Файл: Система электронного документооборота PayDox (Назначение системы).pdf

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа, программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их

жизненного цикла

PayDox — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Разработка компании Paybot LLC. Компания с 1999 года занимается созданием программного обеспечения на web-технологиях для бизнеса.

PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями

расширения и интеграции.

1. Назначение системы

Система PayDox предназначена для управления корпоративными документами, бизнес-процессами предприятия, коллективной работой сотрудников.

PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. Система PayDox предназначена для управления корпоративными документами, бизнес-процессами предприятия, коллективной работой сотрудников, взаимоотношениями с клиентами и контрагентами

Система позволяет:

структурировать бизнес-процессы и управлять бизнес-процессами предприятия;
организовать коллективную работу сотрудников: создавать корпоративные дискуссионные форумы, проводить групповое обсуждение проектов и документов, формировать отчеты о проделанной работе в среде форума;
осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных дискуссионных форумах;
обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.

Функциональность «PayDox Электронный Документооборот» включает возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с российскими нормами делопроизводства:

электронное согласование и утверждение документов,
ведение версий документов,
рассылку и ознакомление сотрудников с документами,
работу с платежными документами: ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и создание отчетов о задолженностях, контроль затрат и создание отчетов по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.

2. Функциональные возможности

Система позволяет:

Структурировать бизнес-процессы и управлять бизнес-процессами предприятия;
Организовать коллективную работу сотрудников: создавать корпоративные дискуссионные форумы, проводить групповое обсуждение проектов и документов, формировать отчеты о проделанной работе в среде форума;
Осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных дискуссионных форумах;
Обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.
Управление бизнес-процессами (на технологии AJAX)
Case Management/Управление Прецедентами — управление коллективной работой сотрудников и текущей деятельностью предприятия (на технологии AJAX)
Управление файловым каталогом, обеспечение безопасного web-доступа к архиву документов, фотографий и видео — как извне, так и изнутри корпоративной локальной сети (на технологии AJAX)
Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов
Создание резолюций, ознакомление сотрудников с документами, автоматические e-mail рассылки уведомлений и документов, формирование Дел
Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования
Ведение всей истории работы с документами и проектами
Календарное планирование
Ведение версий документов
Интеграция с Microsoft Office, почтовыми программами, бухгалтерскими системами и другими корпоративными приложениями
Интеграция с Microsoft SharePoint
Создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов
Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур
Простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий
Поддержка мультиязычных интерфейсов. В настоящее время система позволяет в процессе работы переключаться между языками: русским, английским, украинским, чешским, венгерским. Система может быть быстро локализована для любого другого языка и национальных особенностей ведения корпоративных документов.
Рабочие места для PayDox могут быть на Apple iPad под браузером Safari

3. Архитектура системы

Система PayDox имеет трехуровневую архитектуру.
В состав СЭД входят:

сервер базы данных Microsoft SQL Server или Microsoft Access;
веб-сервер Microsoft Internet Information Services (IIS);
клиентские приложения — Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari; Microsoft Office, OpenOffice (под Linux).

Гибкая архитектура PayDox позволяет легко интегрировать систему с корпоративными приложениями.

4. Версии системы

Версия PayDox Enterprise представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, требующий для своего функционирования СУБД Microsoft SQL Server (также можно использовать бесплатную версию MS SQL Express). PayDox Enterprise позволяет обслуживать несколько сотен одновременно работающих пользователей, используя один компьютерный сервер.
Версия PayDox Light представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, не требующий установки Microsoft SQL Server. Данная версия использует базу данных в формате Microsoft Access. Структура этой базы данных аналогична структуре базы данных системы для Microsoft SQL Server. PayDox Light позволяет обслуживать несколько десятков одновременно работающих пользователей или индивидуальных пользователей, работающих вне офиса.
Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой одному пользователю, обладающему правами администратора системы и неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и текущих бизнес-процессах (общедоступный вход), участия в корпоративных форумах и дискуссионных группах, а также позволяет организовать безопасный web-доступ пользователей к вашему корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.
Версия PayDox Personal предоставляется бесплатно.

