Файл: Система электронного документооборота (CompanyMedia.).pdf

Введение

Система электронного документооборота CompanyMedia в своей актуальной версии – новаторский продукт, отражающий современные тренды развития СЭД и ЕСМ. Система CompanyMedia 4 – корпоративная платформа поддержки принятия решений, управления документами, временем, задачами и личной результативностью. Сохраняя функции делопроизводства и контроля исполнения документов, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов. Этим категориям работников в рамках СЭД предоставлены эффективные инструменты для разработки планов, их реализации (решения повседневных управленческих задач), получения информации, необходимой для принятия решений. CompanyMedia производимая Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее время. Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, на сегодняшний день является одним из признанных лидеров рынка автоматизации делопроизводства, документооборота, бизнес-процессов. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами.

Глава1. CompanyMedia.

1.1 Конфигурация.

Конфигурация на базе IBM Domino/Notes. В качестве платформы для хранения данных используется сервер IBM Domino. На уровне представления данных доступны два пользовательских интерфейса: IBM Notes или более современный web-клиент системы, разработанный компанией «ИнтерТраст» в сотрудничестве с дизайн-студией Артемия Лебедева. Конфигурация предназначена в первую очередь для существующих заказчиков «ИнтерТраст», ориентированных на использование платформы IBM Domino/Notes. В рамках данной конфигурации поддерживается перенос уникальных доработок, выполненных в более ранних версиях системы.

Кросс-платформенная конфигурация. Поддерживается использование ПО базового и промежуточного уровня от различных производителей. Платформой для хранения данных может служить любая реляционная СУБД. Пользовательский интерфейс реализован с помощью web-клиента. Отличительная особенность конфигурации — возможность применения как проприетарных компонентов (СУБД, ОС, офисные пакеты), так и компонентов на базе СПО, в том числе — разработанных отечественными производителями программного обеспечения. На прикладном уровне система представляет собой полностью российскую разработку, созданную специалистами компании «ИнтерТраст». Конфигурация ориентирована на широкий круг заказчиков, включая организации, заинтересованные во внедрении импортонезависимых программных решений класса СЭД/ECM. В рамках кросс-платформенной конфигурации возможно создание произвольных по функциональности решений, основой для которых служит среда разработки ActiveFrame 5, созданная компанией «ИнтерТраст».

---

1.2 Основные возможности и преимущества системы CompanyMedia.

Возможности :

• Оптимизация подготовки и согласование документов;
• Регистрация документов организации, корреспонденции, внутренних документов организации, организационно-распорядительной документации и других документов ;
• создание и ведение электронных папок документов;
• возможность создания поручений, резолюций, регистрации ответов на них;
• возможность осуществление контроля исполнения документов и резолюций;
• осуществление сканирования больших массивов документов с целью создания и ведения электронных архивов;
• упрощение подготовки и регистрации всех видов договоров, их согласование, визирование, ведение актуального реестра договоров;
• информационная поддержка клиентского сервиса;
• улучшение планирования работ, упрощения контроля исполнения решений;
• ведение проектов;
• точный учет рабочего времени персонала;
• подготовка к проведению совещаний, заседаний, контроль исполнения их решений;
• упрощение и автоматизация кадрового делопроизводства;
• эффективная автоматизация работы пользователей с службой технической поддержки;

В системе CompanyMedia с выстроенной системой электронного документооборота есть возможность осуществлять полный цикл работы с документами. От создания до получения, исполнения и архивирования, что ведет к экономии времени на доставку документов к структурным подразделениям, поиск документов для принятия важных управленческих решений. С введением системы CompanyMedia уменьшаются непроизводственные затраты на поиск, дублирование информации, повторное согласование, затраты на расходные материалы (бумаги, копировальных аппаратов, содержание архива)

Преимущества:

