Файл: Разработка конфигурации «Рекламное агентство» в среде 1С: Предприятие.pdf

В настоящее время во многих небольших рекламных агентствах отсутствует какая-либо автоматизация процессов оперативного учета. Все операции по оформлению заказов, учету оказания услуг происходят вручную, обычно, при помощи журналов, что сильно сказывается на времени обслуживания. При оформлении заказ в такой фирме, довольно большое время уйдёт на связь с сотрудниками и партнёрами, обеспечивающими оказываемую услугу, что сильно увеличит время оформления и выполнения заказа.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной автоматизацией электронного документооборота во многих небольших рекламных агентствах, что приводит к ухудшению производственного процесса. С внедрение информационной системы многие действия, которые требовали внимания и отнимали время у персонала будут автоматизированы. Заказы будут отображаться списком, что упростит выбор наиболее подходящего способа оказания рекламной услуги. Все сотрудники и партнёры будут внесены в базы данных и не потребуется вводить каждый раз их вручную. Для оформления документов, будет создана печатная форма, чтобы клиент мог поставить на документе свою подпись.

В данной курсовой работе:

Объект исследования: рекламная компания «PR-intelligence»;
Предмет исследования: процесс продажи рекламных услуг;
Цель: автоматизировать процесс продажи рекламных услуг;
Задача: разработать и внедрить конфигурацию 1С-предприятия для оказания рекламных услуг.

Практическая значимость работы состоит в апробации результатов исследования и разработки программного обеспечения на примере применения соответствующей базы данных - экономической информационной системы в бизнес-процессах по управлению рекламным агентством.

Используемые методы исследования:

Теоретический анализ литературы и материалов сети Internet;
Моделирование базнес-процессов;
Проведение экспериментов;
Анализ полученных данных;

Глава 1. Теоретическая часть.

Традиционные информационные системы (ИС) могут создаваться и использоваться без применения технических средств и, тем более, автоматизированных систем, комплексов и устройств (например, рукописные или печатные на пишущей машинке табличные данные самого различного назначения). Однако подобные технологии в современном обществе применяются крайне редко. Ныне не вызывает сомнений потребность создания и разнообразного использования баз данных, формируемых с помощью универсальных и (или) специализированных компьютерных аппаратно-программных средств.

Разнообразие задач, решаемых с помощью компьютеров, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.

Автоматизация представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера. Она позволяет снизить степень участия, а также полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении производственного или иного технологического процесса.

В общем случае автоматизация означает использование технических средств и технологий для выполнения с их помощью каких-либо процессов. Она служит основой коренных изменений в любых предметных областях (в производстве, управлении, обучении, культуре и др.).

Основными задачами автоматизации являются:

сокращение трудозатрат при выполнении традиционных процессов и операций;
устранение рутинных операций;
ускорение процессов обработки и преобразования информации;
расширение возможностей осуществления статистического анализа и повышение точности учётно-отчётной информации;
повышение оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;
модернизация или полная замена элементов традиционных технологий;
расширение возможностей организации и эффективного использования информационных ресурсов организации за счёт применения новых информационных технологий – штриховое кодирование, RFID, RAID, СD и DVD, системы теледоступа и телекоммуникаций, электронная почта, другие сервисы Интернета, гипертекстовые, полнотекстовые и графические машиночитаемые данные и др.;
облегчение возможностей широкого обмена информацией, предоставление услуг, эффективное участие в кооперативных и интеграционных системах.

Интегрированные (корпоративные) АИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Они включают в себя ряд модулей (подсистем), работающих в едином информационном пространстве и выполняющих функции поддержки соответствующих направлений деятельности. К ним относят корпоративные АИС, которые, в свою очередь, можно отнести к системам управления корпорациями, или системам планирования ресурсов предприятия ERP (англ. «Enterprise Resources Planning Systems»).

На первом этапе проектирования, необходимо создать модель будущей информационной системы. Для этого используется структурное моделирование.

Основным действующим стандартом структурного функционального моделирования (моделирования бизнес-процессов) на настоящий момент является стандарт IDEF0. Кроме него используются методика потокового моделирования функций IDEF3, методика моделирования потоков данных DFD, методика моделирования данных IDEF1X.

Отличительной особенностью языка IDEF0 является использование в качестве основы естественного языка экспертов, который структурируется с помощью графических средств. Это дает возможность эксперту или менеджеру свободно описывать функционирование системы, пользуясь знакомой и удобной терминологией, а, например, системному аналитику (как автору модели) легко и просто перенести описание на естественном языке в графическое представление языка IDEF0. В нотации IDEF0 описание системы (модель) организовано в виде иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Вершина этой древовидной структуры представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой, а в ее основании находятся наиболее детализированные описания выполняемых системой функций.

