Файл: Информационно-справочная работа по документам (Контроль над исполнением документов. Информационно-справочная работа. Подготовка документов).pdf
Добавлен: 05.07.2023
Просмотров: 44
Скачиваний: 1
Введение
В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов. Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни. Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.
Раздел 1. Контроль над исполнением документов. Информационно-справочная работа. Подготовка документов
Контроль над исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль можно разделить на два вида:
-контроль по существу решения вопроса - осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
-контроль над сроками исполнения документов - ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля над сроками исполнения документов включает следующие операции:
-фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
-проверка доведения документа до исполнителя в срок;
-напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
-внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
-информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
-внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
-составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения документов могут быть:
-типовые;
-индивидуальные.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например,
для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Организация контроля над исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.
Контроль исполнения организационно-распорядительных документов
осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально- техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
1. формирование картотеки контролируемых документов;
2. направление карточки контролируемого документа в подразделение-
исполнитель;
3. выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и
телефона конкретного исполнителя;
4. напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
5. получение информации о ходе и результатах исполнения;
6. запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
7. регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
8. сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
9. снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)
систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно- контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Раздел 2. Информационно-справочная работа.
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно- нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в
справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно- нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.