Файл: Методические указания по организации самостоятельной работы студентов Для подготовки к лабораторной работе необходимо повторить следующий теоретический материал таблица, поле, запись, ячейка, ключ, типы данных в ms access, целостность данных.doc

1 ОЗНАКОМЛЕНИЕ СО СРЕДОЙ MS ACCESS

1.1 Цель работы
Научиться работать в среде MS Access, создавать таблицы и редактировать их. Научиться создавать запросы разных видов. создавать формы и создавать отчеты, применять группировку данных в отчете, использовать макросы для организации интерфейса с пользователями.
1.2 Методические указания по организации самостоятельной работы студентов
Для подготовки к лабораторной работе необходимо повторить следующий теоретический материал: таблица, поле, запись, ячейка, ключ, типы данных в MS Access, целостность данных; запросы; сортировка в запросе; вычислительные поля в запросе; язык SQL, форма, элементы управления в формах; отчеты, групповые операции в отчетах; макросы.
1.3 Порядок выполнения работы и методические указания по ее выполнению
В процессе выполнения данной лабораторной работы необходимо создать БД студенческого общежития. При этом должны реализовываться следующие функции:

• 
  выдача необходимой информации в виде запросов;
  
• 
  автоматизированное поселение студента в общежитие (выбор номера комнаты из числа подходящих по некоторым критериям);
  
• 
  формирование пропусков и квитанций для студентов (с использованием отчетов);
  
• 
  удобный просмотр текущего расселения студентов по комнатам.
  

1.3.1 Создания новой базы данных

Программа MS Access похожа на другие Windows-программы. Главное окно MS Access содержит меню, панели инструментов, строку состояния, рабочую область.

Сразу после того, как запущен MS Access и на экране все еще находится диалоговое окно, следует выбрать Новая база данных.

Если диалогового окна уже нет, тогда следует выполнить команду Файл/Создать или нажать кнопку Создать ( ) на панели инструментов. Появится диалоговое окно Создание файла. При двойном щелчке на команде Новая база данных появится диалоговое окно Файл новой базы данных.

В поле Имя файла следует ввести название новой БД, (например, Общежитие) и нажать кнопку Создать. MS Access создаст новую БД. На экране появится окно новой, пустой БД.
1.3.2 Создания таблиц в режиме конструктора

Надо создать таблицу

---

Студенты (см. рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Таблица Студенты

Для создания таблицы в окне БД следует перейти на закладку Таблицы, затем дважды щелкнуть на команде Создание таблицы в режиме коструктора.

В конструкторе таблиц в первой пустой строке в столбце Имя поля следует ввести Код студента. Для перехода к столбцу Тип данных следует нажать клавишу Tab. В столбце Тип данных с помощью выпадающего меню следует выбрать тип поля - Счетчик. В нижней половине окна есть секция свойств поля, которая отображает свойства избранного типа поля. В столбце Описание приводится описание поля. Вводить его не обязательно, таблица создается и без него.

Следует создать другие поля данной таблицы, повторяя предыдущие действия.

В каждой таблице должно быть поле с уникальным значением для каждой записи. Чтобы назначить ключевое поле, следует, выделив поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, нажать кнопку Ключ ( ) в панели инструментов. Слева от имени поля появится символ ключа.

Для сохранения таблицы следует нажать кнопку Сохранить ( ) в панели инструментов, дать имя таблице, и нажать кнопку Ok.

Аналогично следует построить таблицы, показанные на рис. 1.2. В поле Скидка следует установить формат поля Процентный и размер поля Одинарное с плавающей точкой. Чтобы в поле Дата заселения в таблице Студенты по умолчанию ставить текущую системную дату, в поле Значение по умолчанию следует ввести «Date()» - функцию, которая возвращает текущую системную дату.

Рисунок 1.2 - Таблицы БД Общежитие

1.3.3 Связи между таблицами

Если, находясь в окне БД, нажать кнопку Схема данных ( ) на панели инструментов, то откроется окно Схема данных (рис. 1.3). Если схема данных ни разу не сохранялась, то также появится диалоговое окно Добавление таблиц

---

. Следует выбрать таблицу Студенты и нажать кнопку Добавить. Также добавить на схему другие таблицы. После этого нажать Закрыть. В окне Схема данных каждая таблица появится в своем окне.

Рисунок 1.3 - Связи между таблицами

Для установления связи между таблицей Студенты и Комнаты следует выбрать поле № Комнаты в таблице Студенты, и, держа нажатой кнопку мыши, перетянуть курсор из этого поля (он примет вид маленького прямоугольника) на поле № Комнаты в таблице Комнаты. Появится диалоговое окно Связи. В данном окне следует выбрать параметры Обеспечение целостности, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей и нажать кнопку Создать. Будет создана связь, которая отобразится в виде линию между двумя полями в окне Схема данных.

Аналогично устанавливаются другие связи (рис. 1.3).

Для изменения связей необходимо дважды щелкнуть по линии между двумя таблицами и внести изменения.

