Файл: Оргтехника.pdf

Технические средства для копирования документов на бумажном носителе 

Выбор технического средства 

Средства копирования документов весьма разнообразны, они различаются как видом носителей копируемыхдокументов, так и видом носителей, на которых создаются копии документов. Виды бумаг, используемых для создания копий, весьма разнообразны. Так, в разных типах копировальной техники применяются: 

· Фотобумага, темнеющая под действием световых лучей;

· Диазобумага – светочувствительная бумага, которая под действием мощных световых лучей теряет свою способность при дальнейшей обработке образовывать красители;

· Термобумага, темнеющая под действием тепловых лучей;

· Обычная бумага;

· Электрофотокалька или пленка, на которой электроискровые разряды перфорируют микроскопические отверстия.

Электрографическое копирование (ксерография) является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Основные достоинства электрографического копирования:

· Светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

· Проявление изображения: превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

· Печать: перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;

· Закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.

Характеристики некоторых зарубежных ЭГКА : 

Термографическое копирование (термография). Термокопирование – самый оперативный способ копирования, позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термоактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. 

Принцип термографического копирования заключается в следующем: на документ-оригинал полупрозрачная термоактивная бумага чувствительным слоем к оригиналу. Затем через эту бумагу документ облучается интенсивным потоком тепловых лучей – темные места оригинала поглощают эти лучи и нагреваются, светлые места отражают тепловые лучи и нагреваютсясущественно меньше. Местный нагрев документа-оригинала передается прижатой к нему термоактивной бумаге, которая и темнеет в местах разогрева.
Фотографическое копирование (фотокопирование) – самый давний способ копирования, обеспечивающий самое высокое качество, но требующий дорогих расходных материалов и длительного процесса получения копии.

Электронографическое копирование (электроискровое копирование) основано на оптическом считывании документов и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. 

Фотодиоды преобразуют построчно проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы, которые усиливаются и подаются на линейку пишущих игл, - между иглами и основанием аппарата проскакивают электрические разряды, перфорирующие тончайшие отверстия в носителе копии. Копии чаще всего получают на электропленке и на термореактивной бумаге. Копии на электропленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати.

Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Новейшее слово в копировальной технике. В последние годы изменились как понятие документоносителями стали магнитные диски и ленты, - так и понятие документа – документом считается не только бумажный, но и электронный документ. В связи с этим стали бурно развиваться компьютерные технологии копирования и размножения документов и, в частности, комбинированные компьютерно-бумажные технологии, нашедшие свое наиболее развитое выражение в цифровых методах электрографического копирования и в электронографических технологиях размножения документов. 

Факсимильная связь 

Сегодня, при быстром развитии бизнеса, факсимильная связь необходима, чтобы просто выдержать конкуренцию, не говоря уже о достижении успеха.

Если Вы не в состоянии выслать контракт немедленно, то Вы рискуете потерять заказчика. Если Вы не в состоянии продемонстрировать новый эскиз сразу после его изготовления, Вы рискуете потерять клиента. Заказчикам и клиентам важные документы нужны без промедления, ирешением проблемы является быстрая, простая и недорогая факсимильная связь.

Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях еще и намного дешевле.

Факсимильная связь (facsimile communication) – процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста; основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т. д. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов. 

В основу факсимильной связи положен метод передачи временной последовательности электрических сигналов, характеризующих яркость отдельных элементов передаваемого документа. Разложение передаваемого изображения на элементы называется разверткой, а просмотр и считывание этих элементов сканированием. Важное достоинство факсимильной связи – полная автоматизация передачи, включая считывание информации с бумажного документа-источника и регистрацию информации на бумажный документ-приемник.

Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты (телефаксы) и каналы связи: чаще всего телефонные каналы, реже цифровые каналы с интегральным сервисом (ISDN) и радиоканалы связи.

Факсимильные аппараты. 

Факсимильный аппарат функционально состоит из трех основных частей: 

· сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата;

· приемно-передающая электронная часть, обеспечивающая передачу сообщения адресату и приема сообщения от другого абонента;

· принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги.

Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются способом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. 

