Файл: Планирование проекта (Основные фазы жизненного цикла проекта).pdf

Многие считают, что на планирование не требуется специально выделять время. Однако, как показывает практика, ошибки или небрежности в планировании, могут привести компанию к значительным финансовым (и не только) потерям. «Сэкономив» на стадии планирования, можно потратить гораздо больше времени, сил и финансов на постоянном исправлении ошибок, внесении дополнительных работ (не учли ранее!), привлечении дополнительных ресурсов (потому что не успеем!) и т.д. Есть такой афоризм: «Когда мы тратим время на планирование, его становится больше».

Таким образом, календарное планирование - это итерационный процесс, позволяющий моделировать проект и получать в итоге оптимальный вариант календарного плана-графика проекта с оптимальными сроками.

1.1.3 Осуществление проекта

После утверждения формального плана на руководителя (менеджера) проекта ложиться задача по его реализации.

По мере осуществления проекта руководитель должен постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. На практике отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений.

Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов (естественно в пределах выделенного финансирования).

Осуществление проекта включает в себя следующие действия:

• Проведение торгов, заключение контрактов;
• ввод в действие системы УП;
• организация работ;
• ввод в действие средств связи;
• ввод в действие систем мотивации;
• детальное проектирование;
• оперативное планирование;
• контроль за ходом работ;
• руководство, координация работ;
• прогноз состояния;
• регулирование основных показателей проекта:

- ход работ;
- качество;
- сроки;
- стоимость.

Процесс осуществления проекта протекает во времени: он имеет начало и конец, требует в течение этого времени определенных усилий и затрат.

С фазами жизненного цикла связана динамика развития проекта. Она характеризуется следующими особенностями: монотонное возрастание усилий на начальной фазе, стремление к выравниванию на фазе разработки, крутой подъем до пика на фазе реализации и резкий спуск к нулю на заключительной фазе. Быстрое изменение ситуаций на протяжении жизненного цикла проекта подтверждают необходимость применения специальных теоретических разработок, методов и средств управления проектами.

Так же осуществление проекта подразделяется на определенные уровни осуществления:

1. Распределение информации
2. Получение предложений
3. Развитие команды проекта
4. Выбор поставщиков
5. Подтверждение качества
6. Подтверждение достижения целей проекта
7. Управление контрактами

1.1.4 Завершение проекта

Рано или поздно, но проект заканчивается. Проект заканчивается, когда истекает его срок и достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Их конкретный набор зависит от характера самого проекта.

Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Особое внимание руководитель проекта должен обратить на подготовку заключительного отчета.

Главная цель этой фазы - проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Результаты проекта должны быть переданы во внедрение или сопровождение, или должным образом законсервированы для дальнейшего использования. Не должно оставаться «зависших» работ по проекту. Все линейные руководители всех участников должны быть извещены о завершении работ по проекту, и освобождении сотрудников.

Важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Цель - сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения работ и управления проектами.

Все проекты и в особенности провальные проекты должны завершаться итоговым отчетом, если компания не хочет «наступать на одни и те же грабли». Помним о том, что «вчерашние проблемы, это сегодняшние риски».

Итоговый отчет должен содержать следующую информацию:

- Итоги проекта:
- Достижение целей проекта
- Дополнительные полезные результаты
- Фактические сроки
- Фактические расходы
- Обоснование отклонения от целей
- Отклонения результатов от требований
- Уроки проекта
- Проблемы проекта и способы их решения
- Материалы программные компоненты для последующего использования
- Предложения по изменению технологий или стандартов компании

Подведение итогов проекта включает в себя:

- Закрытие работ
- Административное завершение:
- Оценка проекта
- Разбор работы
- Накопление опыта.

1.2 Характеристики фаз проекта

Фаза проекта характеризуется завершением и одобрением одного или нескольких результатов поставки. Результат поставки - n это измеримый, проверяемый продукт работы, на пример спецификация, отчет по анализу осуществимости, детальный план или опытный образец. Создание одних результатов поставки определяется процессом управления проектом, а другие могут быть конечными продуктами или элементами конечных продуктов, ради которых создавался проект. Результаты поставки, а значит и фазы, являются частью общего последовательного процесса, предназначенного для обеспечения необходимого контроля над проектом и получения нужного продукта или услуги, которые являются целью проекта.

В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подфазы из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования. Для удобства мониторинга и контроля сроки каждой подфазы согласуются с получением одного или нескольких результатов поставки. Большинство результатов поставки соотносятся с основным результатом поставки данной фазы, и фазы обычно называются по соответствующим результатам поставки: требования, проектирование, строительство, тестирование, ввод в эксплуатацию, эксплуатация и др.

Фаза проекта обычно завершается изучением проделанной работы и результатов поставки, чтобы определить, насколько они приемлемы, и решить, необходимы ли еще дополнительные работы или фазу можно считать закрытой. Часто еще до завершения текущей фазы руководство проводит анализ для принятия решения о начале операций следующей фазы, например, менеджер проекта выбирает метод быстрого прохода. Другой пример: компания, занимающаяся информационными технологиями, выбирает итеративный жизненный цикл, при котором одновременно проводятся несколько фаз проекта. Требования для одного модуля можно составить и проанализировать еще до того, как модуль спроектирован и собран. Пока проводится анализ этого модуля, можно начинать параллельно составлять требования для другого модуля.

Точно так же фаза может быть закрыта без принятия решения о начале другой фазы. Например, если проект был завершен или риск был оценен как слишком большой, чтобы продолжать проект.

Заключение

Важность первых двух стадий жизненного цикла проекта трудно переоценить. Несмотря на то, что на долю этих двух стадий - определения и планирования - обычно приходится не более чем 10% совокупного времени реализации проекта, они чрезвычайно важны с точки зрения подготовки проектной команды к эффективной работе на стадии выполнения.

Создается впечатление, что определение, планирование и выполнение, соответствующие последовательным стадиям жизненного цикла проекта, являются непосредственным отражением определения, планирования и управления, которые представляют собой функции управления проектом. Разница, однако, заключается в том, что жизненный цикл носит линейный характер, а границы между разными его стадиями представляют собой точки принятия решений.

Завершающая оценка проводится через некоторое время после осуществления проекта и служит целям ретроспективного анализа. Все сказанное позволяет еще раз подчеркнуть сложность, многогранность реального процесса прохождения от идеи проекта до стадии подведения итогов.

Выделение процессов жизненного цикла проекта и их четкое определение выполняется с целью повышения качества результата проекта, улучшения взаимодействия, общения и улучшения понимания всесторонних аспектов сотрудниками, работающими над проектом, поддержки совершенствования процессов, поддержки управления процессами, обеспечения автоматизации процессов и т.п.

Список литературы

1. Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами.

2. Шапиро В.Д. Управление проектами.

3. Бригхэм Ю., Хьюстон Д. Финансовый менеджмент. Экспресс-курс. - 4-е издание. - 2008.
4. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами (справочник для профессионалов). / И.И. Мазур - М.: "Высшая школа", 2006. - 880 с.

5. Покровский М.А. Основы управления проектами. Учебное пособие. Под ред. Фалько С.Г. М.: Изд-во МГТУ им. Баумана, 2007. - 104 с.

6. Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами. Стандарты, методы, опыт. / А.С. Товб - М. "Олимп-Бизнес", 2003. - 240 с.

7. Королев Д. Эффективное управление проектами. / Д. Королев - М.: ОЛМА пресс, ИНЭС, 2003. - 128 с.