Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования (Теоретические аспекты создания офиса управления проектами).pdf

2. Для функциональных отделов – не более 7-10 человек.

В рамках нашей организационной структуры у высшего руководителя и его заместителя в прямом подчинении находится 11 человек, являющихся представителями подразделений. Нормы управляемости большинства функциональных руководителей также являются оптимальными, за исключением 3 отделов: отдела продаж, службы управляющего делами и объединенной редакции.

Данное отклонение от нормы не отражается на деятельности организации и эффективности организационной структуры. Отдел продаж действует под руководством харизматичного руководителя, пользующегося высоким авторитетом среди подчиненных, а также обладающего значительным управленческим опытом.

В службе управляющего делами и в объединенной редакции помимо руководителей существуют неформальные лидеры по каждой из деятельностей сотрудников, которые мыслят и действуют однонаправленно с руководством и являются дополнительным инструментом воздействия на подчиненных.

Поэтому обновленную организационную структуру можно назвать эффективной, потому что, несмотря на создание нового структурного подразделения, она сохранит свою гибкость, экономичность, стабильность, оптимальный уровень нормы управляемости, а также минимально возможное количество уровней управления.

Рассмотрим подробнее мероприятия по внедрению офиса проектного управления (ОУП). Самыми первыми шагами будут:

1. Согласование видения и стратегии развития ОУП с высшим руководством организации;

2. Анализ и оценка текущей проектной деятельности;

3. Построение отношений с заинтересованными лицами (определение их потребностей, задач);

4. Определение видения ОУП (решаемые им проблемы и его форма);

5. Формирование поэтапного плана внедрения ОУП (с учетом его возможностей, готовности сотрудников и доступности ресурсов).

Особенно важным при внедрении офиса проектного управления является поддержка и осознание его необходимости со стороны высшего руководства. Также все сотрудники организации, а в особенности топ-менеджмент и участники проектной команды должны понимать полезность данных структурных перемен.

В общем, мероприятия первого этапа внедрения ОУП представлены на рисунке 8.

Рисунок 8. Мероприятия первого этапа внедрения ОУП

В результате реализации данных мероприятий в организации сформируется видение и пути развития офиса проектного управления, команда обученных людей, а также появятся возможности для его дальнейшего продвижения.

Алгоритм необходимых действий на этапах процесса подготовки и внедрения методических инструментов из схемы на рисунке 7 состоит из:

- создания шаблонных документов (концепция проекта, устав проекта, статус проекта и т.п.);

- адаптации стандартов управления проектами для данного внедерения ОУП; - подготовка изменений, вносимых в организационные положения (служит обеспечением прозрачности взаимодействия компании и ее структурных подразделений с офисом проектного управления);

- практическое использование системы управления проектами.

Организация офиса управления проектами позволит формализовать всю проектную деятельность путем методического обеспечения. Его задачами являются:

1. Оценка и приоритезация проектов;

2. Систематизация инициации проектов;

3. Систематизация планирования проектов;

4. Систематизация отчетности по проектам;

5. Обеспечение шаблонами документов (концепция, устав, отчет о статусе проекта и т.п.);

6. Обеспечение шаблонами и процедурами для разных типов проектов.

Также создание данного структурного подразделение обязует команду проекта использовать различные инструменты и системы управления проектами, что положительно отразится на качестве, времени реализации проектов, а также на их результате.

К системам управления проектами относятся:

1. Система календарного планирования;

2. Система актуализации фактических данных по ходу реализации проекта;

3. Система по работе с проектной документацией;

4. Система для управления записями по процессам;

5. База знаний (типовые проекты, характеристика инструментов управления проектами, шаблоны документов).

Таким образом, организация офиса проектного управления позволит ООО «ТРК Прима-ТВ» добиться ряда весомых преимуществ:

Исходя из отчетов по исследованиям PMI, внедрение проектного офиса и системы управления проектами в компанию позволит:

- сократить бюджеты на реализацию проектов на 20-25%;

- сократить сроки реализации проектов на 25-30%;

- снизить трудозатраты функциональных руководителей на управление проектами на 25-75%;

- сократить время составления отчетов по проектам на 50-85%;

- сократить время планирования проектов на 25-75%;

- повысить эффективность управления рисками на 20-25%.

Рассмотрим эффект от внедрения изменений на примере проекта «Белой Ярмарки».

В расходы проекта включались: закуп и брендирование сувенирной продукции от телеканала, закуп почтовых открыток и марок для локации «Почта Деда Мороза», оснащение места проведения фестиваля необходимой мебелью и контейнерами, гирлянда, сцена, работа подрядчиков по монтажу и демонтажу локаций, а также заработная плата участников команды проекта и сотрудников компании, привлекаемых на отдельные работы.

Всего расходы по проекту составили 1263000 рублей. Далее расчет экономии проведен в таблице 3.

Таблица 3

Расчет экономии от внедрения рекомендаций

Таким образом, организация офиса проектного управления позволит ООО «ТРК Прима-ТВ» добиться ряда весомых преимуществ:

1. Деятельность по реализации проектов привлечёт то внимание и ресурсы, которых ей не хватало;

2. Снизятся бюджеты на реализацию проектов;

2. Возврат рабочей нагрузки участников команды проекта в оптимальные пределы положительно отразится на их психологическом и физическом состоянии, что увеличит их работоспособность и поможет реализовывать проекты эффективнее;

3. Ведение документации позволит оценить актуальную общую картину проектной деятельности в компании;

4. Применение командой проекта приобретенных методологических знаний в позволит снизить временные задержки проектов, а также различные превышения бюджетов.

В результате, благодаря реализации вышеизложенных предложений, можно решить проблемы организации, связанные с формализацией и эффективностью проектной деятельности, а также с рабочей нагрузкой участников проекта. Выделение проектного офиса в структуре организации будет логичным шагом её развития и позволит повысить эффективность реализации проектов, а также даст возможность для дальнейшего расширения проектной деятельности в рамках организации.

Заключение

Офис управления проектами — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности.

Офис управления проектами может быть создан для управления корпоративным портфелем проектов; для управления портфелем проектов на уровне крупного подразделения компании; для управления программой; для управления определенной категорией проектов; для управления крупным проектом; для управления несколькими проектами, использующими общие ресурсы и инфраструктуру.

Проектный офис в отличие от офиса управления проектами, как правило, создается для отдельного проекта и в его состав входят участники проекта, которые имеют полную занятость по проекту. Проектная команда включает всех участников проекта, как тех, кто участвует в проекте на постоянной основе, так и тех, кто временно привлекается для выполнения отдельных работ.

При выборе подхода к созданию проектного офиса следует учитывать, что модель, которая будет развернута в организации, может включать в себя, как единственный проектных офисов, так и множество различных проектных офисов на разных уровнях управления и по разным направлениям деятельности.

Во второй главе курсовой работы мы провели анализ проектного управления в ООО «ТРК Прима-ТВ».

Однако проектная деятельность в организации является «непризнанной». Отсутствует формализация процесса управления проектами, а также не созданы условия для комфортного участия сотрудников в команде проекта (участники значительно перерабатывают), что доказал расчет матрицы распределения административных задач управления.

В связи с этим, организации ООО «ТРК Прима-ТВ» было предложено выделить офис управления проектами со стабильно участвующими сотрудниками в отдельную структуру. Данное предложение решило бы вопрос переработок сотрудников и формализации проектного управления. За счет признания проектной деятельности в организации, весь процесс стал бы сопровождаться необходимой документацией, финансовые операции по зарплатным расчетам также стали бы проводится официально через расчетный счет компании.

Повышение уровня комфорта работы в команде проекта, полная занятость и четкое регламентирование всех процессов существенно упростит работу и скажется на результатах реализуемых проектов.

Список литературы

Бутин Д.А., Бурмистров А.Н. Модель жизненных циклов проекта: сравнительная характеристика / Сборник: Неделя науки СПбПУ материалы научной конференции с международным участием. Изд-во СПбПУ Петра Великого, 2016. С. 310-312.

1. Бутин Д.А., Виды методологий, применяемых в управлении проектами: сравнительная характеристика / Сборник: Неделя науки СПбПУ материалы научной конференции с международным участием. Изд-во СПбПУ Петра Великого, 2017.
2. Верзух Э. Управление проектами: ускоренный курс по программе МВА. М.: Вильямс, 2015. 480 с.

Волков, И. М. Проектный анализ : учебник для вузов / И. М. Волков, М. В. Грачев. – Москва : ЮНИТИ, 2014. – 412 с.

Емельянов, Ю.А. Управление инновационными проектами в компании : учебник Ю.А. Емельянов. - Москва : Интро. 2016. - 39 с.

Иванец, В.К. Толковый словарь по управлению проектами : словарь / В. К. Иванец. – Москва : ИНСАН, 2014. – 213 с.

Лапыгин Ю.Н. Оценка эффективности проектного управления: экономический анализ: теория и практика / Ю.Н. Лапыгин . – 2014, с. 50-53.

Мазур, И. И. Управление инвестиционно-строительными проектами: международный подход : руководство / под ред. И. И. Мазура, В. Д. Шапиро. – Москва : Аввалон, 2014. – 514 с.

Матвеева Л. Г. Управление проектами : учебник / Л.Г. Матвеева. - Ростов на Дону : Феникс, 2015. - 423 с.

Разу, М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления / М.Л. Разу. – Моска : КНОРУС, 2014. – 760 с.

Решке, Х. Мир управления проектами : пер. с англ. / под. ред Х. Решке, И. Хшеме. – Москва : Аланс, 2014. – 312с.

