоставленных услуг, рис. 7.

Рисунок 7 – Декомпозированная модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера»

Использование информационной системы в работе администратора салона красоты «Сфера» предполагает внесение определенных изменений в технологии обработки информации и для этого ключевые бизнес-процессы нужно декомпозировать до следующего уровня. К наиболее важным бизнес-процессам были отнесены:

– прием заказа;

– учет выполненных работ.

Декомпозированная модель процесса «Прием заказа» включает следующие подпроцессы:

– формирование заказа;

– ознакомление с предоставляемой услугой;

– корректировка условий заказа;

– регистрация заказа в базе данных, рис. 8.

Рисунок 8 – Декомпозированная модель процесса «Прием заказа»

Декомпозированная модель процесса «Учет выполненных работ» включает следующие подпроцессы:

– сбор данных о выполненной работе мастером;

– регистрация данных о выполненной работе мастером;

– регистрация в журнале выполненных работ;

– регистрация выполненной работы в базе данных, рис. 9.

Таким образом, моделирование бизнес-процессов позволило выделить ключевые процессы, которые необходимо автоматизировать при помощи использования информационной системы: прием заказа; распределение клиентов по мастерам; учет выполненных работ; расчет стоимости предоставленных услуг.

Рисунок 9 – Декомпозированная модель процесса «Прием заказа»

Представленные декомпозированные модели перечисленных подпроцессов позволили увидеть детализированную информацию процессов более низкого уровня и степень необходимости использования информационных технологий в них по средствам выделения значимых информационных объектов.

Заключение

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Установлено, что салон красоты «Сфера» предлагает полную линейку косметологических услуг, новейшие технологии и стили в парикмахерских услугах, макияже, уходе за кожей лица, рук и тела.

Анализ деятельности и организационной структуры салона красоты «Сфера» показал необходимость автоматизации деятельности администратора. К основным должностным обязанностям администратора можно отнести: управление салоном красоты и работы мастеров; прием звонков и запись клиентов на обслуживание; оказание консультаций клиенту; распределение клиентов по мастерам; продажа услуг и товаров салона для домашнего ухода; ведение внутренней документации салона; выкладка товара на витрины салона и пр. Перечисленные обязанности свидетельствует о множестве информационных процессов и необходимости внедрения информационных технологий в работе администратора.

Анализ ключевых бизнес процессов позволил подготовить необходимые схемы в программе AllFusion ERwin Data Modeler, которая представляет собой кроссплатформенную систему моделирования и анализа бизнес-процессов.

Декомпозированная модель процесса «Администрирование салона красоты «Сфера» включает следующие процессы: подпроцессы: прием заказа; распределение клиентов по мастерам; учет выполненных работ; расчет стоимости предоставленных услуг.

В качестве мероприятия по улучшению бизнес-процессов организации является внедрение систем «1С: Салон красоты 8», которая имеет расширенный функционал, позволяющий автоматизировать работу администратора, в частности: быстро и удобно внести все операции; вести подробную базу данных клиентов; контролировать отношения с сотрудниками салона; учет продажи и услуг с расчетом заработной платы сотрудников; управлять учетом товаров на складе; вести анализ деятельности салона и отчеты.

Также, следует обратить особое внимание на то, что сама по себе информационная система является эффективным инструментом автоматизации бизнес-процессов организации; но в тоже время от обеспеченности системы зависит ее непосредственное функционирование. В связи, с чем необходимо вывести на качественно новый уровень следующие компоненты обеспеченности системы: информационное обеспечение; программное обеспечение; технологическое обеспечение.

На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы были выделены бизнес-процессы салона красоты с учетом использования системы «1С: Салон красоты 8». Внедрение данной системы позволит вывести организацию на качественно новый уровень и получить экономический эффект и последующие высокие позиции организации на конкурентном рынке.

Внедрение информационной системы «1С: Салон красоты 8» позволит более эффективно выполнять централизованный прием данных, которые зафиксированы в оперативных документах или непосредственно в информационной системе. Более эффективно выполнять операции приема оперативных документов в рамках решения определенных бизнес-задач организации; выполнять децентрализованный сбор данных на местах их возникновения с выполнением последующей передачи по использованным каналам связи.

Таким образом, моделирование бизнес-процессов позволило выделить ключевые процессы, которые необходимо автоматизировать при помощи использования информационной системы: прием заказа; распределение клиентов по мастерам; учет выполненных работ; расчет стоимости предоставленных услуг. Представленные декомпозированные модели перечисленных подпроцессов позволили увидеть детализированную информацию процессов более низкого уровня и степень необходимости использования информационных технологий в них по средствам выделения значимых информационных объектов.