Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования.pdf

Другие полезные функции проектного офиса на третьей стадии зрелости включают проведение запланированных аудитов проектов и инициирование аудитов критических проектов.

Следует отметить, что на третьем этапе проектный офис уже имеет достаточно высокий уровень зрелости, и переход к следующему этапу связан, прежде всего, с необходимостью внедрения управления портфелем в компании^[14]. Важно иметь в виду, что для того, чтобы перевести офис проекта на четвертую стадию зрелости, помимо развития самого офиса проекта, необходимо также разработать (возможно, реструктурировать) саму компанию и готовность руководства к использовать формализованный подход к стратегическому управлению. Однако, если у компании мало проектов, внедрение принципов управления портфелем в компании не является обязательным.

Шаг IV - Стратегическое управление портфелем. Ключевой функцией проектного офиса на данном этапе является оптимизация управления портфелем на основе разработанной методологии. Офис проекта от имени руководства подготавливает информацию для принятия решений по управлению портфелем.

Основные характеристики четвертого этапа зрелости: управление осуществляется по принципу правильных поступков; особое внимание уделяется предмету экспертизы; в управлении портфелем используются академические подходы (информационная система управления портфелем проектов - ISPSP, формализованные методы, основанные на специализированном математическом аппарате, в том числе методы финансового анализа проектов в качестве инвестиций).

Большое количество проектов может вызвать конфликт интересов, который можно выровнять благодаря грамотному управлению портфелем.

Проектный офис, уровень развития которого соответствует четвертому этапу, востребован не во всех компаниях. Как отмечалось ранее, компания и руководство должны быть готовы к внедрению управления портфелем. Компания должна иметь определенные предпосылки для развития управления портфелем, такие как: формализованная стратегия, метрики для оценки проектов на соответствие стратегии, определенная культура принятия управленческих решений, прозрачность методов управления^[15].

В будущем офис проекта может быть улучшен в рамках четвертого этапа, но это не означает отказ от реализации и развития функций, приобретенных на первых трех этапах зрелости.

2.2. Критерии эффективности проектного офиса

Очевидно, что классическое экономическое обоснование разделения затрат практически невозможно и не нужно, поскольку проектный офис является своего рода инструментом управления, как, например, интегрированные средства автоматизации.

Чтобы обосновать свою полезность, проектный офис, как и любое подразделение компании, должен регулярно проводить оценку эффективности своей деятельности. На каждом этапе зрелости могут использоваться собственные критерии эффективности. И хотя на первых двух этапах мы можем больше говорить об оценке эффективности выполнения проектным офисом своих функций, чем об оценке его деловой полезности, применение предложенных критериев эффективности в конечном итоге приводит к выводу о полезности этого структурного подразделения для компания в целом^[16].

Для оценки эффективности работы проектного офиса могут быть использованы как количественные, так и качественные показатели эффективности.

На первом этапе работу проектного офиса можно считать эффективной, если:

• разработана и согласована методология управления проектами;

• сформирован первичный реестр проектов;

• обученные участники проектной деятельности;

• была внедрена и использована информационная система для планирования;

• определена предварительная структура базы знаний проектного офиса;

• сотрудники компании проинформированы о создании нового подразделения, поддерживающего проектную деятельность.

При разработке количественных показателей критериев эффективности для первого этапа можно использовать такие метрики, как, например, процентная доля руководителей проектов, обученных методологии управления проектами.

Критерии эффективности для второй стадии зрелости проектного офиса могут основываться на следующих условиях:

• все документы по управлению проектом разработаны и согласованы в соответствии с методологией;

• руководители проектов регулярно обновляют графики и предоставляют отчеты о состоянии проектов;

• осуществляется последовательное наполнение базы знаний проектного офиса;

• формируется и используется корпоративный пул ресурсов;

• Информационная система используется для планирования бюджетов, человеческих ресурсов, а также содержит информацию о контрактах и подрядчиках.

На втором этапе зрелости, конкретные показатели, такие как могут быть использованы для оценки производительности проектного офиса:

• процент фактических графиков в информационной системе управления проектами;

• процент отчетов о состоянии проекта, представленных вовремя;

• оптимальное использование ключевых исполнителей (назначение на правильные проекты), которое определяется, например, как отношение труда ключевых исполнителей, использованного в десяти наименее приоритетных проектах портфеля, к трудовым затратам ключевых исполнителей, используемых в десятке самых приоритетных проектов портфолио;

• качество планирования работ для ключевых исполнителей (правильная оценка затрат на рабочую силу), определяемое, например, как отношение фактической нагрузки ключевых исполнителей за период к планируемой общей нагрузке исполнителей на портфельные проекты.

Уже с третьего этапа зрелости уже можно реально оценить полезность проектного офиса для бизнеса. Критерии эффективности на данном этапе связаны, прежде всего, с эффективностью и результативностью проектов, находящихся под юрисдикцией проектного офиса, поскольку именно на третьем этапе офис проекта, используя накопленную базу знаний, может предложить руководителям проектов свои рекомендации для лучшее планирование и выполнение проектов^[17]. Можно использовать следующие метрики:

• процент проектов, завершенных без установленного срока и в рамках бюджета, который может быть определен, например, как отношение количества проектов, реализованных в срок с первоначальным бюджетом, к общему количеству проектов, выполненных в течение отчетного периода;

• использование стандартов при оценке работы;

• предоставление руководству аналитической отчетности по проектам (на регулярной основе и по запросу);

• точность планирования, которая может быть определена на основе анализа количества отклонений от базовых планов;

• удовлетворенность клиентов, которая может быть оценена, например, по количеству критических ответов на качество продукта десяти наиболее приоритетных портфельных проектов, реализованных в течение отчетного периода.