Романова, М. В. Управление проектами : учебное пособие / М.В. Романова. – Москва : ФОРУМ, 2014. - 253 с.

Руководство к своду знаний по управлению проектами. [Электронный ресурс] : Руководство PMBOK // интернет-ресурс. – Режим доступа: http://www.pmbok/4e.ru. (дата обращения: 16.07.2018)

Шапиро, В.Д. Управление проектами: толковый англо-русский словарь-справочник / В. Д. Шапиро. – Москва : АВС, 2015. – 670 с.

Швандар, В. А. Управление инвестиционными проектами : руководство / В. А. Швандар, А. И. Базилевич. – Москва : Юнити, 2015. – 233 с.

Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента [Электронный ресурс] : комплекс управления организацией // интернет-журнал «Простой бизнес». – Режим доступа: http://www.prostoy.ru. (дата обращения: 16.07.2018)

1. Статьи о системах управления проектами // Ресурс для IT специалистов. URL: https://habrahabr.ru. (дата обращения: 16.07.2018)
2. Характеристика систем управления проектами // Поиск и подбор сервисов для бизнеса. URL: https://startpack.ru/category/projectmanagement (дата обращения: 16.07.2018)

1. Лапыгин Ю.Н. Оценка эффективности проектного управления: экономический анализ: теория и практика / Ю.Н. Лапыгин . – 2014, с. 50-53. ↑

2. Руководство к своду знаний по управлению проектами. [Электронный ресурс] : Руководство PMBOK // интернет-ресурс. – Режим доступа: http://www.pmbok/4e.ru. ↑

3. Бутин Д.А., Бурмистров А.Н. Модель жизненных циклов проекта: сравнительная характеристика / Сборник: Неделя науки СПбПУ материалы научной конференции с международным участием. Изд-во СПбПУ Петра Великого, 2016. С. 310-312. ↑

4. Бутин Д.А., Виды методологий, применяемых в управлении проектами: сравнительная характеристика / Сборник: Неделя науки СПбПУ материалы научной конференции с международным участием. Изд-во СПбПУ Петра Великого, 2017 ↑

5. Характеристика систем управления проектами // Поиск и подбор сервисов для бизнеса. URL: https://startpack.ru/category/projectmanagement (дата обращения: 16.07.2018) ↑

6. Источник: www.p3o-officialsite.com. ↑

7. Статьи о системах управления проектами // Ресурс для IT специалистов. URL: https://habrahabr.ru. (дата обращения: 16.07.2018) ↑

8. Решке, Х. Мир управления проектами : пер. с англ. / под. ред Х. Решке, И. Хшеме. – Москва : Аланс, 2014. – 312с. ↑

9. Разу, М.Л. Управление проектом. Основы проектного управления / М.Л. Разу. – Моска : КНОРУС, 2014. – 760 с. ↑

10. Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента [Электронный ресурс] : комплекс управления организацией // интернет-журнал «Простой бизнес». – Режим доступа: http://www.prostoy.ru. (дата обращения: 16.07.2018) ↑

11. Волков, И. М. Проектный анализ : учебник для вузов / И. М. Волков, М. В. Грачев. – Москва : ЮНИТИ, 2014. – 412 с. ↑

12. Матвеева Л. Г. Управление проектами : учебник / Л.Г. Матвеева. - Ростов на Дону : Феникс, 2015. - 423 с. ↑

13. Верзух Э. Управление проектами: ускоренный курс по программе МВА. М.: Вильямс, 2015. 480 с. ↑

14. Мазур, И. И. Управление инвестиционно-строительными проектами: международный подход : руководство / под ред. И. И. Мазура, В. Д. Шапиро. – Москва : Аввалон, 2014. – 514 с. ↑

15. Емельянов, Ю.А. Управление инновационными проектами в компании : учебник Ю.А. Емельянов. - Москва : Интро. 2016. - 39 с. ↑

16. Шапиро, В.Д. Управление проектами: толковый англо-русский словарь-справочник / В. Д. Шапиро. – Москва : АВС, 2015. – 670 с. ↑

17. Иванец, В.К. Толковый словарь по управлению проектами : словарь / В. К. Иванец. – Москва : ИНСАН, 2014. – 213 с. ↑

18. Швандар, В. А. Управление инвестиционными проектами : руководство / В. А. Швандар, А. И. Базилевич. – Москва : Юнити, 2015. – 233 с. ↑

19. Романова, М. В. Управление проектами : учебное пособие / М.В. Романова. – Москва : ФОРУМ, 2014. - 253 с. ↑

20. Устав ООО «ТРК Прима-ТВ». – Введ. 30.07. 2008. – Красноярск : ООО «ТРК Прима-ТВ» ↑

21. Приказ о создании рабочей группы в ООО «ТРК Прима-ТВ. – Введ. 01.12. 2017. – Красноярск : ООО «ТРК Прима-ТВ», 2017. ↑