5. Сертификация системы

Система PayDox прошла официальное тестирование и сертификацию компании Microsoft и размещена в каталоге решений компании Microsoft.
СЭД PayDox сертифицирована на соответствие требованиям государственных стандартов

6. Внедрения системы

нефтяные компании
энергетические компании
предприятия газовой отрасли
металлургические предприятия
машиностроительные предприятия
строителные компании
пенсионные фонды
аудиторские компании
страховые компании
финансовые и инвестиционные компании
торговые компании
сети ресторанов и кофеен
фармацевтические компании
медицинские учреждения
центры управления воздушным движением
авиакомпании
государственные учреждения
высшие и средние учебные заведения

7. Критика системы

К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании ПО Microsoft: Microsoft Internet Information Services и СУБД Microsoft SQL Server или Microsoft Access.
Следует отметить, что многоплатформенность для рабочих мест пользователей системы обеспечена — они могут быть как под операционной системой Windows, так и под операционной системой Linux и использовать для работы браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari.

К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании программного обеспечения Microsoft: Microsoft Internet Information Services и Microsoft Acces

PayDox обеспечивает возможности работы со всеми категориями (типами) документов: входящие и исходящие документы, договоры, организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения), служебные и докладные записки, заявки и любые другие. Одна инсталляция системы может обслуживать тысячи пользователей. Система является масштабируемой — при необходимости повысить производительность необходимо лишь увеличить мощность компьютерного оборудования для web-сервера системы и базы данных системы. Система устанавливается только на сервер, установка на компьютеры пользователей не требуется.

8. Создание сложных формул документа

Система позволяет вести и обрабатывать сложные документы:

вести большое количество реквизитов документа
автоматически рассчитывать значения реквизитов на основе других реквизитов
автоматически получать печатную форму документа, содержащую реквизиты

Типичным примером сложного документа является счет-фактура
Для настройки сложных форм документов необходимо:
Определить необходимый набор стандартных реквизитов документа
Набор стандартных реквизитов документа указывается в режиме настройки
соответствующей категории документа. При необходимости этот набор может быть
изменен в процессе работы.
Определить и создать структуру данных, соответствующую уникальным
реквизитам документа
Например, для счета-фактуры это могут быть: покупатель, грузоотправитель,
группы реквизитов о товарах и услугах и т.д.
Определить формулы для расчетных реквизитов документов
Например, Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество
Создать печатную форму документа и определить данные для вывода
В MS Word создается бланк документа нужного вида с произвольным
расположением любых элементов бланка – логотипы, таблицы и т.п., затем
настраивается соответствие указанных в Word закладок полям стандартной
карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом

9. Управление бизнес процессами в PayDox

PayDox AJAX-BPM позволяет эффективно и просто структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами предприятия

Исполнение длительных договоров, обработка однотипных заказов, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс

Бизнес-процессы могут быть представлены в системе как в нотации BPMN (Business Process Modeling Notation), так и в дизайне PayDox
Для web-доступа к описаниям и экземплярам бизнес-процессов используется технология AJAX, что позволяет осуществлять управление бизнес-процессами предприятия, используя только браузер и не устанавливая на компьютеры пользователей дополнительного программного обеспечения
Визуальный редактор бизнес-процессов позволяет эффективно и легко описать бизнес- процесс. Описания бизнес-процессов сохраняются в справочнике бизнес-процессов. На основании описания бизнес-процессов пользователями системы генерируются их копии – экземпляры бизнес- процессов, которые исполняются
Экземпляры бизнес-процессов могут быть связаны с документами, обрабатываемыми в системе документооборота, либо исполняться независимо
PayDox AJAX-BPM и PayDox Case Management интегрированы между собой – при работе с бизнес-процессами можно создавать сообщения и задачи, а из сообщений переходить на бизнес-процессы, их содержащие

Преимушества:

Система PayDox Электронный Документооборот не требует установки на компьютер пользователя ,вообще никакого нового программного обеспечения - это привычные для всех пользователей MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel.Простота обслуживания системы и низкая стоимость владения. Система PayDox устанавливается только на центральный сервер системы - установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется. Внесение изменений в настройки системы и установка новых версий системы делаются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступны на всех компьютерах пользователей. Ценность существующих на предприятии приложений существенно повышается - становится возможным использовать информацию из них совместно и в интересах всего предприятия.

Недостатки: