Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях.pdf

Для снижения отрицательного воздействия проблем структурных коммуникаций организация может использовать следующие приемы:

• постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;
• контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации;
• организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» ^[18];
• создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль) ^[19];
• использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями^[20];
• планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей и способностей работников. При этом возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;
• предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации, «снятие функциональных и иерархических перегородок». Действительно, снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации^[21].

Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

• предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержания сообщения^[22];
• снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;
• постоянное внимание к невербальной символической коммуникации — тону подаче сообщения, жестам, мимике^[23];
• проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;
• установление обратной связи, для чего следует: задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие на замешательство или непонимание; создавать атмосферу доверия,

доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений^[24].

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ В ООО «Центр Я+»

2.1. Краткая характеристика ООО «Центр Я+»

ООО «Центр Я+» работает с 29 августа 2006г. Юридический адрес: 445041, Самарская обл. г. Тольятти, ул. Железнодорожная, д.1, кв.76. Фактический адрес: 445039, Самарская обл. г. Тольятти, ул. Дзержинского, д.19 оф. 911

Организационно–правовая форма предприятия «Центр Я+» - общество с ограниченной ответственностью. Таким образом, предприятие является коммерческой организацией, то есть организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и распределяющей полученную прибыль между участниками.

Штат сотрудников включает в себя руководителя, бухгалтера, менеджеров, психолога. При этом квалификация сотрудников всё время повышается, а на вновь открывающиеся вакансии приглашаются специалисты высокого уровня. Такой состав команды позволяет фирме с успехом применять современные и эффективные методы реагирования на потребности рынка.

На сегодняшний день компания работает по следующим направлениям:

Для организаций:

• Кадровые услуги;
• Построение системы управления персоналом (формирование кадровой политики, поиск и отбор персонала, адаптация новых работников, оценка работы с персоналом, обучение персонала, мотивация персонала, формирование организационной культуры, трудовой этики, приверженности работников)
• Услуги по развитию организации (формирование миссии, определение основных целей, разработка основных принципов, построение оптимальной структуры организации, выработка стратегии и тактики организации, составление должностных инструкций);
• Рекламно-информационные услуги;
• Бизнес-консультирование;
• Семинары и тренинги.

Для физических лиц:

• Трудоустройство;
• Профориентация;
• Создание профессионального резюме;
• Стажировка по направлениям (секретарь, офис-менеджер, оператор ПК, менеджер по продажам, менеджер организации, менеджер по персоналу, психолог);
• Психологическое консультирование;
• Коучинг;
• Семинары и тренинги.

Директор

Бухгалтер

Психолог

Менеджер по персоналу

Рисунок 1 - Организационная структура предприятия

Проанализировав организационную структуру предприятия, представленную на рис. 1. можно сделать следующее заключение: тип структуры – линейно-функциональный, то есть основана на «шахтном» принципе построения, специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам. Это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет четко определенную, конкретную задачу и обязанности

В таблице 3 представлены показатели деятельности ООО «Центр Я+» за 2013-2015 гг. и цепные темпы роста этих показателей.

Таблица 3

Динамика основных технико-экономических показателей деятельности ООО «Центр Я+» за 2013 – 2015гг.

На основе данных таблицы сделаем выводы о деятельности ООО «Центр Я+» за 2013-2015 гг.

В 2014 году темп роста объема реализации по сравнению с 2013 годом был выше и составил 7,16% (в сопоставимых ценах, сложившихся на конец 2014 года). В 2015 году темп роста снизился на 2,14%. Таким образом, за анализируемый период данный показатель вырос на 4,86%. Численность работающих равномерно возрастала все 3 года на 1 человек ежегодно, что свидетельствует о стабильности работы предприятия. Выработка на одного работающего в 2014 году составила 159,48 тыс. руб., что свидетельствует о снижении производительности труда в 2014 году по сравнению с 2013 годом на 14,27%. В 2015 году выработка на одного работающего составила 130,05 тыс. руб., и по сравнению с 2014 годом она уменьшилась на 18,45%. Выработка на одного специалиста в 2014 году составила 199,35 тыс. руб., что свидетельствует о снижении производительности труда в 2014 году по сравнению с 2013 годом на 19,63%. В 2015 году выработка на одного специалиста составила 156,06 тыс. руб. и уменьшилась на 21,72%.

