Файл: Автоматизация учета продаж на предприятии ЗАО «Лапкин».pdf

Ниже представлена диаграмма декомпозиции (Рис.5), она отражает общую концепцию деятельности организации ^[1]и протекающих в ней бизнес-процессов.

Рис.5. Деятельность организации

На основании изложенного выше материала можно сделать акцент на четырех классах это те процессы, которые протекают в компании:

1. Работа с клиентами;
2. Согласование заказа;
3. Регистрация заказа;
4. Выдача заказа.

Процессы, представленные выше могут состоять из любого количества процессов. ^[2]Дадим более подробную характеристику каждому классу.

Работа с клиентами.

Одна из основных деятельностей работы с клиентами состоит в формировании заказов в соответствии с желаниями и требованиями клиентов. Также предоставляем консультативные услуги при формировании заказов. Этим занимается отдел продаж.

Согласование заказа

На этом этапе идут закупки материалов, определение цены и формирование статистики.
Регистрация заказа.

Это процесс, при котором идет непосредственное выполнение заказа. Это может быть индивидуальное исполнение игрушки по собственному дизайну или пошив игрушки из каталога по шаблонам. А также возможность нанесения собственной эмблемы на уже ранее созданные игрушки. Данным процессом занимается производственный отдел.
Выдача заказа

В этом процессе происходит оплата товара в отделе бухгалтерии и выдача товара со склада.

2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Описанные выше бизнес-процессы показали ряд следующих проблем:

• «Не идеальность»- это проблема в самих процессах приема, обработки и передачи заявки. А также путь согласования результатов и их исполнения, который идет через менеджера, что увеличивает срок работы с заявками и количество человеческих ошибок.^[3]
• Сложность в объективной оценки, зависящей от эффективности работы менеджеров по работе с клиентами.
• Сложность в непосредственном контроле в работе менеджеров по работе с клиентами и директором организации. Снижение времени обработки заявок от клиентов в сравнении с общим числом запросов;
• Ошибки «человеческого фактора», связанные с обработкой заявок от постоянных клиентов на фоне увеличения общей загруженности сотрудника (менеджера);
• При задержках и\или некачественном исполнении заявок увеличение штрафных санкций;
• Проблемы анализа и мониторинга при оценке эффективности исполнения заявок;
• Трудность в выявлении лиц, виновных в некачественном исполнении заявок.

Выше изложенные минусы влияют на общую работу ЗАО «Лапкин», и проявляются только во время проведения внутреннего контроля и непосредственного анализа всех процессов предприятия.

2.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи

Одним из основных документов в рассматриваемой задачи является заявка клиента. Схема документооборота заявки приведена ниже (Рис.6)

Рис.6. Схема документооборота в ЗАО «Лапкин».

Данный способ приема заявок связан с большой трудоёмкостью передачи одной заявки клиента между отделами, что с большей вероятностью ведет к её утрате или к неправильной интерпретации плана работ. На данном этапе не является возможным получить сведенья об общем количестве заявок на определенный период, получить конкретный ответ на каком моменте происходит торможение процесса, определения на какой стадии находится изготовления товара.

В добавление к этому также требуется составление различных отчетов не только для клиента, но и для различных проверяющих организаций, что очень затруднительно на данный момент.

Для того чтобы наглядно понять сколько времени уходит на работу с клиентами произведем примерную оценку временных процессов в таблице 4.

Таблица 4

Оценка потока информации

По итогу за год примерно выходит 30 885,25 часов, сотрудники занимаются занесением необходимых данных в книгу учета по клиентам, заявкам, договорам и оплате товара, а также при необходимости поиском нужных сведений для уточнения какой-либо информации по просьбе руководства или клиента.

При продолжительности рабочего дня 8 часов в день, можно сделать вывод, что на выполнение каких-либо дополнительных обязанностей, а то есть:

• Непосредственный разговор с клиентом для решения всех возникающих вопросов.
• Ведение непосредственного учета по проделанной работе
• Подготовка статистической отчетности для руководства и многие другие необходимые мероприятия.

Остается мало рабочего времени ~30%, что крайне негативно влияет на рабочий процесс.