1. Полная готовность к работе – нет необходимости в разработке или моделировании системы с использованием конструктора. В двух словах – установил и работай. Уменьшаются затраты на внедрение системы;
2. Модульность системы – наличие нескольких самостоятельных взаимосвязанных систем. Эти системы обеспечивают автоматизацию отдельных процессов. Модульность позволяет выбрать нужные модули и автоматизировать критические бизнес-процессы;
3. Многофункциональность – возможность автоматизации не только делопроизводства, но и других бизнес-процессов. Богатство выбора, в состав системы входит 10 систем, под разные задачи, вы точно найдете то что нужно для Вашей организации;
4. Возможность тонкой настройки системы, то есть автоматизации процессов конкретно под нужды и потребности Вашей организации. Учитывать при этом специфику бизнеса компании и адаптировать ее в будущем, сэкономив значительную часть финансовых и временных ресурсов;
5. Широкая масштабируемость системы – возможность расширять функционал системы, или распространять на другие бизнес-процессы. Проводить автоматизацию новых рабочих мест;
6. Корпоративность – возможность системы CompanyMedia работать в компаниях с сложной организационной (множество отделов, департаментов, цехов) и территориальной (географическая отдаленность филиалов от центра, работа сотрудников в нескольких часовых поясах) структурой. Корпоративность упрощает работу с документами строгой отчетности, облегчает контроль за исполнением сотрудниками должностных обязанностей, процедур, регламентов, улучшает прозрачность деятельности компании, ускоряется движение информационных потоков в компании. Это благотворно сказывается на управляемости и эффективность компании;
7. Возможность установки контроля исполнения на документы и поручения, состав группы или сотрудника, который отвечает за выполнение документа, возможность отслеживания документа и стадии его исполнения улучшает исполнительскую дисциплину и информированность менеджеров компании;
8. Разграничение прав доступа к информации на основе должностных инструкций сотрудника увеличивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа. Благодаря этой особенности системы, резко уменьшается риск утечки информации;
9. Реализован механизм создания юридически значимого электронного документооборота. Это позволяет со временем перейти на безбумажный электронный документооборот;
10. В системе запрограммировано несколько типов рабочих мест: для менеджеров, руководителей, которые в основном работают с содержанием документов. Специалистов работающих с реквизитами документа, в зависимости от специфики документа и должностных обязанностей исполнителя. То есть сотрудник получает ровно столько прав сколько необходимо для исполнения задания;
11. Мультиплатформенность – совместимость CompanyMedia с множеством ОС (Linux, Sun Solaris,Windows) обеспечивает работу именно с той ОС которая установлена в компании. Нет необходимости обновлять операционную систему при внедрении CompanyMedia;
12. Интегрируемость с уже хорошо зарекомендовавшими себя на предприятии системами: 1С, Галактика, SAP R3, позволяет легко взаимодействовать с ними и использовать накопленную в них информацию;
13. Возможность работы посредством веб-браузера обеспечивает мгновенный доступ к любому документу в любой токе мира. Даже если сотрудник в отпуске или у него не установлено клиентское ПО он может легко получить доступ к хранилищу CompanyMedia.
14. Возможность реализации в системе стандарта работы с электронными документами, обеспечивает формализацию и унификацию делопроизводства и документооборота;
15. Высокая отказоустойчивость и надежность, работа без сбоев 365 дней в году  24 часа в сутки;

---

CompanyMedia это одна из старейших систем автоматизации и оптимизации документооборота. В ней реализован успешный опыт множества компаний, которые внедрили нашу систему и с успехом ее используют. Выбирая  CompanyMedia Вы выбираете законченное решение, и профессиональную команду с огромным опытом внедрения и настройки систем автоматизации документооборота.

• 1. Уровень технологической платформы, системных сервисов, интерфейса.

