Файл: Лекция Электронная таблица Excel, основные возможности 3 1 Мастер функций MicrosoftExcel, простые вычисления 3.docx

В открывшемся окне задайте параметры расширенного фильтра (рисунок 19 и рисунок 20). Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, в появившемся окне установите переключатель «Обработка» в положениеФильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель «Обработка» в положениеСкопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области помещения результатов (рисунок 20).

Нажмите на кнопку ОК.

Рисунок 19 – Задание расширенного фильтра

Рисунок 20 – Задание расширенного фильтра

с выводом результатов на другое место

---

3.4 Создание сводных таблиц

Сводными таблицами называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.

Сводная таблица - интерактивная таблица на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений (а не только суммирование). Сводные таблицы являются средством обработки и представления данных, намного превосходящим по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. Для построения сводной таблицы можно использовать данные из других баз данных (таблиц MicrosoftAccess, VisualFoxPro, dBase).

Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.

Преимущества сводных таблиц:

• 
  очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много времени;
  
• 
  возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных источников;
  
• 
  возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.
  

Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших массивов подробной информации и подведения различных итогов: суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.

Следует помнить, что пользователь не может поменять значения отдельной ячейки в сводной таблице. Для этого нужно изменить данные исходной таблицы.

Для создания сводной таблицы команду меню Вставка → раздел Таблицы кнопка Сводная таблица (рисунок 21).Откроется диалоговое окно для создания сводных таблиц (рисунок 22).

---

Рисунок 21 – Кнопка Сводная таблица

Рисунок 22 – Окно создания сводной таблицы
В этом окне Excel предлагает нам указать исходную таблицу или диапазон значений, на основании которых будет строиться сводная таблица. Если Вы выполнили команду Сводная таблица, предварительно установив курсор на листе, где находятся любые данные, Excel автоматически заполнит это поле. Если же на листе данные отсутствуют, Вам нужно будет указать адрес диапазона данных вручную.

Будьте внимательны - первая строка указанного диапазона не должна быть пустой - в этом случае Excel сообщит об ошибке. Также мы советуем Вам обязательно создать заголовки для каждого столбца базовой таблицы - это сделает настройку сводной таблицы намного удобней.

Помимо выбора исходной таблицы Excel предоставляет возможность использовать в качестве источника данных базы данных и таблицы, созданные в других программах (Access, SQL Server и других).

Последняя опция, которую нужно установить в этом окне - выбрать место расположения сводной таблицы: в новом окне или на этом же листе. В последнем случае нужно указать диапазон адресов, где должна располагаться сводная таблица.

Нажав кнопку ОК после настройки нужных нам условий, мы получаем рабочий лист, в котором и будет расположена сводная таблица (Рисунок 23).

Рисунок 23 – Окно создания сводной таблицы
В левой части находится область размещения сводной таблицы. Справа мы видим окно настройки сводной таблицы под названием "Список полей сводной таблицы". Если Вы случайно закрыли это окно, Вам достаточно кликнуть по области размещения - и окно настройки снова откроется.

Сводная таблица может иметь разный вид, т.к. информацию можно расположить как столбце, так и в столбце и т.п.

Для нашего примера попробуем создать таблицу, которая будет суммировать Число пассажиров для каждого вида транспортного средства. Для этого нужно выполнить следующие действия:

Поле Наименование транспортного средства из Списка полей сводной таблицы перетаскиваем в область Названия строк, а в область Значения перетаскиваем поле Число пассажиров. Поскольку Число пассажиров имеет числовое значение, то при создании сводных таблиц эти значения суммируются. Таким образом сводная таблица создана и имеет вид, изображенный на рисунке 24.

---

Рисунок 24 – Создание сводной таблицы
Excel автоматически обновляет макет и данные сводной таблицы. Если Вам необходимо сначала настроить макет, а потом вывести результат, воспользуйтесь опцией в окне настроекОтложить обновление макета (кнопка в нижней части экрана, Рисунок 34). Установите галочку, и Вы самостоятельно будете обновлять сводную таблицу, нажимая кнопкуОбновить в нужный Вам момент.
Рассмотрим дополнительную задачу. Допустим, нам нужно узнать данные по цвету транспортных средств. Для этого достаточно в окне настройки перетянуть поле Цвет в область Фильтр отчета. Excel добавит в сводную таблицу специальный фильтр по цвету, с помощью которого можно быстро узнать нужную информацию (Рисунок 25).

Рисунок 25 – Сводная таблица с фильтром
Если необходимо изменить сводную таблицу, то:

• 
  надо поставить курсор на любой ячейке сводной таблицы (или выделить ее).
  
• 
  изменить расположение полей сводной таблицы в списке полей их перетаскиванием и добавлением нужных.
  
• 
  изменить сводную таблицу с использованием пунктов меню Работа со сводными таблицами (пункты Параметры и Конструктор).
  
• 
  если необходимо изменить функцию для вычисления, то надо нажать дважды левой клавиши на поле и в открывшемся окне (Рисунок 26) выбрать требуемую функцию.
  

Рисунок 26 – Выбор функции для вычисления
Если в сводной таблице имеется поле (или поля) фильтрования (Рисунок 49), то можно вывести сводную таблицу при каждом значении фильтра на новые листы. Для этого курсор поставить на одну из ячеек сводной таблицы и выбрать группу Работа со сводными таблицами меню Параметры → раздел Сводная таблица кнопка Параметры  пунктОтобразить страницы фильтра отчета (рисунок 27).

---

Рисунок 27 – Отображение фильтра на разных листах
Для удаления сводной таблицы необходимо:

• 
  Поставить курсор в одну из ячеек сводной таблицы.
  
• 
  Выбрать группу Работа со сводными таблицами  меню Параметры → раздел Действия кнопка Выбор пунктВсю сводную таблицу.
  
• 
  Выполнить меню Главнаяраздел Ячейки кнопкаУдалить  пункт Удалить ячейки.
  

Надо учесть, что если сводная таблица была создана на отдельном листе, то лист тоже необходимо удалить.Для этого выполнить меню Главнаяраздел Ячейки кнопкаУдалить  пункт Удалить лист.

При выполнении удаления сводной таблицы исходные данные не изменяются и удаляются.
Контрольные вопросы

1. 
   Как создаются диаграммы?
   
2. 
   Как отредактировать диаграмму?
   
3. 
   Какие виды фильтров бывают?
   
4. 
   Как работать с расширенным фильтром?
   
5. 
   Как использовать автофильтр?
   
6. 
   Для чего нужны сводные таблицы и как они создаются?
   
7. 
   Как создать сводную диаграмму?
   

---