Затраты предприятия на реализацию услуг растут, причем темпы их роста больше чем темпы роста объема реализации (полная себестоимость в 2015 г. возросла на 2,93% по сравнению с 2014 г., а объем реализации сократился – на 2,14%). Следовательно, затраты на рубль реализации снизились. В 2013 году этот показатель составил 90 копеек, в 2014 снился до 84 копеек, а в 2015 увеличился на 4 копейки и составил 89 копеек на рубль реализованных услуг. В целом же за анализируемый период показатель затрат на рубль реализации снизился на 2%.

Таким образом, исходя из проведенного анализа показателей ООО «Центр Я+» делаем вывод о том, что в целом за анализируемый период предприятие функционировало не совсем стабильно, о чем говорит увеличение объема реализации услуг в 2014 году и их уменьшение в 2015 году. Однако снижение производительности труда, о чем свидетельствует снижение выработки, увеличение полной себестоимости, а также тенденция заметного сокращения уровня рентабельности свидетельствуют о снижении эффективности управления предприятием, в частности, себестоимостью. Поэтому, чтобы не допускать значительного уменьшения эффективности деятельности предприятия, необходимо заблаговременно предугадывать и предотвращать все негативные тенденции, используя при этом все резервы повышения эффек­тивности деятельности предприятия.

2.2. Анализ управления коммуникациями в ООО «Центр Я+»

Коммуникационная структура организации представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Коммуникационная структура представлена на рис. 2.

Факторы внешней среды

Демографические, экономические, природные, научно-технические, политические, культурные

Входная информация

Психолог

Менеджер по персоналу

Бухгалтер

Потребители

Услуги

Каналы сбыта

Конку-ренты

Реклама

Информация

производственной сферы

Исходящая информация

Потребители

Услуги

Каналы сбыта

Конкуренты

Реклама

Заказы на услуги

Оказанная услуга

Процесс оказания услуг

Рисунок 2 - Коммуникационная структура организации

Коммуникационная политика ООО «Центр Я+» строится на следующих принципах:

• достоверность - каждый, кто выступает от имени организации, должен распространять достоверную информацию, которая может быть подтверждена;
• открытость. Поддерживая коммуникации, организация демонстрирует свою общественную значимость и ответственность. Отказ вступать в коммуникацию может быть продиктован только требованиями конфиденциальности;
• динамичность. Коммуникации способствует развитию организации (темпам деловой и экономической активности, спросу).

СМИ, рекламные издания

Профессиональное сообщество

Органы власти

Общественность

ООО «Центр Я+»

Поставщики материально-технических ресурсов и услуг

Фискальные

органы

Финансовые посредники (коммерческие банки, страховые организации)

Потребители (юридические и физические лица – заказчики услуг)

Конкуренты

Рисунок 3 - Внешние объекты коммуникаций организации

Коммуникационную политику ООО «Центр Я+» в сфере внешних коммуникаций можно определить как проактивную, то есть предусматривающую заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной  финансово-экономической деятельности организации.

Схема движения информационных потоков в ООО «Центр Я+» представлена на рис. 4. Информационные потоки организуются в ООО «Центр Я+» с учетом следующих требований: во-первых, минимизируются маршруты информационных потоков; во-вторых, исключается дублирование потоков; в-третьих, информационные потоки организованы исходя из существующих информационных потребностей организации, и характеризуются адресностью (указанием получателя информации, ответственного за ее сбор, обработку, передачу, хранение, то есть всех участвующих в продвижении информации, и их задач), регламентом передачи информации, содержанием и объемом передаваемой информации.