Добавлен: 05.07.2023
Просмотров: 38
Скачиваний: 1
Текст документа.
Текст документа является основным элементом любого документа.
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии законодательством РФ и субъектов РФ.
Текст документа оформляются в виде связного текста. Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают:
- причины ;
- основания ;
- цели составления документа.
Во второй (заключительной) части указывают:
- решения ;
- выводы ;
- просьбы ;
- предложения ;
- рекомендации.
В тексте документов подготовленных на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
- наименование документа ;
- наименование организации ;
- автора документа ;
- дату документа ;
- регистрационный номер документа ;
- заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Подпись.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия. Подпись - один из важнейших реквизитов, поэтому не допустима небрежность при ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложений, отступив 3 – 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При оформление на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну в последовательности, отражающей иерархию должностей.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации – автора документа.
Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности руководителя, если документ подписывается не тем должностным лицом, подпись которого оформлена на документе.
Резолюция.
Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документа, называется резолюцией. Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем.
Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций.
На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и включает следующие элементы:
- фамилию (фамилии) исполнителей ;
- содержание поручений ;
- срок исполнения ;
- подпись ;
- дату.
Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизит ставиться на исполненных согласно резолюции руководителя документах подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
- ссылку на дату ;
- номер документа свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
- слова «В дело»;
- номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Внешние докладные записки , направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно по оперативно-хозяйственной деятельности – 5 лет (статья 42 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).