Большинство современных факсимильных аппаратов термографического типа: они не дорогие и имеют достаточно хорошие характеристики: разрешающая способность 7-10 точек на мм,могут передавать 16-32 уровней серого, чаще всего оборудуются модемом на 9600 бит/с; но в них используется специальная дорогостоящая термобумага, которая, к тому же, со временем желтеет.
документов;

Если факсимильный аппарат был включен и заправлен бумагой, то он примет поступивший факс в автоматическом режиме без какого-либо вашего участия. Все, что остается Вам сделать, это оторвать факс от рулона или, если аппарат снабжен отрезающим устройством, взять факс, выпавший из него.

Если факсимильный аппарат был выключен, а Вам позвонили по телефону и попросили принять факс, то нужно проверить наличие бумаги и просто включать аппарат (нажать кнопку START).

Передача факсимильного сообщения. 

Прежде всего надо внимательно подготовить передаваемый документ:

Необходимо согласовать размер передаваемого документа с возможностями вашего передаваемого аппарата.

Если размер документа больше, чем возможности вашего аппарата, его следует либо уменьшить, либо разделить на части и скопировать каждую часть отдельно, а затем передавать по частям.

Следует обратить внимание на качество бумаги: слишком толстая или, наоборот, тонкая бумага могут вызвать застревание или замятие документа. 

Подготовленный к передаче документ следует положить на входной лоток текстом вниз и настроить направляющие по ширине документа.


Нажмите кнопку выбранного режима разрешающей способности, не злоупотребляя выбором высококачественных режимов, ибо они потребуют большего времени передачи.

Свяжитесь по телефону с абонентом, которому хотите передать факс и сообщите ему об этом. Дождавшись появления в трубке сигнала факса, нажмите кнопку START и положите телефонную трубку.
Если номер абонента запомнен на клавише быстрого набора, то Вы можете ввести номер принимающего телефакса нажатием этой клавиши.

Копирование документов. 

Для копирования документа:

· проверьте качество бумаги копируемого документа и отсутствие на документе посторонних элементов;

· проверьте заправлен ли телефакс бумагой и, если нет, - заправьте бумагу;

·положите копируемый документ на входной лоток текстом вниз;

· нажмите кнопку COPY;

· оторвите или просто возьмите готовую копию.

Имейте в виду, что копирование документов на термографическом факсаппарате экономически не выгодно.

Основными видами телефонной связи являются: радиотелефонная связь, видеотелефонная связь. Система телефонной связи состоит из телефонной сети и абонентских терминалов. 

В общем случае телефонная связь - это совокупность узлов коммутации, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС) и соединяющих их каналов связи.

Абонентские терминалы (а ими могут быть абонентские телефонные аппараты, офисные АТС или компьютеры) обычно подключаются к сети по паре медных проводов - абонентской линии. Абонентская линия имеет в сети свой уникальный номер (номер абонента); её длина, как правило, не должна превышать 7-8км, и передача информации по ней ведется чаще всего в аналоговой форме.

АТС соединяются друг с другом по так называемым соединительным линиям - сейчас практически во всех сетях общего пользования применяются 4х -проводные цифровые линии (по одной паре проводов для передачи сигналов в каждом направлении - от одной АТС к другой и обратно).

Современная АТС - это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровую форму, и в этой форме распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании в абонентскую линию другого абонента.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению (настенные, настольные, в стиле ретро, портативные в виде телефонных трубок и др.), так и по сервисным возможностям, ими предоставляемым.

В современных телефонных системах существует два способа кодирования набираемого номера:

1. Pulse - импульсный, применявшийся в старых аппаратах с вращающимся наборным диском;

2. Tone - тональный, часто используемый кнопочныминомеронабирателями.

При первом способе при наборе цифры в линию связи подаются импульсы, количество которых соответствует набранной цифре; при тональном способе посылается непрерывный сигнал, состоящий из комбинации двух частот, значения которых и кодируют передаваемый номер.

Практически все действующие телефонные сети допускают импульсный набор номера. Тональные же системы набора, хотя они и становятся стандартом, могут использоваться лишь на сравнительно новых АТС. На большинстве новых телефонных аппаратов имеется переключатель способа кодирования Pulse/Tone. 

Среди существенных сервисных возможностей телефонных аппаратов следует отметить:

- многоканальность, то есть возможность подключения телефонного аппарата к различным телефонным линиям;

- переключение вызываемого абонента на другую линию;

- наличие кнопки временного отключения микрофона от сети;

- переговоры сразу с несколькими абонентами;

- наличие долговременной памяти номеров приоритетных абонентов;

- наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего абонента, в том числе и для многократного вызова (автодозвона) занятого абонента;

- постановка собеседника на удержание с включением фоновой музыки;

- автоматическое определение номера (АОН) вызывающего абонента с отображением его на дисплее и звуковым его воспроизведением;

- защита от АОН вызываемого абонента (анти – АОН);

- запоминание номеров вызывающих абонентов и текущего времени каждого вызова;

- индикация во время разговора второго вызова и номера вызывающего абонента;

- наличие календаря, часов и таймера продолжительности разговора;

- использование персональных кодов-паролей;

- наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемых сообщений;

- наличие электронного телефонного справочника и автонаборщика найденного номера телефона;

- наличие дистанционного управления телефоном;

- возможность подключения телефона к компьютеру.

Для своего офиса мы выбрали телефонный аппарат Трител LМ2.

Его характеристики:

- повтор номера;

- регулировка громкости;

- регулировкаритма звонка.

Способ кодирования набираемого номера - и импульсный, и тональный, т.е. имеется переключатель Pulse/Tone.

Офисные АТС. Выбор АТС для офиса.

Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном – дело крайне неразумное и дорогостоящее. Сотрудникам, сидящим в одном здании, вряд ли целесообразно, особенно при грядущей вскоре повременной оплате телефонных разговоров, вести долгие деловые разговоры друг с другом по городскому телефону. Гораздо более разумным способом всеобщей телефонизации фирмы является использование ею внутриучрежденческой АТС (микро-, мини-, офисной АТС).

Внутриучрежденческие телефонные системы используют собственные телефонные станции или коммутаторы и подразделяются на:

Внутриучрежденческие АТС, или иначе – офисные АТС, используются в фирмах для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило путем прямого набора.


Офисные АТС весьма разнообразны: на рынке средств связи сейчас предлагается весьма широкий спектр – от простейших, которые устанавливаются в квартире или коттедже (микро-АТС), до крупных станций, предназначенных для гостиниц и бизнес - центров (мини- и миди- АТС).

Основными достоинствами современных офисных АТС является автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.

Очень важным обстоятельством является возможность подключения к офисной АТС дополнительных устройств и, в частности, компьютера, домофона, охранной сигнализации.

Разновидности офисных АТС: 

· По их емкости и конфигурации – количеству портов подключения внешних и внутренних абонентских линий;

· По виду коммутируемого сигнала;

· По типу используемых абонентских линий;

· По охватываемой территории;

· По возможности расширения.

Конфигурация АТС определяется отношением количества ее внешних абонентских линий к количеству внутреннихабонентских линий. Так, например, АТС, имеющая 6 портов для подключения внешних линий и 32 порта для подключения внутренних, имеет конфигурацию: 6´32. Конфигурация АТС во многом определяет сферу ее использования.

По виду коммутируемого сигнала АТС делятся на аналоговые, цифровые, гибридные.

В аналоговых АТС звуковые сообщения представляются в виде непрерывных или импульсных сигналов с изменяющейся амплитудой. Аналоговые офисные АТС сравнительно дешевые и сейчас самые распространенные для малых и средних офисов и фирм с числом внутренних абонентов до 100 – 150.

В цифровых АТС звуковые сообщения методом импульсно – кодовой модуляции преобразуются в последовательность двоичных кодов, после обработки и коммутации цифровые сигналы преобразуются обратно в аналоговые и подаются во внутреннюю абонентскую линию. Цифровые АТС существенно дороже аналоговых, но имеют хорошие перспективы при создании корпоративных цифровых сетей интегрированного обслуживания.

В гибридных АТС звуковой сигнал обрабатывается так же, как и в аналоговых, но предусмотрены дополнительные возможности для обработки и передачи цифровой информации. 

