Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Обзор существующих барьеров коммуникаций).pdf

Введение

В любом виде деятельности, люди способны обмениваются различными представлениями, мыслями и идеями. Это можно рассматривать таким термином как информация, а сам процесс коммуникации является процессом обмена информацией.

Важно отметить, что обмен информацией затрагивает сейчас практически все виды основной деятельности человека, в том числе и управленческой. Благодаря такому подходу, коммуникацию можно назвать важным связующим процессом.

Самый важный и основной инструмент у менеджера, которым он обязан распоряжаться правильно – это информация. Если ее правильно трактовать, передавать и, в целом, использовать, то менеджер может управлять, организовывать и мотивировать коллег. Важным правилом является способность передавать информацию таким образом, чтобы можно было достичь максимальной адекватной восприимчивости^[1].

Понятие коммуникация имеет несколько трактовок, как и любой другой научный термин. В рамках данной курсовой работы будет рассматриваться и два основных определения, которые и будут является некоторой «опорой»:

– Виханский О.С. под «коммуникацией» понимает следующие: «…обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию^[2], необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации».

– Максимцова М.М. предлагает следующую трактовку данного понятия: «термин «коммуникация» происходит от латинского «communis»^[3], означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию».

Если коммуникационные пути будут налажены плохо, тогда решения могут оказываться ошибочными и люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство или задачи. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы^[4].

Актуальность данной темы объясняется тем, что для современных организаций необходимо постичь навыки коммуникации. Необходимо решить все изложенные проблемы для устранения возможных барьеров на пути коммуникации сотрудников компании. Если люди не будут способны адекватно и полноценно обмениваться информацией, что является важной частью коммуникации, то люди никогда не смогут работать вместе и продуктивность от происходящего будет стремиться к нулю. Однако, коммуникации - это достаточно сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей^[5].

---

На каждом шагу могут встречаться определенные проблемы, которые будет рассмотрены в качестве барьеров успешной коммуникации. Важно отметить, что сама же коммуникация осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции^[6]. При любом рассмотрении коммуникационного процесса необходимо учитывать, что в условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется. Хоть коммуникация и информация различные вещи, но связанные между собой. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Особую роль в специфически человеческом обмене информацией для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом получить общий здравый смысл. Это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена^[7]. А рассматриваемые барьеры коммуникации – это препятствия, которые вызванные естественными, социальными и психологическими факторами, возникающими в процессе коммуникации. В современном мире в условиях человеческого взаимодействия, в разных сферах деятельности возникают трудности, или коммуникативные барьеры. Коммуникативные барьеры могут являться причиной возникновения любых конфликтов в общении между деловыми партнерами, а в основе любого конфликта лежат такие барьеры, которые включают противоречивые позиции деловых партнеров по какому- то поводу, а также несовпадение интересов. Чтобы разрешить конфликт необходимо преодолеть эти барьеры. Преодоление барьеров- это и есть путь к эффективному общению, установлению взаимоотношений между людьми.

Глава 1. Обзор существующих барьеров коммуникаций

1.1 Понятия и аспекты коммуникации в менеджменте

Для того, чтобы можно было изучить все аспекты коммуникации, необходимо определить значение данного слова. Термин «Коммуникация» произошёл от лат. communicatio— сообщение, передача; от лат. Сommunico— делаю общим. Коммуникация в менеджменте — это специфическая функция управления, представляющая собой процесс взаимодействия общественных субъектов, с помощью которого происходит обмен информацией, опытом, знаниями, эмоциями, способностями и результатами деятельности на основе общей системы символов^[8].

---

Коммуникация в менеджменте выступает связующим и важным процессом, с помощью которого объединяются в единое целое все блоки, функции и элементы управленческой деятельности.

Каким–либо образом переоценить важность коммуникаций в менеджменте невозможно, так как почти все, что делают менеджеры, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективных коммуникаций^[9].

Как следствие, если у менеджера отсутствуют навыки эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90%^[10] времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это как раз руководители, которые максимально эффективны в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения. Современные руководители также должны хорошо владеть электронными средствами коммуникаций.

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся следующие понятия в менеджменте: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д^[11].

