Файл: Способы контроля за исполнением документов (Менеджмент в гостиничном и ресторанном бизнесе).pdf

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме.

Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные)

• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные)

• справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до­кументов (исполнителями, списочный или количественно);

• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов

Заключение

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов с просроченным сроком исполнения.