Файл: Автоматизация документооборота.pdf

Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долл. США за одно рабочее место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долл. США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, так и в западных системах.

3.2 Особенности внедрения

Чаще всего приоритетным направлением автоматизации являются процессы, связанные с согласованием документов, например, процесс составления и реализации бюджетов. Но многие компании начинают автоматизацию документооборота с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Внедрение системы документооборота принципиально не отличается от внедрения любой другой автоматизированной системы, поэтому мы остановимся только на отличительных особенностях этого проекта.

3.3 Создание корпоративного хранилища

Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть выполнены на самом раннем этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения можно переместить все документы из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно освоиться с ее использованием. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяет также использование сервисных функций, таких как оповещение об изменении документа, о появлении нового документа и т.п.

3.4 Определение порядка доступа к информации

Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому необходимо уделить особое внимание описанию процедур доступа к информации. При этом нужно отыскать разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый отдельно взятый сотрудник.

3.5 Необходимость фиксации результатов

При внедрении системы электронного документооборота необходимо уделить повышенное внимание описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, при работе в рамках системы любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т.д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства последующей группировки этих сообщений.