Файл: Системы управления документацией.pdf

3. Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрации поручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)?

4. Знает ли руководитель какие из выданных им поручений, документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику; выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их «ходом»?

5. Имеются ли в организации регламенты по работе с документами?

6. Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?

7. Создаётся ли положительный имидж организации качеством работы с документами?

Если сотрудники пять раз дали отрицательный ответ или не могут ответить на пять и более вопросов, то компании пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД.

Утвердительные ответы на следующие ниже приведенные вопросы должны окончательно развеять сомнения о необходимости приобретения и внедрения СЭД и помогут укрепить позиции в компании и на рынке. Итак, хотят ли сотрудники:

● ощутимо сократить непроизводительные затраты времени;

● увеличить прозрачность бизнес-процессов организации;

● повысить исполнительскую дисциплину и ответственность;

● соответственно уменьшить расходы и повысить качество выполнения работ;

Заключение

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на методологии информационного менеджмента.