Двухпроводные аппараты являются самыми простыми и дешевыми, но не все офисные АТС могут с ними работать. Это ограничение связано с видом коммутируемого АТС сигнала и способом представления вызываемого номера. Но даже если использование обычных телефонных аппаратов в АТС возможно, они имеют, особенно при работе с цифровой АТС, существенные ограничения по использованию различных сервисных функций.

Системные телефонные аппараты создаются специально для работы с офисной АТС, они на порядок дороже обычных аппаратов, но обеспечивают выполнение всех предусмотренных в станции сервисных возможностей.

Вывод: при выборе офисной АТС следует в первую очередь определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских линий, которые будут к ней подсоединены, и числом внутренних линий, а также с территорией вашей фирмы, охватываемой телефонной сетью. Для нашей фирмы мы выбраликонфигурацию АТС 4´8 для небольшого офиса, т.к. наша фирма еще не очень велика. По виду коммутируемого сигналы мы выбираем цифровую АТС с подключением к ней системного 4-проводного аппарата, т.к. они обеспечивают выполнение всех предусмотренных в станции сервисных возможностей.

Выбор наиболее подходящей АТС с помощью метода Белова:

Диктофонная техника.

Типовой микрокассетный диктофон имеет габариты порядка 120´60´20 мм и кассету с временем записи на одну сторону до 1 часа. Из-за крайне низкой скорости записи и малых размеров самой ленты качество записи невысокое. Запись, сделанная на таких диктофонах засорена шумами и роком работающего мотора.

Типовой мини-кассетный диктофон имеет габариты порядка 110´80´35 мм и существенно лучше качество записи и воспроизведения звука. Скорость записи у них обычно 4,76 см/с, что обеспечивает длительность записи на одну сторону кассеты до одного часа. Часто можно снизить скорость записи, но это в ущерб качеству этой записи.

Многие высококачественные диктофоны имеют режимы быстрого прослушивания записи, поиска вперед и назад, счетчик ленты и режим поиска по меткам. 

Копировально-множительная техника 

Принципиальное отличие средств копирования от средств полиграфии состоит, во-первых, в числе требуемых копий (до 30 – копирование, больше 30 - полиграфия), во-вторых, в технологии получения копии; при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении – с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

Средства репрографии документов

Репрография – это совокупность способов и технических средств воспроизведения изображения оригинала, с целью получения копии документа.

Фотографическое копирование – самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа – оригинала.

Технологические этапы получения копии (экспозиция, проявление, закрепление, промывка, сушка), его следует применять для изготовления промежуточных оригиналов с документов только в тех случаях, когда нельзя их воспроизвести другимиспособами.

Диазографическое копирование.

Диазографическое копирование (светокопирование) или синькография – это копировальный процесс, основанный на применении органических соединений азота, образующих краску при взаимодействии с азотосодержащими, причем только в щелочной среде.

Термографическое копирование.

Термокопирование – самый оперативный способ копирования документов, позволяющих получать в минуту до 10 метров копий.

Принцип копирования заключается в следующем: на документ-оригинал накладывается полупрозрачная термореактивная бумага чувствительным слоем к оригиналу. Затем через эту бумагу документ облучается интенсивным потоком тепловых лучей – темные места оригинала поглощают эти лучи и нагреваются, а светлые – отражают тепловые лучи и нагреваются значительно меньше. В этот момент нагрев документа-оригинала передается прижатой к нему термореактивной бумаге, которая темнеет в тех местах, где наиболее сильно нагрелся оригинал, то есть в темных (где есть следы пасты).
Этот метод называют также электрографическим копированием, в результате которого получается электрофотография документа-оригинала.

В качестве светочувствительного слоя применяют электростатический заряд, создаваемый в темноте, на поверхности фотополупроводникового материала. Фотодиоды преобразуют построчно проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы, которые усиливаются и подаются на линейку пишущих игл - между иглами и основанием аппарата.

Ксерография является в настоящее время самым распространенным способам копирования документов. Каждая вторая копия в мире получается именно путем ксерокопирования, поэтому 80 % выпускаемых сегодня копировальных аппаратов являются представителями этого типа.

