Файл: Носители документов, их развитие (Традиционные носители информации, их зарождение и развитие.).pdf

Таким образом, совершенствование технологии флэш-памяти идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности, многофункциональности носителей, а также снижения их стоимости.

Рассмотрев основные виды новых носителей информации, можно сделать вывод, что развитие носителей информации идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности и многофункциональности носителей.

Электронный документ.

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Но по сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

1. Даёт возможность поиска по ключевым словам;
2. Не изнашивается с течением времени;
3. Может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;
4. Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;
5. Меньшая трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество др. функциональных усовершенствований.

К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства. Возникла проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

Технология изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять функции реквизита.

Принятый в 1995 году Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" стал важным шагом в признании на законодательном уровне юридической значимости электронного документа. Закон оговаривает условия подтверждения юридической силы любого электронного документа, расширяя тем самым возможность использования электронного документооборота. Он устанавливает, что документ - это прежде всего информация, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, при этом информация может быть зафиксирована на любом материальном носителе. Если это компьютерный документ, то он приобретает юридическую силу лишь после подписания его должностным лицом (п. 2 ст. 5 ФЗ). В этом случае юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться ЭЦП (п. 3 ст. 5 ФЗ). Юридическая сила такой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (глава 2, ст. 5, п. 3 ФЗ). Таким образом, в случаях, когда речь идет об электронных документах, закон предусматривает обязательное использование ЭЦП, иначе документ, исполненный в электронном виде, не будет иметь юридической силы.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.

Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной цифровой подписи или других аналогичных средств идентификации подобно передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу может быть подтверждена показаниями свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

Таким образом, для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».