Файл: Формы регистрации документов.pdf

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое  подшита  копия отправленного  документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью  соответствуют заполняемым при  регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются  следующие  поля регистрационной карточки:

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы « лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы « рп » - распоряжение;
• дата документа;
• количество листов документа;
• количество листов приложений;
• краткое содержание документа;
• подразделение, ответственное за исполнение документа;
• исполнитель (фамилия, инициалы);
• срок исполнения («Контрольная дата»);
• отметка об исполнении;
• ход исполнения;
• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих  данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный  контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически  составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и  описи дел постоянного хранения.

Заключение

Работа  с  документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно на каком уровне ведется делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным  обменом  электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Одна из главных  целей  регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Отдельно ведется картотека на обращения  граждан (предложения, заявления, жалобы). Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.

Возможности информационно-справочного  обслуживания значительно расширены  с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки  по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

При выдаче информации по конкретному  документу  на экран выводится  и при необходимости распечатывается  регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются  в табличной форме.

Существенно расширяют  возможности  поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта  форма  работы с электронными копиями документов в последнее время получает все  большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически  прикрепляется  файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной  почте, факсу либо введенный путем  сканирования и последующего распознавания  бумажного документа, исходящий  или внутренний - подготовленный с  помощью текстового редактора, электронной  таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы  позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в  карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в  тексте которых имеются те или  иные слова или словосочетания.

Компьютерные  технологии позволили  во много  раз  уменьшить  время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений  и текст создаваемых документов.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. – М.:»Проспект», 2003.
3. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: Учебн. Пособие 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
4. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.
5. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
6. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.
7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2002, п. 65
8. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
9. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.
10. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 2004 - № 4(2), с. 58-65
11. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.
12. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.
13. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.
14. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,№34, 2010 г.
15. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.