Файл: Служба документациолнного обеспечения на преприятии.pdf

семинаров по делопроизводству разработка предложений по применению средств организационной и

компьютерной техники в делопроизводстве постановка задач автоматизации делопроизводства копировально-множительное бюро

копирование и тиражирование документов организации по заявкам

структурных подразделений и работников протокольная группа

разработка планов работы коллегиальных органов

оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании

коллегиального органа подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний,

совещаний) ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний

коллегиальных органов рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам оформление решений коллегиальных органов в форме

распорядительных документов контроль за исполнением решений коллегиальных органов оформление выписок из протоколов и др.

редакционная группа

редактирование документов, издаваемых в организации корректорская правка

подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для

издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан) организация приема посетителей руководством организации составление плана работы приемной

ведение учетной документации по личному приему граждан организация исполнения документов, полученных при личном приеме обобщение результатов приема посетителей

подготовка предложений по совершенствованию работы приемной архив (организации)

ведение списков организаций и (или) структурных подразделений

организации – источников комплектования архива прием дел структурных подразделений организации и организаций –

источников комплектования архива учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного

аппарата к документам архива

организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования организация работы по составлению номенклатуры дел организации оказание методической и практической помощи структурным

подразделениям в работе с документами участие в разработке нормативных и методических документов по

архивному делу и документационному обеспечению управления участие в проведении мероприятий по повышению квалификации

работников архива и службы документационного обеспечения управления

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс.

документов в год.

Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в год

Организационные формы службы ДОУ

менее 10

обычно один-два секретаря руководителя организации от 10 до 25

служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников) от 25 до50

создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение

архива и т.п.) от 50 до 100

более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации свыше 100 сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в

объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

Основными задачами службы являются:

1. внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
2. осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
3. обеспечение действенного контроля над соблюдением

установленного порядка работы с документами;

1. совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.д

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

1. Получения информации

1. Ее переработки

1. Анализа, подготовки и принятия решения

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А.

Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.

Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.

Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера –

2005. -№1 – с. 16-19

Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) /

С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.

Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие.

– М.: РГГУ, 2006.

1. Терминология Документационного обеспечения управление зафиксирована в государственном стандарте – ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. 3Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 года