Файл: Способы документирования и их развитие..pdf

Введение

Под документированием понимается запись информации согласно регламентированным правилам, то есть процедура оформления документов в специальном порядке. Так как процесс записи данных может осуществляться различными средствами, то и документы в практике управленческой деятельности встречаются самые разные – рукописные, графические, типографские, фото- и видеоматериалы. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фото-кино–видеодокументирование.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Развитие.

Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения. С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов - телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма. В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе. По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайл.

Заключение

Под документированием понимается запись информации согласно регламентированным правилам, то есть процедура оформления документов в специальном порядке. Так как процесс записи данных может осуществляться различными средствами, то и документы в практике управленческой деятельности встречаются самые разные – рукописные, графические, типографские, фото- и видеоматериалы. Документирование управленческой деятельности – регламентированная процедура, что дает ему гарантию юридической силы – качество, находящееся в ведомости действующего законодательства. На сегодняшний день используются различные средства документирования: от простых (таких, как карандаши и обычные шариковые ручки) до более сложных электромеханических (сюда относятся магнитофон, видеокамера, фоноаппарат и т.п.) и автоматизированных, компьютерных. От применяемых средств зависят и способы документирования. Оно может быть текстовым, электронным, кино- и фотографическим. Документирование – это всегда фиксация на конкретном носителе какой-либо информации, с особыми реквизитами, по которым затем осуществляется ее идентификация. Документация может различаться по своим функциям, предназначению, содержанию, степени засекреченности и доступности информации. Факторы адресации позволяют классифицировать ее на межорганизационную и внешнюю. Первую, которая не выходит за рамки одного учреждения или организации, и ведется между ее участниками, называют служебной. Вторая – внешняя документация – осуществляется между организациями различного типа, отдельными должностными лицами, не состоящими в непосредственном подчинении по отношению друг к другу. Техническое документирование осуществляется с соблюдением установленных норм, которые для любого типа документов свои. Для любой управленческой деятельности это особенно важно, ведь так документирование приобретает юридическую силу, служащую самым верным доказательством подлинности заключенной в нем информации. Из-за усложнения процедур обработки документов появляется ряд проблем. Одна из них - это противоречие между процессом исполнения и контролем исполнения документов. Осложняется ситуация, когда документы «путешествуют» по подразделениям или передаются между работниками одного и того же подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в регистрационных журналах подразделений. Недостатки делопроизводства связаны с пренебрежением рекомендациями и требованиями государственных органов, которые занимаются исследованиями в сфере организации работы с документами. Средство решения проблем - применение компьютерных технологий, в частности, систем управления документами. Компьютерные системы способны управлять увеличивающимся объемом информации, они создают технологическую новую среду для управления документооборотом. Особое внимание необходимо уделить единообразию форм ведения документации, обеспечению юридическим гарантиям государственных специальных органов и удостоверяющих центров в области контроля за соблюдением законодательства. В штате нужно иметь специалиста, который профессионально разбирается в проблемах защиты информации, чтобы он обучил сотрудников современным средствам защиты. Проблемы перехода от бумажного к электронному документообороту сегодня стоит перед многими предприятиями. Электронный документооборот позволяет улучшить контроль над исполнением и движением документов, ускорить и упростить доступ к информации, повысить эффективность управления.