Файл: Правила организации работы с распорядительными документами, издаваемыми на принципах коллегиальности.docx

При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1. 
   Выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
   
2. 
   Ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
   
3. 
   Выработка регламента совещания;
   
4. 
   Подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:
   

1. 
   доклада, информационного сообщения организатора совещания;
   
2. 
   доклада, информационного сообщения предполагаемых участников;
   
3. 
   справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания;
   
4. 
   проекта решения.
   

5. 
   Организационное обеспечение совещания:
   

1. 
   регистрация участников;
   
1. 
   размещение участников;
   
2. 
   транспортное обеспечение участников;
   
3. 
   питание участников;
   
4. 
   культурно-массовые мероприятия;
   
5. 
   информирование участников по интересующим их вопросам;
   
6. 
   снабжение участников канцтоварами;
   

6. 
   Организационные работы секретариата совещания;
   
7. 
   Техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
   
8. 
   Документирование работы совещания (оформление документальных материалов):
   

а)составление протокола (стенограмма) итоговых материалов;

б)размножение итоговых материалов;

в) обеспечение этими материалами участников совещания;

9. Анкетирование участников совещания:

а)о работе совещания;

б)об уровне организации и проведения совещания.

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания.

---

Например:

Повестка дня

1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятий кандидата технических наук Зайцева А.И.

2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашенных входят

- обращение;

- информация о дате и месте проведения совещания;

- повестка дня;

- приложение принять участие;

- просьба о подтверждении участия.

Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

Регламент может быть приблизительно таким:

1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;

2) основной доклад — до 30 мин;

3) вопросы докладчику — не более 2 мин каждый;

4) содоклад, сообщение — не более 10 мин;

5) вопросы содокладчику — не более 1 мин на каждый;

6) выступления 5-7 мин;

7) ответ докладчика — не более 5 мин;

8) ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый;

9) справка по ходу совещания — не более 3 мин;

10) чтение проекта решения — не более 5 мин;

11) предложения по проекту решения — не более 3 мин;

12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

3.2 Структура докладов

Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение.

Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко,с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:

---

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы— анализ проблемы— возможные решения—рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...)—очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы— ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Правила оформления - зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа.

В докладе необходимы следующие элементы:

вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

---

основная часть — изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

резюме — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента —свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов.

Например:

Рекомендации

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

3. 
   Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения
   

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

• 
  Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
  
• 
  Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
  
• 
  Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
  
• 
  Принятие решения по рассмотренным материалам.
  
• 
  Оформление протокола заседания.
  
• 
  Издание распорядительного документа.
  

---

Процедура издания распорядительных документов
в условиях коллегиального принятия решения.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. 
   Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
   
2. 
   Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
   
3. 
   Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
   
4. 
   Принятие решения по рассмотренным материалам.
   
5. 
   Оформление протокола заседания.
   
6. 
   Издание распорядительного документа.
   
7. 
   Доведение решения до исполнителей.
   

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы

---