Коммуникации имеют всего три основных аспекта:

1. Технический аспект — он связан с процессом передачи информации от одной точки к точке, с помощью соответствующих каналов. Существуют естественные каналы, к которым относятся присущие человеку средства, такие как невербальные и вербальные^[12], и искусственные каналы. К искусственным относятся такие виды как технические средства связи и электронные коммуникации.

2. Семантический аспект — связан не только с передачей информации, но и с пониманием её у получателя. Очень важно передавать информацию в таком виде, чтобы её восприятие при получении трактовалось именно так, как заложено в сообщении, и не подвергалась изменениям.

3. Прагматический аспект — учитывает влияние полученной информации на поведение объекта.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии^[13] - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Основная цель коммуникативного процесса - обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, т.е. сообщением^[14]. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей^[15].

---

Главная функция коммуникации в менеджменте заключается в ее подготовке, получении, переработке и передачи информации для успешного продвижения управленческих решений. Так как управленческие решения практически всегда связаны с новой информацией^[16].

Существует множество функций коммуникации, которые нужно рассмотреть в рамках данной работы, из которых мы выделяем несколько основных. Например, мы рассмотрим такие функции как: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения, вторая – взаимодействия. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям^[17].

На текущий период времени принято считать, что процесс управления состоит из четырех основных и важных функций — планирования, организации, мотивации и контроля. Анри Файоль, которому приписывают первоначальную разработку данной концепции, считал, что существует пять исходных функций^[18]. По его словам, «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать». Другие авторы разработали другие перечни этих основных функции. Обзор современной литературы позволяет выявить следующие: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие^[19].

По моему мнению, рассматривать нужно процесс управления, который состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений^[20]. Руководство должна рассматривается как самостоятельная деятельность, так как оно предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации.

1.2 Эффективные коммуникации в деловом общении

Если исходить из такого понимания «деловой» ситуации, можно заметить, что она предполагает достаточно широкий круг ситуаций, как в профессиональном общении, так и повседневной жизни. Тем не менее, оно оказывается созвучным и современному пониманию делового общения. Под деловым общением обычно имеется в виду процесс речевого взаимодействия двух или нескольких лиц, «в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Это определение является достаточно широким, так как под него подпадают такие виды деятельности, как обучение (общность целей и достижение определенного результата), трудовые отношения (коллега/коллега), интервью, публичное выступление, экзамен, консультация и т.п. Все выше перечисленные ситуации могут характеризоваться в структурном и содержательном планах рядом признаков делового стиля^[21]. Более того, в последнее время в связи с развитием информационных технологий и расширением границ коммуникативного пространства, а также возрастающей роли бизнеса в общественной жизни любой страны, деловой стиль постоянно и охотно расширяет сферу своего функционирования.

---

Деловая коммуникация существует в двух формах: письменной (деловая корреспонденция и документация) и устной (деловая речь). Последняя является основой коммуникации в деловом общении (Соловьёв, 2010)^[22].

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления^[23]. К ним относятся: деловая беседа, деловое совещание, деловое публичное выступление, или презентация.

Целесообразное и незатрудненное применение языка в целях общения обеспечивают качество “хорошей” речи: точность, чистота, логичность, выразительность, богатство, уместность [7, с. 45].

Точность - соответствие смыслового содержания речи и информации, которая лежит в её основе. Точность речи связывается с точностью словоупотребления, с правильным использованием многозначных слов, синонимов, антонимов, омонимов. Важнейшее условие точности речи - это соблюдение лексических норм.

Речь является точной, если говорящий отбирает те слова и конструкции, которые точнее других передают оттенки смысла, существенные именно для данного высказывания.

Чистота означает отсутствие в речи чуждых литературному языку элементов (диалектных, профессиональных, жаргонных и др.)

Логичность - это выражение в смысловых связях компонентов речи связей и отношений между частями компонентами мысли.

Богатство - это широкое и свободное использование языковых единиц в речи, позволяющие оптимально выразить информацию.

Уместность - это употребление в речи языковых единиц, соответствующих целям, ситуации, условиям, содержанию общения.

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа. Обычно под деловой беседой понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Одной из функций деловой беседы является поддержание деловых контактов и стимулирование деловой активности. Это предполагает формирование межличностных связей у партнеров^[24].

1.2.1 Специфика делового общения и принципы эффективной коммуникации

Рассмотрим основные принципы эффективных коммуникаций:

---