Современные ксероксы работают по следующему принципу:

1. Копируемое изображение проецируются на металлическую пластинку с помощью лампы и линз. На поверхности пластины создаются положительные и отрицательные электрозаряды.

2. Светлые участки изображения разрушают положительный заряд, а на темных участкахон сохраняется.

3. Затем пластина покрывается красящим порошком тонера, который пристает к положительно заряженным участкам и переходит на лист бумаги.

4. Лист бумаги вместе с тонером пропускается через два нагретых прессовочных валика и подходит к выходному лотку с готовым изображением.

Таким образом, электронографическое копирование включает в себя следующие операции:

Проявление изображения – превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящегося порошка (тонера) на заряженные участки;

Для того, чтобы осуществить копирование, не требуется определенных знаний: достаточно открыть крышку, положить оригинал на стеклянное основание изображением вниз, обязательно закрыть крышку (иначе копия получится затемненной),выставить качество копирования и нужное число копий на панели управления, а затем нажать кнопку «СТАРТ». Копирование произойдет в автоматическом режиме и Вам останется только взять копии с выходного лотка.

Многие современные ЭГКА оснащены лотком для автоматической подачи бумаги, а податчик используется в случае необходимости выполнения двусторонней копии документа. Также у некоторых моделей имеется дисплей, существенно облегчающий редактирование и управление процессом копирования, и сортирующее устройство подбора копии по комплектам.

Габариты копировальных аппаратов самые разнообразные и зависят от функциональных возможностей и размеров формата оригиналов и получаемых копий.

Если число копий в месяц меньше 1000 штук, можно купить самый простой аппарат настольного типа – у них светочувствительный барабан и тонер находятся в едином блоке картриджного типа, заправляемого тонером (от 3 до 10 раз).

Если число копий в месяц от 1000 до 5000 штук, то следует выбирать аппарат средней производительности. У этого класса ксероксов имеется возможность многоцветного копирования, масштабирования, а тонер и барабан меняются по отдельности.

Если число копий в месяц больше 5000 штук, то выбираются мощные ЭГКА, у которых имеются и функции редактированиядокументов, и автоматическое управление экспозицией, и возможность программирования копий от 1 до 999, и сортировка по копиям – всевозможные сервисные функции.

Поэтому данный вид организационной техники можно рекомендовать как для использования в офисах, так и в копировально-множительных бюро. В нем почти нет недостатков, кроме сравнительно недорогих расходных материалов и воздействия на организм человека вредного излучения, которое происходит во время работы аппарата. Правда, ученые до сих пор спорят, намного ли больше эта доза, чем при работе за персональным компьютером или просмотре телевизора ,находясь вблизи от него.

Копировальная техника классифицируется на:

1)портативные копировальные аппараты

2)низкоскоростные копировальные аппараты

Процесс и оборудование. Технологические процессы, применяемые в микрофильмировании, существенно не отличаются от операций в обычной фотографии. Длинные полосы узкой фото- или кинопленки используются для получения последовательных изображений. Применяются пленки двух размеров, обозначаемых как 16- и 35-мм в соответствии с их шириной. Длина стандартного рулона пленки составляет 30 м плюс короткие начальный и конечный участки. В зависимости от характера оригинала от 800 до 5000 и более его страниц могут быть скопированы на один рулон. Широко используются два типа кинофотоаппаратов: для динамической съемки (на 16-мм пленку), когда пленка и оригинал непрерывно движутся, и для покадровой съемки на неподвижную 35-мм пленку. Обработка отснятой пленки осуществляется в машинах непрерывного действия, похожих на применяемые для обработки кинопленки. Скорость обработки зависит от конструкции проявочной машины и может составлять от 600 до 900 м/ч. Для получения позитивов-дубликатов негативных пленочных изображений используются специальные высокоскоростные печатающие машины, обрабатывающие 21 м пленки в минуту. Имеется автоматическое и полуавтоматическое оборудование для производства увеличенных бумажных копий пленочных негативов. Микрофильм обычно читают на специальномустройстве, называемом читальным аппаратом, который содержит световой источник, держатель пленки, механизм ее перемещения и экран, заключенные в компактный корпус. Применяется и оборудование другого рода, предназначенное для проецирования кадров микрофильма на стенной экран.