Файл: Для экзамена по информатике.doc

Сортировка и фильтрация данных

Для сортировки данных в таблице щелкните по любой ее непустой ячейке и нажмите одну из кнопок на панели инструментов:

- сортировка по возрастанию;

- сортировка по убыванию;

в результате будет проведена сортировка сплошной части таблицы, не имеющей пустых строк или столбцов. Заголовки (подписи) столбцов в процесс сортировки по умолчанию не попадают. При сортировке таблицы, в которой нет выделенных областей, строки переставляются целиком.

Сортировка по нескольким параметрам.

Процедура сортировки допускает до трех полей-столбцов, по которым можно провести последовательную сортировку. Если строки имеют одинаковые значения в первом указанном столбце, то сортировка выполняется по значениям второго столбца и т.д. В случае, когда сортировку нужно провести по более, чем трем столбцам, например, по столбцам А, В, С, D в порядке убывания приоритета, то отсортируйте таблицу сначала по столбцу с минимальным приоритетом – D, а затем одновременно по А, В и С.

Для выполнения сортировки щелкните по ячейке таблицы либо выделите диапазон ячеек – область сортировки. Затем войдите в меню Данные – Сортировка и в открывшемся диалоге Сортировка диапазона , задайте столбцы для сортировки (всего их может бытьтри).

Сортировку удобнее всего задавать в такой последовательности, которая отвечает лучшему восприятию информации, представленной в таблице.

Сортировка диапазона.

Обычно в качестве полей сортировки используют столбцы, а не строки, хотя процедура допускает сортировку и по строкам. Последнее реализуется, если в диалоге сортировки нажать кнопку Параметры и в следующем диалоге Параметры сортировки становить переключатель Сортировать столбцы диапазона.

В диалоге Параметры сортировки имеется также флажок Учитывать регистр – при его установке слова, начинающиеся с пропиской буквы, будут сортироваться раньше слов, начинающихся со строчной буквы. В списке Сортировка по первому ключу содержаться варианты сортировки, отличные от сортировки по возрастанию или убыванию, например, упорядочение данных по дням недели и по месяцам.

Отбор записей с помощью средства Автофильтр

Отбор записей, или фильтрация представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. В Excel предусмотрены два режима фильтрации: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Из названия средства Автофильтр следует, что оно должно представлять собой простой и автоматизированный инструмент фильтрации данных. Это средство вызывается командой Данные – Фильтр – Автофильтр. В применении автофильтра следует различать два случая.

Фильтрация без выделения диапазона.

Если перед выполнением фильтрации не был выделен диапазон, то после команды Автофильтр справа от названия каждого столбца появится кнопка с раскрывающимся списком (Рис. 12). Этот список открывают позиции Все, Первые 10…, Условие…, список пункты Пустые и Непустые. Прокрутив список, вы можете выбрать необходимый вам элемент. Сразу после этого на экране останутся лишь записи, прошедшие фильтрацию, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных строк окрашены по умолчанию в синий цвет. Вы можете продолжить фильтрацию, указывая в списках других столбцов необходимые элементы, а можете вернуться к исходному виду таблицы, отметив в списке пункт Все.

Для полной отмены процедуры фильтрации нужно войти в меню Данные – Фильтр - Автофильтр.

Фильтрация выделенного диапазона.

Если перед вызовом команды Автофильтр был выделен диапазон ячеек, то в списках элементов для фильтрации будут указаны лишь столбцы из этого диапазона. Отметив пункт Все, Первые 10, Условия.

Пользовательский автофильтр.

Точные критерии для фильтрации можно задать с помощью пункта Условие, который имеется в раскрывающихся списках автофильтра. Если отметить этот пункт, то появится диалог Пользовательский автофильтр, в который нужно ввести условие фильтрации по соответствующему столбцу. Название этого столбца отображается в верхней части диалога над строками ввода условий.

В диалоге Пользовательский автофильтр возможно задание двух условий, записанных через операторы сравнения =, <, >, … и объединенных логическим И, либо ИЛИ. Выбрать нужный оператор сравнения можно из раскрывающегося списка, а значение, с которым будут сравниваться элементы, можно легко записать, если пользоваться масками * и?.

Диаграммы и графики. Построение диаграмм и графиков.

Программа MS Excel обладает замечательной возможностью представлять число­вые данные, находящиеся в ячейках таблицы, в наглядной графической форме - в виде диа­граммы, изображающей изменение числовых данных по строке или столбцу таблицы. Средства программы могут использоваться для быстрого и высококачественного создания и включения в рабочий лист диаграмм самых различных типов - линейных, столбчатых, круго­вых, гистограммных, объемных и т.д. Большинство из этих типов диаграмм имеют несколько разновидностей.

