Файл: Основные характеристики ЕСМ-систем.pdf

Введение

ЕСМ-системы –  программное обеспечение для управления корпоративным контентом. Часто ECM-системы считаются особой разновидностью систем управления содержимым. На постсоветском пространстве понятие ECM-системы зачастую трактуется как сходное с понятием «системы электронного документооборота» 

Если упростить и выразить своими словами – ECM – это определённая группа приложений для управления корпоративным контентом, которая предназначена для создания общего информационного пространства для какого-либо предприятия.

История развития ECM-систем

Первые ECM-системы появились примерно в середине 1990-ых годов. Тогда они по своей сути представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и предназначались канцеляриям крупных предприятий и организаций госсектора. Долгое время считалось, что сфера применения ECM-систем исчерпывается вопросами организационно-распорядительного документооборота, то есть делопроизводства. Службы документационного обеспечения организаций требовали предоставления документов в соответствии с установленными правилами и стандартами, и заполнения всех необходимых атрибутов, не особо вникая, какие документы им передаются и в каком объеме. Вплоть до нашего времени применение электронных документов во многих организациях реализуется как дополнение к традиционному бумажному документообороту, а ECM-системы выполняют функции учета бумажных документов, электронными же являются лишь учетные карточки документов.

В последующие годы в электронный вид стало переводится всё больше делопроизводственных функций. Понятие ECM-систем стало охватывать не только задачи регистрации бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты. В поле деятельности ECM-систем попадают договоры, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство.

В отличие от отечественной практики, ориентирующей ECM-системы на поддержку процессов документационного обеспечения и на учет документов (своего рода «автоматизацию бюрократии»), западный путь развития систем управления документами и контентом был изначально нацелен на поиск, интеграцию и максимально продуктивное использование знаний и ценностей, содержащихся в корпоративной информации и распределенных по различным информационным массивам. Это находит отражение и в названии таких систем: Enterprise Content Management Systems – ECM (системы управления корпоративным контентом). Сейчас практически все ведущие СЭД-продукты (как российские, так и зарубежные) уже по своим возможностям могут рассматриваться как инструменты или платформы класса ECM.
В последние годы наблюдается стремление государственного аппарата повысить эффективность своей работы за счет широкого использования информационных технологий. Круг потребителей СЭД расширяется за счет федеральных и муниципальных органов власти и управления, которые должны обеспечить предоставление электронных госуслуг и организацию межведомственного взаимодействия. 

Основные функции ECM-систем

- Ввод данных (сканирование, распознавание, etc)

- Хранение контента, создание резервных копий

- Категоризация, разметка контента

- Поиск и индексация

- Представление контента пользователю

- Совместная работа над контентом

- Контроль доступа

- Контроль версий

- Публикация контента

- Управление бизнес-процессам

Конечно, с таким широким кругом задач справится не каждая система, особенно если учесть всё разнообразие контента, с которым приходится иметь дело. Поэтому, появилось много систем, которые решают часть вышеупомянутых задач, или специализируются на определённом типе контента:

- СЭД – системы управления документооборотом

- Knowledge Management – системы управления знания (Пример – Википедия)

- Web Content Management / CMS –  системы управления мультимедийным контентом

- Digital Asset Management – системы управления мультимедийным контентом

- Record Management + EAM – системы управления записями и электронной почтой

- Business Process Management – системы управления бизнес-процессами

- Корпоративные порталы

Разница между ECM и CMS системами

CMS – система управления контентом (Content Management System)

ECM – система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management)

Примеры ECM-систем

В наше время можно выделить 10 самых популярных, на мой взгляд, ECM-систем:

- Microsoft SharePoint

- DirectumRX

- ELMA ECM

- Alfresco

- Documentum

- Open Text

-  ТЕЗИС

- EOS for SharePoint

- PayDox

- WSS Docs

Также стоит немного рассказать о первой тройке.

Microsoft SharePoint –  представляет собой интегрированный пакет корпоративных приложений, который предназначен для увеличения производительности труда, организации совместной работы сотрудников, решения таких важных бизнес-задач, как контроль информационных потоков, принятие взвешенных решений и управление рабочими процессами. В нём сделан акцент на социальную составляющую, облака и мобильность. MS SharePoint предлагает новые средства простого администрирования, эффективной защиты коммуникации и информации и гибкой совместной работы. Социальные возможности позволяют легко обмениваться идеями, отслеживать действия коллег, отыскивать экспертов и информацию и т. п.

DirectumRX – система управления цифровыми процессами и документами с элементами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения. В ней поддерживаются классические задачи управления документами, делопроизводства, а также управления договорами. Предлагаются готовые решения для управления совещаниями, командировками и авансовыми отчётами, организации HR-процессов. На базе Directum возможно создание финансового архива и долговременного электронного архива с поддержкой юридической значимости документов.