Файл: Развитие систем электронного документооборота (Тенденции развития систем электронного документооборота ).pdf

Введение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Тенденции развития систем электронного документооборота

На сегодняшний день невозможно представить мир без активного использования информационных технологий, которые облегчили коммерческую деятельность предприятий в разы, а систему управления сделали более совершенной. Именно по этой причине, научные исследования на тематику «цифровизации» имеют высокий уровень актуальности, поскольку анализируют новое направление экономической теории и практики.

 Помимо этого, остро встает вопрос развития концепции электронного правительства Российской Федерации и совершенствования проекта «Цифровое правительство», в рамках которых формируется система электронного документооборота между государственными, бюджетными и муниципальными учреждениями. В настоящее время в России реализуется концепция «электронного правительства», однако в апреле 2016 года Всемирный банк и Институт развития информационного общества представили для обсуждения проект «Цифровое правительство 2020. Перспективы для России», в котором рекомендуется разработать концепцию «цифрового правительства».

Концепция «электронного правительства» была принята еще в мае 2008 году. В ней «электронным правительством» называется новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов. На сегодняшний день Правительство Российской Федерации еще далеко до реализации своего проекта по адаптации к цифровому пространству. Так, по показателю Конкурентоспособности в сфере электронного правительства, страна занимает 35-е место в мировом рейтинге. По показателю Цифровой конкурентоспособности рейтинг еще худший — 42-е место. При этом мы наблюдаем положительную тенденцию числа граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг путем электронной формы (Рис. 1).

---

Рис. 1. Доля граждан России, использующих механизм электронного доступа к государственным и муниципальным услугам, % в 2013–2017 гг.

Помимо этого, есть и другие успехи, а именно создание единой системы межведомственного электронного взаимодействия органов власти Российской Федерации, которая за 6 лет работы довела обработку общего количества транзакций до 20 млрд документов с заявками в год. Тем не менее, ожидания граждан и бизнеса, формируемые на основе опыта более широкого использования технологий, а также новые цели, поставленные странами-лидерами в рамках стратегий развития цифрового правительства, свидетельствуют не только о том, что необходимо довести до логического конца все реализуемые мероприятия, но и заглянуть в будущее и наметить переход к разработке и реализации стратегии следующего этапа, а именно стратегии перехода к цифровому правительству, где система электронного документооборота в бюджетных учреждениях будет находиться на максимально оптимальных показателях. Ключевой целью внедрения СЭД является повышение эффективности функционирования бюджетной организации. Согласно результатам исследования Siemens Business Services и ЭОС, внедрение системы электронного документооборота обеспечивает следующие экономические эффекты: − экономия рабочего времени сотрудников на 20–30 %; − прост производительности труда сотрудников на 20–25 %; − снижение стоимости обслуживания архивного отдела документов до 80 %; − сокращение затрат на документооборот на 60 %; − ускорение процедуры составления договоров, передачи заявлений, поиска и запроса нужной документации на 20 %; − ускорение согласования указов на 50 %. В рамках современного развития систем электронного документооборота в бюджетных учреждениях, наблюдаются следующие тенденции:

− расширение функциональности СЭД (современные версии систем могут решать мультизадачные процессы);

− интерес к облачным технологиям (благодаря им снижаются капитальные затраты на обслуживание удаленных офисов бюджетных учреждений, ведь подключение доступно с любого декстопа);

− политика импортозамещения (в связи с рекомендациями Минсвязи РФ все больше государственных заказов на СЭД отечественного производства);

− юридически значимый документооборот (внедрение цифровой подписи в СЭД);

− «умные системы» (использование интеллектуальных технологий для автоматизации процессов секретарей);

− создание полноценных электронных архивов документов государственных учреждений.

---

Однако, несмотря на экономические эффекты и современные тенденции, текущее качество развития системы электронного документооборота в бюджетных учреждениях желает лучшего, в особенности в социально значимых сферах, как медицина. Так, на сегодняшний день можно выделить следующие недостатки системы «1С: Документооборот», которая берется за основу для медицинских учреждений России:

− отсутствие механизма отдельного поиска по реквизитам документов;

− для учета документов бумажного вида в организации необходимо выполнять вручную;

− для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами внешней отправки;

− функции архива учреждения не реализуются; 

− в базовой конфигурации отсутствует учет проектов документов; − нет возможности вести личные папки пользователями;

− отсутствуют встроенные средства просмотра прикрепленных файлов и документов.

С целью решения вышеперечисленных проблем рекомендуются следующие меры совершенствования системы электронного документооборота в бюджетных медицинских учреждениях России:

− привлечение аутсорсинговой компании и выделение на нее финансирования, которая упростит систему документооборота, оптимизирует ее под задачи учреждения и проведет доработку для работы с реестрами внешней отправки;

− создание возможности медицинскими специалистами использования электронной подписи;

− привлечение специалистов IT-сферы с целью кураторства над персоналом и сотрудниками медицинского учреждения по обучению и адаптации под работу с электронной системы документооборота;

− разработка и усовершенствование специализированного программного обеспечения;

− усиление мер по защите информации.

Также, необходимо выделить следующие задачи и рекомендации по развитию цифрового правительства Российской Федерации, которые напрямую влияют на развитие системы электронного документооборота в бюджетных учреждениях:

− необходимо форсирование событий и создание программы-проекта по реализации цифрового правительства страны до 2021 года;

− необходимо построить новые элементы инфраструктуры по созданию цифрового пространства для государственного и муниципального управления, а также их документооборота;

− необходимо создать более комфортную институциональную среду для деятельности цифрового пространства;

− необходимо ускорить реализацию проекта «Цифровой экономики России», включая пункты, касаемо взаимодействия и коммуникации между обществом и правительством, а также между бизнесом и правительством, где главными субъектами государственного сектора выступают бюджетные учреждения;

---