Также при данном способе характерны следующие недостатки:

• Низкая темп и достоверность исполнения расчетов
• Плохое контролирование деятельность работника
• Неэффективное применение рабочего времени
• Бумажная работа, вследствие чего могут возникнуть дополнительные вопросы или же ошибки.
• Переработка сотрудников, что приводит к негативному воздействию на человека и рабочий процесс.

При внедрении автоматизации предполагается иметь точнейшие сведенья ^[4] о личных данных клиентов, сотрудников, количестве заявок и других статистических данных. Также предполагается сократить время создания договоров, заявок, анкет, квитанций, за счет их электронных форм.

Несомненно, то что для автоматизации потребуется постоянное применение технических средств, таких как: персональный компьютер, принтер, специализированное программное обеспечение, локальную вычислительную сеть

Ожидаемый эффект от внедрения средств автоматизации

При использовании вычислительной техники данный процесс предполагает упрощение документооборота, поиска нужных данных, подготовку статистической отчетности и ввода информации в базу данных. В таблице 5 произведен расчет от эффекта внедрения вычислительной техники.

Таблица 5

Эффекта внедрения

При сравнении таблиц 7 и 8, можно увидеть большой прирост рабочего времени, который составляет 20 911,65 часов в год. Данный прирост благополучно повлияет на сотрудников организации, что в свое время хорошо отразится на работе предприятия. Также другими преимуществами автоматизации в данном бизнес-процессе является:

• Хранение данных
• Уменьшение бумажной работы
• Автоматическое или ручное сохранение
• Структуризация данных
• Возможность изменения данных
• Авторизация пользователя в системе
• Ускорение рабочего процесса
• Получение результатов в печатной или электронной версии
• Удобный поиск информации

2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Для успешной деятельности предприятия и дальнейшего роста требуется развитие системы обеспечения информационной безопасности. Необходимо проведение различных мероприятий в этой области для обеспечения целостности данных о контрагентах и сотрудниках предприятия, а также сохранности документов и их составляющей, так как утеря этих данных влечет за собой штраф, риски потерять базу клиентов, в следствии чего банкротство предприятия. Не стоит забывать и про кражу данных, что в наше время актуально из-за конкуренции компаний. Недобросовестные фирмы готовы пойти на все для того чтобы завладеть информацией о сотрудниках предприятия и её клиентах, для того чтобы в дальнейшем шантажировать или же использовать её в своих целях.

При использовании персонального компьютера с автоматизированным программным продуктом уровень безопасности повышается на порядок, но не стоит забывать про правила работы в таких системах.

Защита информации осуществляется при помощи авторизации в системе, ограничением к определенным ресурсам. При авторизации пользователю открывается доступ к ресурсам компьютера/программного продукта на котором храниться важная информация. Именно по – этому политика безопасности должна быть настроена таким образом, чтобы пользователь не мог использовать полный функционал. Ограничения прав усложняют работу, но зато дают гарантию безопасности, что пользователь не навредит.

3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации ЗАО «Лапкин»

3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

В настоящее время для работы с клиентами активно используется различные CRM системы, которые облегчают работу сотрудников предприятия

СRM – это система управления взаимоотношениями с клиентами. Прямое предназначение данного программного продукта является автоматизация рабочих процессов, связанных с продажей.

Для выбора оптимальной CRM системы можно проанализировать наиболее популярные такие как: RetailCRM, amoCRM, 1C:СRM.

RetailCRM – предназначена данная программа для автоматизации рутинного бизнеса позволяет отслеживать заказ клиента от начала до конца, что упрощает работу отдела продаж и помогает при решении различных вопросов.

amoCRM – это система для учета клиентов и сделок. Она не требует инсталляции и каких-либо настроек. Для начала работы нужно зарегистрироваться на сайте производителя и можно начинать работу, но надо учитывать, что у данного приложения есть срок бесплатной лицензии на 30 дней, после чего пользователю придется заплатить.

1C:СRM – охватывает различные сферы деятельности, позволяет организовать работу как маленького предприятия, так и крупного. Обладает огромным функционалом, приятным интерфейсом, с возможностью изменения типовой конфигурации под себя, что является большим преимуществом при выборе программы для автоматизации предприятия.