Файл: Аутсорсинг услуг по ИТ-консультированию в компании «Южные ворота».pdf

Введение

В эпоху глобальной компьютеризации всех областей человеческой жизни область бизнеса так же не осталась в стороне. Сегодня практически вся бизнес-деятельность зависит от слаженного функционирования компьютерных систем по всему миру. Но часто так бывает, что компании не считают нужным нанимать в штат еще одного специалиста – системного администратора, для поддержания этих систем в рабочем состоянии.

Руководители ссылаются на то, что «и так все работает», и резонно спрашивают «зачем тогда нанимать в штат еще 1 сотрудника?». Но работоспособность ИТ систем хрупкая штука, и в любой момент, обычно в самый важный может случиться сбой, который может привести к приостановке работы всего бизнеса. Тогда-то становится ясно, что цена простоя всего бизнеса неимоверно выше, чем ЗП системного администратора.

На сегодняшний день для таких компаний появляются прекрасное, недорогостоящее и профессиональное решение – ИТ-аутсорсинг.

В данной работе будет рассмотрено понятие ИТ-аутсорсинга, теоретические основы ИТ-аутсорсинга и «Аутсорсинг услуг по ИТ-консультированию в компании «Южные ворота»».

Глава 1. Теоретическая часть

1.1. Понятие аутсорсинга. ИТ-аутсорсинг

Под Аутсорсингом (от англ. outsourcing: (outer-source-using) обычно понимают передачу организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области. В отличие от услуг и поддержки, имеющих разовый, эпизодический или случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Аутсорсинг позволяет повысить эффективность предприятия в целом и использовать освободившиеся организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития новых направлений или концентрации усилий, не требующих повышенного внимания.

«ИТ-аутсорсинг» в отличии от просто «Аутсорсинга», имеет следующее определение – частичная или полная передача работ по поддержке, обслуживанию и модернизации инфраструктуры в руки компаний, специализирующихся на абонентском обслуживании организаций и имеющих штат специалистов различной квалификации. Проще говоря, аутсорсинг –это деятельность, в которой одна компания по приглашению другой компании начинает реализовывать, создавать или нормализировать ИТ решения.

1.2. Виды ИТ-аутсорсинга и их особенности

По общей классификации выделяют следующие классификационные виды аутсорсинга.

В зависимости от вида деятельности и объёма выполняемых услуг различают:

• Операционный (производственный) аутсорсинг – передача отдельных операций, связанных с производством, разработкой, хранением (частичный аутсорсинг) или всего цикла производства (полный аутсорсинг) внешней компании (аутсорсеру);
• Функциональный (аутсорсинг бизнес-процессов) – передача внешним исполнителям отдельных функций, необходимых для ведения бизнеса, но которые не являются основными (реклама, хранение и обработка информации, управление персоналом, бухгалтерский учёт и т.д.);
• Ресурсный аутсорсинг – специфическое направление, предусматривающее отказ от производства собственных ресурсов, необходимых для ведения бизнеса, в пользу получения их со стороны на основе аренды зданий, сооружений, производственных мощностей и производственных комплексов.

По числу параметров различают аутсорсинг:

• Простой - у компании - заказчика имеются договорные отношения с одним поставщиком услуг;
• Совместный - имеются несколько аутсорсеров, выполняющих различные по характеру функции.

Крупные корпорации и компании, в структуру которых входят однотипные предприятия, расположенные на большом географическом полигоне, применяют локальный (в конкретном центре - месте) и региональный (аутсорсинг деятельности в регионе) аутсорсинг. Локальный аутсорсинг может быть применён для конкретной территории с развитой инфраструктурой или промышленного центра. Особенность локального аутсорсинга - наличие нескольких учреждений одного профиля деятельности, что порождает конкуренцию. Региональный аутсорсинг представляет собой передачу конкретной функции или вида деятельности, общих для нескольких регионов.

По отношению к орг. структуре компании - заказчика:

• Внутренний - создание внутри основной структуры дочерних подразделений с их последующим выделением;
• Внешний - передача функций и операций внешней организации.

Внутренний аутсорсинг предполагает иерархическую кооперацию взаимосвязи основной компании и созданных ею структур. Внешний аутсорсинг является рыночно ориентированным и предполагает наличие партнёрских отношений, рассчитанных на среднесрочное и долгосрочное сотрудничество.

Аутсорсинг услуг по ИТ-консультированию — это консультационные услуги, в той или иной степени затрагивающие информационные технологи. Учитывая возрастающую интеграцию ИТ в управление бизнес-процессами, услуги ИТ консалтинга приобретают все более существенное значение.

Поставщиком услуг ИТ-консультации могут являться как компании-аутсорсеры, специализирующиеся на информационных технологиях, так и независимые специалисты. Выбор исполнителя, может быть, продиктован конкретными задачами или целями компании, но стоит учитывать тот факт, что консультация ИТ-специалиста, работающего в одиночку, обычно, узконаправленна, тогда как возможности компании гораздо шире.

Главной целью любой ИТ консультации является оптимизация процессов и управления информационными ресурсами компании. Экспертный ИТ аудит помогает:

• сократить издержки на содержание IT инфраструктуры;
• увеличить скорость работы программного и аппаратного обеспечения;
• повысить безопасность информационных сетей и баз данных;
• обозначить уровень подготовки персонала, ответственного за ИТ сети.

1.3 Достоинства и недостатки аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь.

Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

Достоинствами аутсорсинга можно считать:

1. Избавление компании и руководства от лишней нагрузки (текучка кадров, низкая квалификация и б/листы)
2. Концентрация собственных ресурсов (персонал, оборудование и т. д.) на основных видах деятельности
3. Передача ответственности за выполнение конкретной функции
4. Снижение себестоимости процессов и функций, передаваемых аутсорсеру, и финансовая выгодность услуг
5. Повышение качества выполнения функций и конечной продукции. Качество определяет прибыль и репутацию
6. Перераспределение инвестиционных ресурсов и экономия на аренде помещений для сотрудников,
7. Доступ к новейшим технологиям, к ресурсам, которых нет у компании
8. Повышение надежности выполнения функций и на бизнес-процессы.

Недостатками аутсорсинга можно считать:

1. Малое количество на рынке аутсорсеров и потенциальный диктат монополиста со стороны возможного аутсорсера
2. Отсутствие надёжных поставщиков услуг аутсорсинга в секторах бизнеса
3. Снижение оперативности бизнес-процесса ниже требуемого уровня
4. Сокращение или передача персонала другому предприятию
5. Возможность потери контроля над своими ресурсами и принятия неадекватных управленческих решений
6. Риск расставания с партнером-аутсорсером при срочном расторжении договора
7. Усложнение логистического взаимодействия (по времени, функциям) между внутренними системами предприятия и службами аутсорсинговой фирмы
8. Увеличение доли транзакционных издержек
9. Возможность утечки конфиденциальной информации и попадании ее к конкурентам
10. Отсутствие законодательной базы (нет в ГК РФ) и правовые риски

1.4. Критерии выбора компании аутсорсера

По каким критериям должен осуществляться выбор компании аутсорсера?

Первое, на что следует обратить внимание – это репутация компании. Следует изучить сайт компании, отзывы клиентов, упоминания в СМИ. Так вы сможете получить первичное представление об этой компании.

Второе, опыт работы компании. Обязательно нужно обратить внимание на предыдущий опыт работы компании. Если компания надежна, давно на рынке, то всё это у неё должно быть заранее заготовлено. Ведь добросовестные и проверенные провайдеры гордятся своими клиентами.

Третье, это прозрачность цен и открытость. С одной стороны, цена должна быть рыночной. Если тот или иной контрагент предлагает Вам ставку на 20-30 % ниже, чем конкуренты, значит что-то здесь не так. Не может быть, что за столь низкую стоимость Вам предложат достойные услуги. С другой стороны, стоимость кадровых агентств зависит от целого ряда факторов. Это и сроки найма, и количество требуемого персонала, и время их вывода и многое другое.

Наиболее оптимальным будет выбрать компанию, для которой вы будете клиентом среднего размера. Если у Вас работает 20 человек, не выбирайте аутсорсера, который пишет на сайте, что у него сотни клиентов и среди них крупные компании. Для такого поставщика вы будете небольшим клиентом и, может так случиться, что вам не будут уделять достаточно внимания. И наоборот, если вы большая компания, то не берите маленького аутсорсера. Он скорее всего не справится и качество пострадает.

И формальные признаки, которые тоже должны быть рассмотрены:

1) Доверие – оценивается опытность поставщика услуг. Кол-во уже обслуживаемых им клиентов

2) Надежность – оценивается соответствие поставщика требованиям клиентов

3) Обслуживание – Анализируется уровень обслуживания поставщика и сравнивается с уровнем заказчика или с уровнем других поставщиков

4) Экономия средств – сопоставляется уровень цен выбранного поставщика и других поставщиков

5) Гибкость – оценивается способность поставщика работать в условиях изменяющихся условий заказчика

6) Кадровая политика – анализируется к.п. поставщика и возможность влияния ее на сотрудников заказчика

7) Жесткость и либерализм в контракте – выявляется возможность заключения «Жесткого» или «либерального» контрактов по предоставлению аутсорсинговых услуг.

8) Внутренняя квалификация и контроль – оценивается желание поставщика помогать заказчику в поддержании нужной квалификации его сотрудников.

Глава 2. Практическая часть

2.1. Описание Компании

Компания «Южные ворота», была основана в 2015 году, основной род деятельности – транспортные грузоперевозки. Грузоперевозка товаров осуществляется по южным регионам России.

Грузоперевозки осуществляются по Южному федеральному округу (табл. 1)

Таблица 1

Список субъектов ЮФО

При выборе географии базирования компании был выбран именно Южный федеральный округ, по причине низкой конкуренции, более дешевой стоимости рабочей силы, по сравнению с северными регионами страны, возможность круглогодичной эксплуатации общественных дорог без потери скорости доставки товаров.

Среди клиентов компании «Южные ворота», можно выделить различные розничные сети (Магнит, пятерочка, Дикси), магазины одежды (Смешные цены), магазины бытовой техники (1000 мелочей) и т. д. С некоторыми клиентами работа ведется на протяжении всего срока существования компании, с 2015 года.

Компании «Южные ворота» требуется услуги по ИТ-консалтингу, по вопросу улучшения существующей информационной системы, которая удовлетворяла запросы пользователей в первое время работы компании, но в течение 5 лет работы не дорабатывалась и стала «тормозить» и «глючить».

Требуется рассмотреть возможности улучшения данной системы с комментариями от специалистов.

2.1.1. Организационная структура компании