Файл: Интеллектуальные информационные системы. 1 Понятие интеллектуальные информационные системы. Классификация иис.docx

Глава 3. Моделирование деятельности нотариальной конторы

интеллектуальный информационный allfusion process modeler

3.1 Понятие «нотариата»

Защита субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан и организаций в Российской Федерации возложена на различные органы, к которым относится и нотариат. Термин «нотариат» происходит от латинского «notarius», что означает писец, секретарь. Во-первых, нотариат представляет собой систему органов, на которую возложено удостоверение бесспорных прав и фактов, свидетельствование документов, выписок из них, придание документам исполнительной силы и выполнения других нотариальных действий в целях обеспечения защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц. Это не только государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, в эту систему входят и должностные лица органов исполнительной власти, уполномоченные на совершение нотариальных действий; должностные лица консульских учреждений Российской Федерации совершают нотариальные действия на территории других государств; правом совершать отдельные нотариальные действия наделены главные врачи, их заместители по медицинской части, дежурные врачи больниц, других стационарных учреждений, а также директора и главные врачи домов для престарелых и инвалидов, командиры воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений и ряд других лиц. Должностные лица органов исполнительной власти могут совершать нотариальные действия в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса. По своему характеру и выполняемым функциям нотариат относится к числу органов государственного управления. Это обусловлено тем, что совершение нотариальных действий возложено только органом, обладающим определенными властными полномочиями (например, властное подтверждение в бесспорном порядке субъективных прав и обязанностей физических и юридических лиц, принятие охранительных мер путем наложения запрещений и ареста на имущество и др.). Во-вторых, это отрасль законодательства, нормами которой регулируется нотариальная деятельность. И в первую очередь, деятельность нотариата в нашей стране организована в соответствии с требованиями Основ законодательства о нотариате. Однако не следует считать, что только названный Закон регулирует деятельность нотариуса. Круг законодательных актов, так или иначе организующих деятельность нотариуса или

---

совершение конкретных нотариальных действий, достаточно широк, и главенствующее место в нем занимают Гражданский кодекс Российской Федерации и Гражданский кодекс РСФСР 1961 года в части наследственного права, Семейный кодекс Российской Федерации, Гражданско- и Уголовно-процессуальные кодексы РСФСР, Закон о госпошлине и другие.

Определяющим правовую природу нотариата признаком следует считать юрисдикционную, правоохранительную функцию. С одной стороны, она является продолжением, детализацией функции Министерства юстиции по организации юридических услуг и правовой помощи. Подчеркивается, что реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, ведет Министерство юстиции РФ. С другой стороны нотариат и суд осуществляют единую функцию предварительного и последующего контроля за законностью в гражданском обороте.

Поэтому их деятельность тесно соприкасается - суд рассматривает жалобы на нотариальные действия или отказ в их совершении, нотариальные акты оспариваются в порядке искового производства в суде или арбитражном суде, при совершении некоторых действий нотариальный орган, как и суд; руководствуются нормами ГПК, принудительное взыскание по исполнительной надписи осуществляется по правилам исполнительного производства и др. В отличие от суда, который рассматривает в гражданском процессе споры о праве, нотариат выполняет функции, направленные на предупреждение гражданских нарушений в будущем. Таким образом, деятельность нотариата имеет предупредительный характер.

Итак, мы установили, что нотариат - это, прежде всего, система государственных органов, наделенных действующим законодательством правом совершать нотариальные действия, а также это отрасль законодательства, нормами которой регулируется нотариальная деятельность.

3.2 Краткая информация о нотариальной конторе

Служба «Нотариальная контора» (г. Новочебоксарск) организована в 2000 году. Сегодня спектр услуг компании включает:

 совершение всех предусмотренных Основами нотариальные действия в интересах граждан и юридических лиц;

 составление проектов сделок, заявлений, других документов. В связи с предоставлением нотариусу права удостоверять любые, не противоречащие действующему в Российской Федерации законодательству сделки между гражданами или юридическими лицами зачастую составление проекта сделки под силу только нотариусу. При

---

этом нотариус выясняет условия сделки, разъясняет ее последствия, проверяет, не будут ли ущемлены данной сделкой чьи-либо права, каждую позицию сделки обсуждая со всеми ее участниками. Если же к нотариусу обратились лица, имеющие составленный самими проект сделки, отвечающий требованиям законодательства и соблюдающий права и обязанности сторон, третьих лип, нотариус вправе удостоверить его. Важно, чтобы в любом случае договор или иной нотариально удостоверенный документ не противоречили требованиям законодательства;

 изготовление копии документов и выписки из них. Под этим подразумевается не свидетельствование верности копии подлиннику документа и выписки из него как нотариальное действие, а именно изготовление копии, то сеть копирование документа с использованием технических средств или собственноручно;

 истребование как от физических, так и юридических лиц сведения и документы для совершения нотариальных действий. В случае непредставления нотариусу необходимых для совершения нотариального действия сведений или документов нотариус вправе отказать в его совершении.

Основные бизнес-процессы компании - планирование обращений за нотариальными услугами, прием и регистрация нотариальных услуг, их выполнение и расчеты с клиентами.

С ростом объема клиентов, появлением новых услуг в нотариальной конторе появились проблемы, связанные с отсутствием автоматизации. Обработка всей информации, начиная от приема заказов и заканчивая взаиморасчетами с клиентами, получение отчетов выполняются вручную. В этих условиях часть принятых заказов теряется, возможность ознакомиться с историей взаимоотношений с клиентом отсутствует. Даже постоянным клиентам каждый раз при обращении к нотариусу приходится сообщать секретарю полностью свои данные, а для получения элементарного отчета требуется зачастую несколько дней работы. В дни пик, например в выходные дни, поступление непрерывных клиентов приводит к появлению очереди. Обработка данных вручную не позволяет максимально быстро принимать заказы.

Учитывая сложившуюся ситуацию, руководство компании приняло решение о внедрении на предприятии автоматизированной системы

---

, которая позволила бы максимально сократить время приема заказа.

Адрес и телефон - г. Новочебоксарск, ул. Винокурова, 49; телефон: 46-55-12, факс: 467-1955.

Время работы: с 08:30 до 17:00 (вторник, среда, четверг, пятница), с 08:30 до 18:00 (понедельник), с 09:00 до 18:00 (суббота, воскресенье), обед: с 12:00 до 13:00.

Контактные лица

Димитриев Дмитрий Михайлович - нотариус;

Иванов Иван Сергеевич - помощник нотариуса;

Алексеева Надежда Владимировна - секретарь;

Григорьева Анастасия Ивановна - главный бухгалтер.

Сотрудники

На момент проведения диагностики штат компании составляет 16 сотрудников.

Основными целями проекта автоматизации компании «Нотариальная контора» являются:

 автоматизация работы базы данных клиентов;

 разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы, позволяющей организовать на более качественном уровне хранение, учет, нахождение и отображение запрашиваемой информации;

 обеспечение большей защиты информации от несанкционированного доступа;

 разработка и внедрение автоматизированного учета информации, позволяющей наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными;

 повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе.

---

3.3 Видение выполнения проекта и границы проекта

В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях «Нотариальная контора»:

 отдел приема заказов;

 отдел кадров;

 отдел выполнения заказов;

 бухгалтерия.

Отдел приема заказов - реализация возможности поддержки неограниченного количества потоков заказов (радиоканалов). При включении автоматического режима распределения заказов по потокам можно будет задать определенный процент заказов, который должен попадать в каждый поток, а также соотношение попадания заказов в потоки в зависимости от формы оплаты.

С вводом автоматизированной системы на предприятии решится проблема, связанная с ведением «черных списков» телефонов и адресов. Сейчас секретарь записывают в журнал информацию о телефонах и адресах, с которых нельзя принимать заказы, и причины отказа в оказании услуг. При этом каждый раз до оформления заказа оператор обращается к этому журналу для проверки заказчика.

Отдел кадров - планируется создание нескольких подсистем автоматизированного ведения графиков работы сотрудников.

Отдел выполнения заказов - в процессе совершенствования системы в ней будет реализован блок «бонусные программы», который обеспечит проведение различных акций, предоставление скидок, что невозможно было сделать при неавтоматизированном режиме работы.

Бухгалтерия - планируется создание нескольких подсистем автоматизированного ведения взаиморасчетов с сотрудниками и клиентами. В рамках каждой подсистемы будут предусмотрены учет приема и выдачи денежных средств, ввод необходимых начислений и удержаний, могут производиться корректировки, формирование отчетности о состоянии задолженности. Используя возможности системы, будут обеспечиваться формирование отчетов по принятым, выполненным и отмененным заказам за произвольный период, отчетов по сумме выручки, отчетов по заработной плате сотрудников.

Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, взаиморасчеты с поставщиками. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами.

---