Файл: Носители документов, их развитие. (Понятие «информация», «документ»).pdf

Книги и кодексы греков и римлян написаны на деревянных и костяных дощечках, покрытых воском.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века. За это время в процесс производства вводились новшества: использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбелка хлорной известью цветного тряпья. В XVIII веке изготовление тряпичной бумаги перешло на машинное производство с использование химической обработки бумажной массы.

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания и копирования текста сделало бумажные документы дешевыми и общедоступными. И сейчас под словом «документ» большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.

Однако с появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

К кинодокументам относят диафильмы (немые, тематически подобранные кадры на рулонной кинопленке), кинофильмы (динамичные фотоизображения на кинопленке) и видеофильмы (динамичные изображения на магнитной пленке или оптическом диске). Обычно кинодокументы делят на статичные (при неподвижном изображении) и динамичные (при подвижном изображении).

К фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фотография - это светозапись, снимок, полученный фотографическим способом на светочувствительной пластине, пленке или бумаге. Фотография может быть черно-белой или цветной, на различных основах - гибкой полимерной (фотопленка), жесткой (металл, стекло, пластмасса) и бумажной (фотобумага). Диапозитив -это позитивное фотографическое или рисованное изображение на прозрачном материале (пленке или стекле). Диапозитив проецируют на экран с помощью диапроектора или диаскопа. Изображения на фотодокументах являются статичными.

Фонодокументы - это аудиодокумент. К фонодокументам относят грампластинки и магнитные фонограммы. Фонограмма - документ с записью звуков (речи или музыки). Материальным носителем фонограммы может быть магнитная лента, кассета с магнитной видеофонограммой, оптический диск.

Грампластинка - это пластмассовый штампованный или литой диск, запись на который производится с помощью прорезания канавок определенной глубины и профиля, которые соответствуют колебаниям звуковых частот. Грампластинка - самый старый вид аудиодокумента, однако именно грампластинки со старыми записями пользуются огромным спросом у меломанов. И, несмотря на широкое использование аудио CD -дисков, стоимость пластинки может в десятки раз превышать стоимость записей на новых аудионосителях.

Новейшими материальными носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы (CD -диск, DVD -диск, магнитооптический диск).

Микрографические документы выполняются на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске в виде микрокопии документа или оригинала микродокумента. Они имеют малый вес и размеры и широко используются в фондохранилищах для хранения больших объемов копий документов. Кадры в микрофильме располагаются в линию, один за другим, на полосе прозрачной пленки, в микрофише микроизображения расположены в виде сетки на листе пленки. Микрокарта аналогична микрофише, но изготовлена на непрозрачной основе (на фото- и обычной бумаге), иногда с двух сторон.

Средства письма

И в древности, и в наше время используются различные средства для нанесения текста. В древности для продавливания знаков использовали острые палочки, трубочки. Затем, при письме с нанесением красящих веществ, стали пользоваться перьями (сначала птичьими, преимущественно гусиными, позже металлическими) и карандашами. В начале XX века появились авторучки, шариковые ручки.

Природные красители получали из плодов, коры, листьев, стеблей разных растений. Были красители животного происхождения. Некоторые красители были баснословно дороги (например, пурпур, индиго).

Тексты на таких носителях, как папирус, пергамент и бумага, писались обычно черными чернилами - сажевыми и железо-галловыми.

Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. В качестве клея в разных рецептурах использовали растительные камеди (вишневые, сливовые и т.п.); рыбий клей; рисовые, ячменные, другие отвары. Позднее в тушь стали вводить вещества (казеин, шеллак), придающие тушевому тексту водостойкость. Однако тушь была неудобна в употреблении, плохо проникала в бумагу, часто давала нестойкий к истиранию текст.

Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой черный текст. Темнели чернила и при стоянии в растворе, образуя нерастворимый осадок. Чтобы избежать этого, чернила подкисляли кислотой (уксусной, карболовой и т.п.). Лучшие образцы железо-галловых текстов выдержали многовековое хранение: они нерастворимы в воде, устойчивы к выцветанию, износостойки.

В XIX веке получили первый синтетический краситель из анилина (продукта нефтепереработки), и спустя 10-20 лет на основе анилиновых красителей стали изготовлять все средства письма: чернила, цветную тушь, цветные и копировальные карандаши, штемпельные краски, цветные копировальные материалы, а после появления машинописи - и машинописные материалы. По долговечности анилиновые красители значительно уступают старинному железо-галловому тексту.

С появлением современных ручек (фломастеров, капиллярно-шариковых) для приготовления средств письма используются не чернила, а вязкие органические пасты.

Тексты, написанные жидкими красками, условно называют чернильными, а твердыми красками - карандашными.

Новгородские русичи (X - XIII вв. н. э.) продавливали текст документов на бересте - верхнем слое березовой коры.

После эторо практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т.е. 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова.

После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз. И это относилось не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения.

В XV - XVI веках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII века - изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры.

Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Инструментами письма служили гусиные перья, которые применялись вплоть до второй половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.

Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым «уставным» письмом - буквами с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов - из подклеенных листов бумаги («поставов»). Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.

В 1700 г. Петр I ввел тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги. На листах тетрадей писали с обеих сторон. Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т.д.). При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах.

В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид.

Свойства документов

Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Функции документов делят на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются:

• информационная (фиксация, хранение и передача информации);
• коммуникативная (передача, обмен информацией);
• социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

• правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);
• организационная (установка правовых отношений);
• управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);
• обучающая (передача знаний между людьми и поколениями);
• познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);
• мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Определение понятия документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Материальные носители оказывают существенное влияние на процессы создания, передачи, хранения и использования документированной информации. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", носитель документированной информации - это "материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде".