Файл: Документы, регламентирующие управление персоналом организации.pdf
Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 56
Скачиваний: 3
Документы, регламентирующие управление персоналом организации
К таковым относятся два вида документов – внутренние локальные нормативные акты и внутренние локальные нормативные акты, носящие рекомендательный характер. Внутренние локальные нормативные акты организации являются основой для юридического закрепления управленческих вопросов в организации. Ниже приводятся виды нормативных актов, которыми в своей работе обязаны руководствоваться работодатели, должностные лица. Сила данных актов указана по убыванию. (согласно ст.5 Трудового кодекса РФ):
- Конституции РФ.
- Трудового Кодекса РФ.
- Иных федеральных законов.
- Указов Президента РФ.
- Постановлений Правительства РФ и нормативно правовых актов федеральных органов исполнительной власти.
- Нормативно правовых актов субъектов РФ.
- Акты органов местного самоуправления.
- Самостоятельно разработанные организацией внутренние локальные нормативные акты.
В случае противоречий между вышестоящим нормативным актом и актом стоящим ниже в данной иерархии применяется акт стоящий выше.
Внутренние локальные нормативные акты – это своего рода «Мини-законы данной организации». В них установленные в законодательстве положения прописываются с учетом специфики конкретной организации. При этом внутренние локальные нормативные акты компании не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если же они включены во внутренние акты, то они не могут применяться (ст. 9 Трудового кодекса).
Оформление внутренних локальных нормативных актов требует соблюдения определенной процедуры для придания им юридической силы. Все документы утверждаются руководителем организации. Некоторые документы должны быть согласованы с профсоюзной организацией или утверждены с учетом мнения представительного органа сотрудников (ст.8 Трудового кодекса).
Каждый поступающий на работу в организацию сотрудник знакомится со всеми внутренними локальными нормативными актами, касающимися его деятельности под подпись и предупреждается об ответственности за их несоблюдение. Данное ознакомление работника с локальными актами согласно ст. 68 Трудового кодекса должно осуществляться до подписания трудового договора.
К внутренним локальным нормативным актам, носящим рекомендательный характер, относятся:
- Номенклатура дел.
- Коллективный договор.
- Должностные инструкции.
- Положение о структурном подразделении.
- Положение по оплате труда и стимулировании сотрудников.
Номенклатура дел, по логике вещей – это первый документ, который должен быть разработан в Вашей компании, если Вы решили организовать делопроизводство с самого начала. Это схема, которая содержит в себе перечень всех документов, с которыми Вы собираетесь работать у себя в компании, с указанием того, в каких отделах эти документы создаются, кто с ними работает, где они хранятся, а также указание на то, какие сроки хранения для данных документов установлены нашим архивным законодательством.
Что касается, коллективного договора, то согласно ст. 41 Трудового кодекса РФ его содержание состоит из:
- Обязательных норм
- Норм, включаемых в коллективный договор, на усмотрение сторон социального партнерства, например, с учетом финансово — экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами.
Коллективный договор не может противоречить трудовому законодательству. Если такие условия включены в коллективный договор, то они не могут применяться (ст.9 ТК).
А вот грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот документ часто недооценивают, и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.
Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.
В свою очередь, положение о структурном подразделении разрабатываются для следующих задач:
- Структурировать работу структурных подразделений в компании, устранить дублирующие функции;
- Определить главные цели и задачи структурного подразделения;
- Распределить должностные позиции по структурным подразделениям исходя из целей и задач, стоящих перед ним;
- Прописать схему взаимодействия должностных лиц в структурном подразделении;
- Прописать систему работы с документами работников данного структурного подразделения с работниками других отделов;
- Установить критерии работы структурного подразделения.
А положение об оплате труда и стимулировании работников разрабатывается в организации при разработке различных мотивационных и симулирующих систем.
Если в организации кроме оклада, который установлен в штатном расписании и прописан в трудовом договоре, с каждым сотрудником планируется производить какие-то дополнительные оплаты, то разработка внутреннего локального нормативного акта, который бы регулировал эти вопросы, становится обязательной. В противном случае у работодателя могут быть конфликтные ситуации с работниками по вопросу дискриминации одних работников по сравнению с другими.
Для того, чтобы избежать конфликтов, а также упорядочить работу с дополнительными поощрительными выплатами и разрабатывается данный внутренний локальный нормативный акт.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В разделе "Общие положения" определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.
В разделе "Порядок приема и увольнения рабочих и служащих" рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
В разделе "Основные обязанности рабочих и служащих" перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.
В разделе "Основные обязанности администрации" определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.
В разделе "Рабочее время и его использование" установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.
В разделе "Поощрения за успехи в работе" приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.
В разделе "Ответственность за нарушение трудовой дисциплины" представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3 (Приложение 2).
Реквизит "Код по ОКПО" – код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), присвоенный организации при ее государственной регистрации.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.
Должностная инструкция – нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условия его эффективной работы.
Должностную инструкцию разрабатывает непосред-. ственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.
Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами "должен", "следует", "необходимо", "не допускается" и т. п.
Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления выдается поступающему на работу сотруднику, другой остается у администрации (в отделе кадров). Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.
Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:
Общие положения (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к образованию и опыту практической работы и т. д.).
Функции (основные функциональные обязанности).
Должностные обязанности (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).
Права (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а также права вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке).
Ответственность (по содержанию должностных обязанностей).
Взаимоотношения, связи по должности (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).
Организация работы и критерии оценки деятельности (в соответствии с Правилами внутреннего распорядка или Положением о персонале) организации, реальными показателями и результатами работы должностных лиц, решением аттестационной комиссии.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.