Файл: Международные стандарты в области электронного документооборота и управления контентом..pdf

Введение

В современном высококонкурентном обществе разработка и внедрение технических нормативных правовых актов (ТНПА) в любой сфере деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и повсеместного распространения наилучших технологий и методов работы. ТНПА необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия международным нормам.

Усиление значения экономических факторов и, как следствие этого, юридической силы документов повышает актуальность исследований в сфере управления документами, как пишет Ларин М.В. в книге «Управление документацией в организациях» (2002 г.), «направленные на отход от примата делопроизводства, от классического деления документации «по системам» и на переход к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления».

Регламентация и управление выступают основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Системы управления документацией повышают эффективность управленческой деятельности при использовании технологий классической исполнительской дисциплины и современного регулярного менеджмента и проектного управления. Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами призвана обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов. Международные ТНПА содержат весь мировой опыт разработки, внедрения и эксплуатации систем управления документами, в том числе электронными документами (ЭД).

В последние годы ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что электронные документы стали не только привычными, но и предпочтительными в ходе судебных разбирательств привело росту объема продаж систем управления документацией и информационными ресурсами в странах-лидерах в области ИТ.

Современные технические нормативные правовые акты

Разрабатывают и принимают ТНПА по управлению документацией Международная организация по стандартизации (ISO), соответствующие структуры Евросоюза, национальные комитеты по стандартизации и сертификации, другие государственные организации, а также объединения специалистов в этой области.

Международные и зарубежные национальные ТНПА по управлению документацией существенно отличаются от отечественных стандартов и инструкций по организации делопроизводства.

Современные ТНПА - это не предельно четкие и ясные инструкции, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций они носят рекомендательный характер, но если стандарты в определенной отрасли зарекомендовали себя к общему принятию, то они становятся обязательными. Например, стандарты ISO по управлению качеством продукции и услуг (серия 9000), или стандарт минобороны США DoD 5015.2, содержащий требования к системам управления ЭД и имеющий программу сертификации.

Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений выдвинуты требования к осмысливанию контекстов документов и определению взаимосвязей по их контекстам.

Все это практически невозможно без принятия соответствующей правовой базы.

Если раньше системы документооборота «реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов, так сказать бюрократическим лабиринтом, то есть по исполнителям, по всей цепочке исполнения этого вопроса», то сейчас такие требования к автоматизированным системам ДОУ - это «содержательные этапы планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, и все больше учитывается человеческий экспертный фактор при принятии решений».

Стандарты ISO серии 9000

Стандарты ISO по управлению качеством продукции и услуг серии 9000 изменили организацию функционирования современных организаций, в том числе и в нашей стране. После внедрения систем управления качеством и процедурами сертификации, такие организации поднимаются на существенно более высокую ступень бизнес-надежности. В основу требований серии 9000 заложено тщательное документирование всех производственных и бизнес-процессов, контроль за документами на всех стадиях их «жизненного цикла».

Стандарт ISO 15489

Стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001 г.) содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота. Стандарт был подготовлен на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management», определяющей идеей при разработке которого явилось то, что управление документацией организации является важнейшей частью управления ее деловой деятельностью, так как документ по своей сути является не только входом и (или) выходом одной или нескольких деловых операций, но также свидетельством выполнения таких операций.

Первая часть - ISO 15489-1 «Information and documentation - Records management - Part 1: General» («Информация и документация - Управление документами. Часть 1: Общие принципы») - собственно стандарт ISO 15489, где сформулированы наиболее общие требования и принципы управления документацией (создания, сбора и управления любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами, создаваемыми и получаемыми организациями любой формы собственности в процессе их деятельности.

К этим принципам относятся установление и документальное закрепление:

1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;

2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;

3) делопроизводственных процессов и технологий.

Вторая часть - ISO/TR 15489-2 «Information and documentation - Records management - Part 2: Report» («Информация и документация - Управление документами. Часть 2: Отчет») - технический отчет, оформленный в виде приложения к стандарту ISO 15489-1, где описан практический вариант внедрения положений ISO 15489 на основе опыта организации «Стандарты Австралии», даны объяснения к этому варианту, приведена библиография. Эта часть содержит описание этапов создания системы управления документацией, отвечающей мировым требованиям к делопроизводственным процессам. В стандарте даны определения двадцати одного основного термина, включая базовые - «документ» и «управление документами». Являясь средством общения профессионалов различных сфер деятельности, ISO 15489 предполагает несколько иное понимание документа, иную терминологию.

Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности», а «управление документами (records management)» как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».

В отличие от устоявшейся десятилетиями терминологии действующих советских ГОСТ и белорусских СТБ, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.

Стандарт ISO 15489-1:

- регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;

- облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование.

- требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;

- требует от системы управления доступом к документации, чтобы «надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа, как документам, так и пользователям»;

- указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;

- закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы; - определяет, что политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов. В политиках закрепляется ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления; - тесно связан с защитой интересов работников организации и ее внешней бизнес-среды в связи со своевременной утилизацией информации; - содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO 9001, а также ISO 14001;

- не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).

- содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.

Система документооборота организации должна:

- служить главным источником информации обо всех документируемых действиях в организации;

- охватывать все документы и информационные ресурсы организации;

- отражать (в схеме систематизации документов) деловые процессы всей организации и ее филиалов;

- защищать документы организации и их носители от несанкционированных действий по отношению к ним.

Многие положения ISO 15489 непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.

Такие положения применяются при выработке в любых организациях регламента системы безопасности информации.

В Республике Беларусь стандарт ISO 15489 вполне соответствует используемым системам делопроизводства и может применяться:

1) для подготовки внутренних нормативных документов;

2) для оценки эффективности работы службы ДОУ;

3) при выборе автоматизированной системы ДОУ (АС ДОУ);

4) как руководство по разработке и внедрению программы управления документами в организации.

В Республике Беларусь ощущается нехватка системных технологов - специалистов ДОУ, способных системно внедрять и управлять АС ДОУ. ISO 15489, также как и ряд других ТНПА в области управления документами, может использоваться для определения:

1) общих направлений развития ИТ в государственном секторе экономики;

2) количества специалистов ДОУ и объема их подготовки (переподготовки).

Требования, содержащиеся в международных ТНПА, могут быть использованы в качестве учебных материалов.

Стандарту ISO 15489 в нашей стране еще предстоит проложить себе дорогу. Он был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Уже перевод словосочетания «records management» в английском названии стандарта как «оперативный учет» в белорусском названии говорит о том, что при переводе применялась лексика скорее из области бухгалтерского учета, анализа и аудита, а не управления документами.

В России ISO 15489 был утвержден 12 марта 2007 г. как ГОСТ Р ИСО 15489. Поэтому в Республике Беларусь, учитывая почти пятилетнюю непростую историю в России с адекватным переводом стандарта на русский язык и его принятием, необходимо принять ISO 15489 как СТБ ГОСТ Р ИСО 15489, несмотря на появившиеся различия в белорусских и российских системах делопроизводства.