Файл: Понятие и объем документооборота в организации (хар-ки и принципы организации документооборота).pdf

При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам. Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу, структурному принципу, номинальному, корреспондентскому принципу. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов. Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.

Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД. В САДД поиск документов может осуществляться:

· по значению и сочетанию любых реквизитов РК;

· по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);

· для целых групп документов за определенный период времени.

При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.

Кроме того, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.

Поручения могут содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделении, а также получение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц и подразделений организации.

Основные направления контроля:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;

• контроль своевременности выполнения документов;

• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.

Контроль «по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);

Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.

Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.

Задачи контроля исполнения:

• проверка сроков исполнения;

• регулирование хода исполнения документов;

• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления. Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.

Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящие организации или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документ» с истекшими сроками хранения. Предупредительный контроль — своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.

Документ считают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц. Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.

Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля

6. РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Конституция Российской Федерации (ст. 29. п. I) гарантирует гражданам право на доступ к информации. Однако федеральным законодательством, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа к информации, составляющей государственную тайну или представляющей собой сведения конфиденциального характера (30). К сведениям конфиденциального характера относят.

• персональные данные (личная и семейная тайна);

• данные предварительного расследования и судопроизводства (тайна следствия);

• служебную тайну (служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти);

• сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, банковская, нотариальная, адвокатская тайна также тайна переписки, телефонных net отправлений, телеграфных или иных сообщений);

• коммерческую тайну;

• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них и другая интеллектуальная собственность.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей этой информации и охраной ее конфиденциальности.

В ст. 3 закона коммерческая тайна определена как «конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение! на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

К информации, составляющей коммерческую тайну, может быть отнесена научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау);

• которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

• к которой нет свободного доступа на законном основании;

• в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Заключение

Таким образом, организация, обладатель коммерческой тайны, обязана ограничить доступ к этой информации и установить специальный режим ее использования и хранения — режим коммерческой тайны.

Закон ограничивает введение этого режима при осуществлении предпринимательской деятельности на определенные категории сведений, например:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица или документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, влияющих на безопасность работы предприятия, безопасность граждан и населения в целом;

• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда и о наличии свободных рабочих мест;

• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Для установления режима коммерческой тайны на предприятии:

· составляют перечень информации, содержащей коммерческую тайну;

· вводят ограничение доступа к этой информации (устанавливают порядок обращения с этой информацией и контролируют его соблюдение);

· проводят учет лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации и (или) лиц, которым такая информация была передана;

· регулируют использование конфиденциальной информации: с работниками предприятия – на основании трудовых договоров, с контрагентами – на основании гражданско-правовых договоров;

· на содержащие коммерческую тайну документы наносят гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения).

Перечень информации, составляющей коммерческую тайну предприятии, вводит в действие приказ руководителя предприятия. На основании этого перечня составляют список конкретных документов, требующих простановки на них грифа «Коммерческая тайна» и более строгих правил работы. Должно быть установлено, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф ограничения доступа.

Перечень конфиденциальной информации может включать с пелен и я:

• о структуре производства, производственных мощностях, запасах сырья, материалов и готовой продукции;

• о применяемых оригинальных методах управления предприятием;

• о планах расширения или свертывай производстве;

• о целях, повестке дня, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятии;

• о целях, задачах, тактике и результатах переговоров с деловыми партнерами;

• об условиях коммерческих контрактов, платежей и услуг,

• о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.

Порядок работы с конфиденциальной информацией предприятия регламентирует Инструкция по работе с документами, содержащими коммерческую тайну. В инструкции устанавливаются правила и описываются технологии работы с конфиденциальной информацией на всех видах носителей. При использовании электронных документов и автоматизированных технологий предпринимают дополнительные меры по защите документов от их несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

Учитывать и хранить документы, содержащие коммерческую тайну, необходимо обособленно и централизованно, обеспечивая:

· регистрацию факта поступления или издания документа;

· фиксацию всех перемещений документа в процессе его рассмотрения, исполнения и использования;

· справочно-информационную и контрольную работы по документам;

· предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельные листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Каждый работник, имеющий доступ к информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, должен быть под расписку ознакомлен с перечнем этой информации, установленным на предприятии режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение.

Если сведения, составляющие коммерческую тайну, ее обладатель передает своим контрагентам, то в договоре между ними должны быть определены условия охраны конфиденциальности информации, в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора. В договоре обязательно указывают обязанность контрагента возместить убытки при разглашении им этой информации вопреки договору.