Все диаграммы, за исключением круговой и объемной, имеют две оси: горизонтальнуюось или ось категорий, и вертикальную ось или ось значений. Круговая диаграмма вообще не имеет осей. Включаемые в документ диаграммы могут, по желанию пользователя, снаб­жаться заголовком, разметкой и названиями осей, координатными сетками и так называемой легендой - списком использованных в диаграмме условных обозначений.

Заголовок диаграммы

Легенда

Алгоритм построение диаграмм

1. Оформить на листе данные для построения диаграммы в виде таблицы вместе с заго­ловками столбцов (строк). Для того чтобы были подписаны оси на графике и со­ставлена легенда, необходимо исходные данные выделить вместе с заголовками столб­цов и строк. (Термин легенда обозначает прямоугольник, в котором указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной серии данных.)

2. Выделить данные, необходимые для построения диаграммы. Нажать на значок Мастер

Диаграмм или выберите из меню команду Вставка - Диаграмма. Появится первое диалоговое окно Мастера Диаграмм - Мастер Диаграмм: шаг 1 из 4. Выбираем тип диа­граммы из представленных. Нажимаем кнопку Далее.

3. Диалоговое окно Мастера Диаграмм - Мастер Диаграмм: шаг 2 из 4 позволяет изменить данные для построения диаграммы если вы забыли или неверно выделили их перед началом работы. Если все диапазоны выделены верно, то нажимаем кнопку Далее.

4. Диалоговое окно Мастера Диаграмм - Мастер Диаграмм: шаг 3 из 4 отвечает за на­глядность диаграммы: название всей диаграммы, подписи осей, наличие легенды, сетки и др.(при построении некоторых видов диаграмм некоторые из перечис­ленных элементов могут отсутствовать) После добавления всех необходимых элемен­тов нажимаем кнопку Далее.

5. Диалоговое окно Мастер Диаграмм: шаг 3 из 4 определяет, где будет находиться диа­грамма: на другом листе или рядом с таблицей. На этом этапе мы заканчиваем по­строение диаграммы и нажимаем кнопку Готово.

В Excel существует возможность при необходимости изменять внешний вид диаграмм по своему вкусу или для придания им соответствующего вида. Это называется либо настройкой диаграмм или их редактированием.

Для выделения всей области диаграммы достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. При этом выделится некоторое поле, (поле - область диаграммы, заключенная внутри прямоугольной рамки, на рамке появляются прямоугольные прокрутки). Если подвести указа­тель мыши к этим прямоугольникам, то указатель изменит вид. В этот момент размеры рамки можно изменить.

Двойной щелчок на поле диаграммы делает доступным для редактирования внут­ренние объекты. Внутренними объектами диаграммы являются: легенда, заголовок, надписи осей, разметка осей, сетка, все поле графика и каждый график в отдельности. Чтобы отметить внутренний объект, надо установить указатель мыши на элементе и выполнить Щелчок на нем.

Чтобы вызвать контекстное меню - Щелчок правой клавишей мыши. Данные в табли­це и линии графика связаны между собой. Если изменить данные в таблице, то изменят­ся и вид всей диаграммы.

Редактирование поля диаграммы осуществляется вызовом контекстного меню. Здесь можно: Вырезать, копировать - весь график можно вырезать или скопировать в буфер обмена; Очистить - очистить поле графика;

Редактировать объект - перейти к редактированию внутренних объектов диаграммы; Формат объекта - изменить общий вид поля диаграммы. При активизации вкладки можно выбрать стиль, цвет, толщину линий обводки, положить тень, скруглить углы, а также за­лить поле графика цветом, заштриховать или сделать прозрачным.

Редактирование поля диаграммы в режиме редактирования внутренних объектов вы­зывается двойным щелчком по полю диаграммы и нажатием правой клавиши мыши, появляется контекстное меню:

Вставить названия - вставит заголовок диаграммы и названия осей.

Сетка - вставить разметку в поле графика.

Вставить оси — вставить названия осей.

Метки значений - подписать на графике значения функции или метки.

Формат области построения - отредактировать поле графика или поменять тип диаграммы.

Тип диаграммы - поменять тип диаграммы.

Столбиковые диаграммы. В Excel имеются два типа столбиковых диаграмм: 1) вертикально ориентированные - гистограммы, и 2)горизонтально ориентированные - полосовые. Эти диа­граммы удобны для сравнения дискретных значений из нескольких радов данных.

Лепестковые диаграммы. В лепестковой диаграмме значение каждой точки данных опреде­ляет ее расстояние от центральной точки. Угол радиуса определяется положением точки в ряде данных. Эти диаграммы удобно использовать для представления или сравнения значений рядов данных в целом, а не значений отдельных точек. Абсолютное совокупное значение ряда про­порционально области охватываемой значениями этого ряда. С помощью лепестковой диа­граммы можно легко показать сезонные колебания.