IDEF0 - это прежде всего метод графического моделирования, результатом применения которого являются карты процессов (диаграммы) и сопроводительные отчеты, описывающие (характеризующие) отдельные элементы карт. Также могут формироваться обобщающие и сквозные отчеты, но это уже зависит от возможностей применяемого для моделирования программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения, очень важно понимать, какой продукт будет удобнее конечному пользователю. В данном случае, с бизнес-процессом «продажа рекламных услуг», больше всего подходит платформа «1С Предприятие».

Основной отличительной чертой платформы «1С Предприятие» является ее способность подстройки под конкретную область деятельности. Это достигается за счет конфигурируемости, заложенной в данный программный продукт.

Теперь, когда весь теоритический материал разобран, можно перейти к анализу предметной области и применить все, описанные в первой главе знания.

Глава 2. Анализ предметной области

2.1 Краткое описание объекта исследования.

В качестве объекта разработки была выбрана компания «PR-intelligence». Выбранная организация занимается организацией PR-акций, которые в себя включают:

Разработка контента для рекламы;
Размещение рекламы на различных площадках;
Производство рекламной продукции;

Компания на рынке с 2011 года и насчитывает около 40 сотрудников. За 6 лет работы, компания разработала более 4000 рекламных продуктов и провела около 700 рекламных акций.

Благодаря сотрудничеству с ведущими российскими средствами массовой информации, исследовательскими центрами и рекламными агентствами организация обладает полным набором средств, необходимых для эффективной реализации проектов как на федеральном, так и региональном уровнях.

В качестве предмета исследования был выбран процесс «Продажа рекламных услуг», так как это позволит более быстро и безошибочно производить оплату оказываемых организацией услуг, соответственно увеличит скорость выполнения заказа.

2.2 Описание бизнес-процессов.

Перед началом разработки, необходимо разработать схемы процессов, а именно:

Диаграмма сущность-связь
Диаграмма нотации IDEF0
Диаграмма нотации IDEF3

Данные диаграммы представлены на рисунках 1-3.

Рис. 2.1. Диаграмма сущность-связь.

В диаграмме «Сущность-связь» представлены главная база данных «заказы», в которой используется информация из баз данных: «Клиенты», «Сотрудники», «Услуги», «Партнёры».

«Клиенты» - база данных, в которой указывается информация и контактные данные клиентов.

«Сотрудники» - база данных, в которой хранятся данные о сотрудниках компании.

«Услуги» - база данных, в которой хранится информация о предоставляемых компанией услугах.

«Партнёры» - база данных, в которой хранится информация о партнёрах, с которыми компания работает.

«Заказы» - документ, в котором собирается вся необходимая информация для выполнения заказа клиента.

Рис. 2.2. Диаграмма нотации IDEF0

Бизнес-процесс, который нуждается в автоматизации является «Продажа рекламных услуг», суть которого заключается в оформлении заказа с дальнейшей его оплатой.

Входными данными тут является «информация о заказе» - информация о том, что нужно клиенту от компании; все его пожелания.

Выходными данными будет считаться чек об оплате заказа.

В качестве инструмента используется «отдел продаж», так как это основная обязанность данного отдела.

В качестве элемента управления используется «законодательство РФ», а именно законы, регулируюшие торговые отношения.

Рис. 2.3. Диаграмма нотации IDEF3

При декомпозиции выбранного бизнес-процесса, можно увидеть, что сам процесс делится на 4 пункта:

«Приём заказа» - непосредственное общение с клиентом и приём от него всей необходимой информации.

Анализ возможности выполнения заказа – проверить, соответствует ли заказа деятельности фирмы и есть ли у фирмы всё необходимое для осуществления данного заказа. При необходимости, докупить недостающее.

«Составление договора» - процесс окончательного оформления всех документов.

«Произведение оплаты» - клиент оплачивает заказ и предоставляет чек об оплате.

В итоге, мы получаем, что разрабатываемая конфигурация для процесса «Продажа рекламных услуг» должна в себя включать:

Ведение баз данных;
Ведение отчётной документации;
Печать отчётной документации;
Учёт проведения операций;

В итоге, выбранный бизнес-процесс «Продажа рекламных услуг» очень важен для компании и на данный момент решается достаточно сложно. Поэтому, данный процесс нуждается в автоматизации.

Подробно разобрав объект исследования, смоделировав схемы IDEF0, IDEF3 и схему «сущность-связь», у меня есть всё необходимое, чтобы начать разрабатывать информационную систему на платформе «1С Предприятие»

Глава 3. Проектная часть.

Разрабатываемая конфигурация должна быть интуитивно понятна и разработана под пользователя. Специально для этого будут разработаны 2 подсистемы: «Справочники» и «Услуги» (рис. 1).

Рис. 3.1. Панель «главное».

«Справочники» - на данной вкладке будут отображаться имеющиеся в базе справочники с возможностью добавления в них данных. Так, например, менеджер сможет без проблем добавить нового клиента в базу данных.

«Услуги» - панель на которой будут отображаться документы о покупке/продаже.

Следующим этапом идёт создание справочников. Для данного бизнес-процесса необходимо 4 справочника (рис. 2.):