Уровень технологической платформы находится в основании структуры и представляет собой нереляционную, объектно-ориентированную систему управления базами данных (СУБД) IBM Lotus Domino, которая обеспечивает хранение самих электронных документов, их контента и метаданных; обеспечивает доступ к ним в условиях высокого уровня территориальной распределённости, репликацию хранимых данных по серверам системы, а также частично обеспечивает функциональность управления и разграничения доступа к данным.

Уровень системных сервисов обеспечивает прикладные модули необходимыми им унифицированными ресурсами. Используя унифицированный API, сервисы могут давать необходимые ресурсы любому модулю обработки информации, а также любому другому сервису.

• ActiveFrame — комплекс документоориентированных сервисов системы, обеспечивающий функциональность большей части унифицированных документоориентированных модулей. ActiveFrame предоставлет сервисные ресурсы по запросу модулей, обеспечивая последние унифицированным набором ресурсов, необходимым для обеспечения электронного документооборота. К сервисам, базирующимся в ActiveFrame относятся: справочники и классификаторы, согласование и утверждение, контроль исполнения поручений, обработка информации и подготовка печатных форм, автоматизированное формирование дел, интерактивный корпоративный тренинг, интегрированная система криптографической защиты информации (СКЗИ).
• AF-WorkFlow — сервис продвижения автоматизируемых бизнес-процессов, использующий в качестве основы документы, их метаданные и маршруты движения документопотока.
• ChangePump — сервис событийно-ориентированной обработки информации.
• СКЗИ — сервис сторонней разработки, обеспечивающий обработку электронной цифровой подписи и криптографической защиты информации, относящийся к линейке КриптоПро.

---

Уровень интерфейса

• IBM Lotus Notes — самый многофункциональный интерфейс системы, обеспечивающий любой из модулей всей заложенной в него интерфейсной функциональностью, включая не только непосредственную работу с пользователем, но и, к примеру, сканирование документов с распознаванием контента и т. д.
• Microsoft Internet Explorer — интерфейс, обеспечивающий усеченную функциональность системы только в тех модулях, которые снабжены поддержкой доступа через Internet/Intranet.
• Мобильный интерфейс — интерфейс системы, позволяющий обеспечить стандартную системную функциональность части прикладных модулей через использование Windows Mobile — приложения.
• iPad интерфейс — приложения для платформы iOS, автоматизирующие отдельные модули СЭД CompanyMedia. Развитие этой линейки продуктов было начато в середине 2010 года.

1.4 Развитие системы.

Во второй половине 2010 года производитель СЭД CompanyMedia, Компания “ИнтерТраст” представила несколько уникальных решений для СЭД, использующих в качестве клиентской части Толстый клиент, устанавливаемый на планшетный компьютер Apple iPad. Разработка приложений была начата для операционной системы Apple iOS 3.2, в дальнейшем программным продуктам при миграции на следующую версию операционной системы — iOS 4 была добавлена поддержка многозадачности, а также доработаны аспекты устойчивости. В ноябре 2012 года представлено мобильное приложение для BlackBerry, а в феврале 2013 года - мобильное рабочее место на Android.

С осени 2010 года доступно к загрузке из AppStore приложение iPapka, представляющее собой мобильное рабочее место руководителя высшего звена в системе электронного документооборота CompanyMedia. На сегодняшний день iPapka обеспечивает следующую функциональность:

• поддержку возможности рассмотрения руководителем поданных документов с фиксацией резолюций и формированием поручений с передачей их исполнителям;
• ознакомление с проектом документа с функциональностью его согласования, утверждения либо мотивированным отказом от указанных действий;
• фиксация комментариев к рассматриваемым документам, в том числе, текстовых, графических и голосовых;
• поддержка многозадачности (для iOS 4.X).

На выставке систем документооборота DocFlow2011 было представлено приложение для iPad iMeeting, являющееся клиентским приложением модуля CM-Заседания. Его основную функциональность составляет поддержка механизмов работы коллегиальных органов управления – заседаний и совещаний. Приложение позволяет работать со следующей информацией:

---