Добавлен: 27.06.2023
Просмотров: 59
Скачиваний: 2
Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов[9].
Обязательные реквизиты первичного документа
Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.
В обязательном порядке первичный документ должен содержать:
непосредственно название документа;
дата, когда документ был составлен;
название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
суть хозяйственной операции;
натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.
Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.
Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.
Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.
А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.
В разных областях бухгалтерского учета используются различные формы первичных документов. Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий[10].
К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.
Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)
Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.
Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:
— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;
— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;
— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;
— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-
— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).
Учет запасов и готовой продукции
Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные расходные материалы, упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.
Здесь применяют следующие формы:
приходная накладная;
все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.
Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:
инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).
Расчеты с покупателями
Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:
счет-фактура;
товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
акт приема-передачи работ или услуг;
транспортная накладная — форма 1-Т;
кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-
17. Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете
Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.
Основные кассовые первичные документы это:
приходный кассовый ордер (№ КО-1);
расходный кассовый ордер (№ КО-2);
кассовая книга (№ КО-4);
книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
авансовый отчет (№ АО-1);
акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).
Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.
Учет заработной платы
В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:
платежная ведомость (№ Т-53);
расчетная ведомость (№ Т-51);
расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
расчетный листок;
справка о доходах (№ 2-НДФЛ).
Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки[11].
Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с первичными учетными документами необходимо аккуратно и внимательно[12].
Глава 2. Практические основы применения первичных документов
Любая хозяйственная деятельность предприятия в обязательном порядке отображается в бухгалтерских документах. Причем соответствующие записи должны делаться либо в процессе совершения той или иной операции, либо же непосредственно после ее окончания.
Первичная документация в 2017 году, как и ранее, заполняется сплошным методом, с фиксацией всех данных по проведенным операциям. В дальнейшем происходит обработка сведений при составлении отчетов.
Ведение учета допускается как на бумаге, так и в электронном виде (1С), после чего материалы распечатываются. Наличие на форме, созданной при помощи специальных компьютерных программ, подписи ответственного лица является несомненным признаком того, что это копия.
Начиная с лета 2015 года, разрешается использовать при ведении дел между хозяйствующими субъектами исключительно электронные виды документооборота, при условии наличия взаимного согласия.
Что такое первичная документация
В эту категорию входят те формы, которые служат основанием для учета:
приема и выдачи товарно-материальных ценностей;
денежных сумм;
активов иного рода, используемых в ходе проведения уставной деятельности;
прихода финансов;
выдачи средств, находящихся на учете (ценные бумаги и пр.);
выполненных услуг или работ;
других действий, имеющих отношение к непосредственной деятельности хозяйствующего субъекта[13].
Нормативная база
Вопросы оформления и ведения данных форм учета регламентируются профильным федеральным законом. Первичная документация должна составляться и вестись тщательно и очень ответственно. Ведь на основе этих форм и создается отчетность, а также определяется величина налоговых сборов.
Все эти формы считаются юридически значимыми документами при наличии у них следующих атрибутов:
название;
дата оформления;
данные хозяйствующего субъекта;
назначение операции;
присутствие натурального и стоимостного выражения профильной деятельности предприятия;
Ф. И. О., должность и подпись уполномоченного лица.
При отсутствии одного или нескольких вышеуказанных атрибутов документация учитываться не может. Все значения, указываемые в первичных бумагах, в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами и должны быть оправданы с экономической точки зрения.
Нередко в ходе работы служащие бухгалтерии допускают ошибки. В этой ситуации законодательство разрешает вносить исправления, при условии соблюдения следующей процедуры:
ошибочные данные перечеркиваются (так, чтобы их можно было легко прочитать);
рядом вносятся правильные сведения;
они сопровождаются отметкой «Верно»;
ставится дата внесения поправки;
текст скрепляется автографом уполномоченного лица с указанием Ф. И. О. и должности.
В связи с тем, что законодательство допускает заполнение первичных форм как от руки, так и с использованием оргтехники, разрешено вносить исправления в обоих случаях.
Некорректное заполнение определяется по наличию следующих признаков:
нет оттиска печати;
имеется факсимиле подписи должностного лица;
бумага скреплена автографами служащих, не упоминаемых в приказе.
Поскольку в 2017 году допускается в определенных случаях документация без печати, то чтобы избежать возникновения конфликтов с налоговой службой и другими субъектами, такую практику нужно закрепить внутренним регуляторным актом или в договоре с компаниями-партнерами.
Наличие факсимильной подписи в первую очередь следует согласовывать с сотрудничающими организациями. Фискальное ведомство ни при каких условиях бумаги с таким вариантом автографа не примет.
Если документация подписывается лицом, в ней не упоминаемым, то такое право следует закрепить выдачей соответствующей доверенности, в которой содержится перечень служащих, допущенных к заверению первичных форм, при отсутствии уполномоченного лица.
В ситуации, когда будет выявлено применение форм с неполными данными или отсутствие некоторых документов бухучета, используемых при формировании базы налогообложения, предусмотрено наказание – денежное взыскание (статья 120 Налогового кодекса России).
Хозяйствующему субъекту разрешается применять в документообороте формы унифицированного вида или же создавать собственные. В обоих случаях список используемых образцов необходимо привести в специальном приложении к политике учета хозяйствующего субъекта[14]. Законодательно запрещена самостоятельная разработка документов, имеющих отношение к:
кассовому учету;
расчетам, производимым при помощи контрольной техники;
транспортным перевозкам.
Также не позволяется заменять формы, разработанные ведомствами для узких направлений хозяйственной деятельности. К примеру, не допускаются изменения в путевые листы, образец которых был утвержден Министерством транспорта РФ.
Как свидетельствует практика, подавляющее большинство компаний предпочитает пользоваться именно унифицированными формами. В тех же случаях, когда это не представляется возможным, необходимо разрабатывать собственные бланки с соблюдением таких требований: необходимо указывать обязательные реквизиты;
формы утверждаются в согласии с нормами политики учета организации;
производится уведомление налоговой службы об использовании собственных бланков;
обеспечивается предварительное согласование новых документов с деловыми партнерами в письменной форме, с приложением образцов.
В том случае, если партнер намеревается использовать данные формы при расчете налоговой базы, ему следует представить подтверждение, что указанные образцы имеют юридическую силу.