Для удаления связи необходимо щелкнуть по линии между двумя таблицами, нажать клавишу Delete, ответить Да для подтверждения удаления, и связь исчезнет.
1.3.4 Введение данных в таблицу

Для ввода данных в таблицу следует открыть ее в режиме таблицы, щелкнуть первую пустую ячейку, ввести данные и перейти к следующей ячейке. Переход между ячейками осуществляется при нажатии клавиши Tab. Если, находясь в последнем поле записи нажать Tab, то, в случае правильного ввода данных, осуществится переход к первому полю следующей записи, при этом введенная строка будет автоматически сохранена в базе данных. Чтобы отказаться от введения данных надо нажать клавишу Esc, не оставляя текущей записи. При вводе данных поля типа Счетчик нужно пропускать, не вводя в них ничего, они будут автоматически заполнены.

Необходимо заполнить все таблицы базы данных информацией по 5-6 записей в каждой таблице.
1.3.5 Создание простого запроса с помощью мастера.

Необходимо создать запрос, отображающий информацию о студентах. Для начала работы с запросами следует выбрать закладку Запросы в окне БД. Для создания простого запроса с помощью мастера следует выбрать пункт Создание запроса с помощью мастера, появится диалоговое окно Создание простых запросов (рис. 1.4).

---

Следует выбрать таблицу Студенты в выпадающем списке Таблицы/ Запросы, в списке Доступные поля выбрать поле ФИО и нажать кнопку «>». Это поле переместится в список Выбранные поля. Также следует добавить поля Группа, №Комнаты. Далее следует в списке Таблицы/ Запросы выбрать таблицу Комнаты, в списке Доступные поля выбрать поле Стоимость и нажать кнопку «>». Из таблицы Льготы добавить поля Тип льготы, Скидка. После того как все поля будут добавлены, следует нажать кнопку Далее, в появившемся окне указать тип отчета Подробный, в следующем окне в поле ввода текста задать имя запроса Информация о студентах и нажать кнопку Готово для отображения результатов запроса.

Рисунок 1.4 – Окно мастера простых запросов

В данном запросе необходимо ввести вычисляемое поле Оплата, в котором будет отображаться сумма оплаты за проживание в комнате студентом с учетом льготной скидки. Для этого необходимо перейти в режим конструктора (кнопка ), в первом пустом столбце ввести следующее выражение: Оплата: [Стоимость] - [Стоимость] * [Скидка]. Данное выражение также может быть построено с использованием инструмента Построитель выражений (кнопка на панели инструментов ). Далее следует запустить запрос на выполнение, перейдя в режим таблицы с помощью кнопки .

Чтобы в получившемся запросе отобразить фамилии студентов в алфавитном порядке, необходимо в режиме конструктора в строке Сортировка в поле ФИО в выпадающем списке выбрать значение По возрастанию. Чтобы отменить сортировку по полю, следует выполнить эти же действия, но выбрать значение Отсутствует.

С помощью условий отбора можете выбрать нужные записи, которые будут появляться в результатах запроса. Например, чтобы в данном запросе выводить информацию только о студентах, имеющих льготы, следует в режиме конструктора запроса в строке Условие отбора в столбце Скидка ввести выражение > 0. Дополнительное условие можно ввести в строке

---

Или.
1.3.6 Создание нового запроса в режиме конструктора

Необходимо создать запрос, отображающий информацию о комнатах. На закладке Запросы в окне БД следует выбрать пункт Создание запроса в режиме конструктора, появится диалоговое окно Добавление таблиц (рис. 1.5), в котором перечислены все таблицы БД.

Рисунок 1.5 - Диалоговое окно Добавление таблиц

В данном окне надо щелкнуть на таблице Комнаты, а потом на кнопке Добавить, потом щелкнуть на таблице Студенты, и опять на кнопке Добавить и нажать кнопку Закрыть. Откроется окно запроса в режиме конструктора (рис. 1.6).

Рисунок 1.6 - Окно «Режим конструктора»

При создании запроса «с нуля» первое, что надо сделать, это добавить к запросу необходимые поля, которые находятся в производном источнике данных (таблице или запросе). Можно также использовать эту процедуру для добавления дополнительных полей в запрос.

Существует два способа добавления поля к запросу.

Первый способ. Щелкнуть на строке Имя таблицы в первом пустом столбце, раскрыть список и выбрать в нем таблицу Комнаты. Щелкнуть на строке Поле в этом же столбце. Раскрыть список и выбрать в нем поле № комнаты (рис. 1.6).

Второй способ. В окне таблицы Студенты, которое находится в верхней части окна конструктора запроса (рис. 1.6) выделить поле Пол, щелкнув по нему курсором мыши, захватить это поле и перетянуть его в строку Имя поля первого пустого столбца (захватить и перетянуть — курсор мыши поместить на подмеченное поле, нажать левую клавишу и не отпуская ее, переместить курсор мыши в место назначения, где и отпустить левую клавишу). В этом столбце заполненными окажутся поля Имя поля и Таблица.

Для того чтобы поле отображалось на экране, следует установить контрольную пометку в строке Вывод на экран для соответствующего поля.

Далее следует добавить в запрос поле Количество.

Запрос следует сохранить под именем Характеристика комнат. При просмотре данного запроса можно увидеть, что информация в нем отображается о комнатах, в которых поселен хоть один человек, но было бы интересно видеть информацию и о свободных комнатах. Для этого необходимо изменить вид связи между таблицами в окне конструктора запроса. Следует щелкнуть на связи, нажать правую кнопку мыши, выбрать в контекстном меню команду

---