Основным критерием эффективности на четвертой стадии зрелости является достижение стратегических целей компании за счет оптимизации управления портфелем. При управлении портфелем проекты оцениваются с точки зрения их вклада в достижение стратегических целей, и именно проектный офис с помощью информационной системы готовит решения по портфелю и выполняет все основные процессы управления портфелем^[18]. Это означает, что эффективность выполнения проектов в портфеле напрямую связана с эффективностью проектного офиса. Если все стратегические цели, которые были поставлены перед компанией на определенный отчетный период и могут быть реализованы посредством управления проектами, достигнуты, можно с уверенностью сказать, что проектный офис имеет максимальную полезность для бизнеса компании.

3. Практические аспекты проектного офиса на примере ООО «Мелани»

3.1. Характеристика предприятия ООО «Мелани»

Химчистка «Мелани» работает на рынке бытовых услуг с 2003 года. За это время компания смогла укрепить свои позиции, внедрив передовые технологии химчистки, построив заводы и расширив возможности приема.

Химчистка "Мелани" предоставляет следующие услуги:

• химчистка одежды и тканей.

• химическая чистка кожи, меха и замши.

• тонировка и крашение кожи, замша.

• стирка одежды, тканей.

• Ремонт одежды.

Исходя из спектра перечисленных услуг, можно сделать вывод, что среди предлагаемых услуг есть услуги, которые удовлетворяют потребности, для которых существуют альтернативные способы удовлетворения, а также есть такие, для которых решение является уникальным.

Процесс предоставления услуг эксклюзивной химчистки "Мелани" соответствует международным стандартам предоставления услуг класса "люкс" компанией химчистки.

Химчистка изделий (одежда, ковры, шторы, мех, кожа) на фабрике осуществляется в управляемых компьютером машинах химчистки последнего поколения. Компания внедрила собственную технологию химической чистки. Химчистка ковров осуществляется с использованием технологии Dry Stream ™, химчистки одежды, штор по технологии Clean Fabric ™, химической чистки мягкой мебели и салона автомобиля Wet & Dry Clean ™. Это эффективные, деликатные процессы очистки, которые способствуют не только восстановлению первоначальной чистоты продуктов, но и улучшению их внешнего вида.

Химчистка предметов интерьера в домашних условиях не может полностью соответствовать стандартам качества обслуживания класса люкс. Исключение можно сделать только для химчистки, водной чистки мягкой мебели, некоторых видов штор, шерстяного ковра.

Химчистка "Мелани" предоставляет услуги по принципу полной конфиденциальности клиента. Вся информация, которой доверяет клиент, защищена. Химчистка не размещает ее в открытых источниках, например, на сайте www.evrohimchistka.ru и других рекламных и информационных площадках, и не публикует без согласия клиента фотографии и видео продуктов до, во время и после сухой чистка. Ни при каких обстоятельствах, например, в рекламных целях, не упоминаются имена клиентов, объекты обслуживания и другая информация, раскрытие которой противоречит принципу конфиденциальности предоставления услуг.

Конфиденциальность гарантируется в договоре на обслуживание и не ограничена во времени.

Администрация города неоднократно в своих выступлениях отмечала недостаточное обеспечение населения города бытовыми услугами, в частности услугами прачечной и химической чистки.

Таким образом, есть основания полагать, что продукция Melanie LLC нашла своего потребителя. Нет сомнений, что люди нуждаются в химической чистке и стирке с точки зрения предпринимательства.

Услуги, предоставляемые новым предприятием «Мелани», превосходят по качеству те, которые предлагают конкуренты, а цены на многие виды услуг ниже.

ООО «Мелани» работают с 10.00 до 20.00 и имеют выходные в понедельник и вторник, располагается в месте основного потока жителей (центр города, крупный торговый центр, автобусные остановки); Приемная имеет рабочее время с 10 до 20 и семь дней в неделю, что создает дополнительные удобства и позволяет привлечь больше посетителей. Проводит небольшую рекламную кампанию информативного характера для установления первоначального спроса; приемный пункт будет оборудован рекламными щитами, а также оформлен с использованием фирменной атрибутики «Феи»; Дизайн осуществляется силами и средствами "Фей".

Таким образом, есть много причин полагать, что проектируемое предприятие обладает достаточно весомыми преимуществами, по сравнению с его конкурентами стало целесообразным открывать филиал с точки зрения конкуренции.

Принимая во внимание удобное расположение, качественные помещения с минимальной арендной платой, а также протекционистскую политику в отношении отношений с торговыми инспекциями и санитарно-эпидемиологической службой города. Филиал прачечной Angel of Purity - единственный конкурент в городе.

Для достижения высокой конкурентоспособности организованного предприятия ожидается использование высокотехнологичного импортного оборудования, разумные цены и качество услуг, а также короткие сроки поставки.

Химчистка "Мелани" предоставляет долгосрочную гарантию на весь ассортимент дорогих высококачественных продуктов, принятых в химическую обработку. Сроки действия гарантий приведены в Таблице 1. В настоящее время условия предлагаемых гарантий, степень доверия потребителей - владельцы предметов гардероба, предметов интерьера, суммы покрытия убытков на рынке услуг химчистки делают не имеют аналогичных предложений.

Таблица 1. Сроки действия гарантий и ответственность

№ Группа изделий Персональная гарантия Ответственность