Файл: Особенности использования техник тайм-менеджмента в своей профессиональной деятельности (Теоретические основы тайм - менеджмента).pdf
Добавлен: 07.07.2023
Просмотров: 173
Скачиваний: 1
Введение
Тайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности». Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.
Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.
Согласно принципам тайм - менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм - менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.
Вторая группа составляемого плана, - это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.
Третья группа плана для личного тайм - менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, - они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность
Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм - менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм - менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.
Кроме того, правила тайм - менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.
К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм - менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких - то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.
Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность - гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм - менеджмента.
Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.
Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.
Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.
Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.
Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.
Современные приемы тайм-менеджмента
Эффективный тайм - менеджмент подразумевает, что в первую очередь должна существовать цель. Она должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если ваш сотрудник просто намеревается выучить какой-то иностранный язык, - это не цель. А вот если нужно выучить его до определённого уровня к какому-то сроку, - это уже цель.
Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.
С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил тайм - менеджмента изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм - менеджмента.
Начнем подробнее с постановки цели. Постановка цели подразумевает анализ и формирование личных целей. Цель описывает конечный результат, дает ясность о том, в каком направлении будем двигаться. Постановка целей - процесс временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая корректировка. Но главное - прийти туда, куда мы хотим, а не куда получится.
«Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала».
Цель должна быть ясной, четкой и понятной самому человеку. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. При установке долгосрочных целей не грамотно брать на себя слишком много, нельзя забывать о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о культурном просвещении.
Говоря о постановки цели нельзя не сказать об ориентации на результат, а не на процесс. Это позволяет:
Не только правильно делать дела, но и делать правильные дела;
Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы;
Не столько сохранять средства, сколько оптимизировать их использование;
Не просто выполнять задолженности, но и добиваться результатов;
Не только уменьшать затраты, но и повышать прибыль.
Планирование - неотъемлемая и очень важная составляющая управления временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм-менеджментом. И, применяя его, не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным.
Прием первый: упомянутое ранее планирование - один из важнейших элементов управления временем. Суть состоит в том, что время, потраченное на планирование, сокращает время, необходимое на работу в целом. В процессе планирования принимаются решения о том, что, когда и как следует вам сделать. Любое планирование современные специалисты рекомендуют проводить в два этапа: составить список и определить приоритеты.
Все, что упомянуто в списке, равноценно. После составления списка дела распределяются в порядке их значимости конкретно в настоящее время. Нужно помнить, что ни один список не является полным, пока он не отражает порядка важности дел. Как только бы составлен такой список, нужно завершить его определением приоритетов. Это и есть основа планирования.
Написать список дел несложно, а вот расставить приоритеты сложнее. Однако уже давно «изобретены» следующие два метода. Оба метода основываются на популярном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот, т. е. нужно направлять свои основные усилия на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, и именно они относятся к разряду важных.
Первым методом является «АВС-анализ». По данной методике: А-задачи - это самые важные, кроме того, на их реализацию требуется всего 10% времени, но весомость А-задач трудно переоценить, поскольку именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%. В-задачи - это задачи средней важности, на них приходится примерно 20% по требуемому на исполнение времени и 20% - по значимости. А вот С-задачи требуют не менее 70% времени, но польза от них в совокупности не более 10%. Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:
Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.
Систематизировать задачи по степени их важности, установить очередность дел в соответствии с их «стоимостью» деятельности.
Пронумеровать задачи.
Оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В:
- а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
- б) последующие 20 процентов - задачи категории Б;
- в) остальные 65 процентов - задачи категории В.
Перепроверить временной план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени - задачи А; 20 процентов запланированного времени - задачи Б; 15 процентов запланированного времени - задачи В.
Провести соответствующие корректировки, ориентируя план на задачи А.
Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.
Второй метод - способ сочетания параметров «важность и срочность».
Просмотрев список дел, необходимо проанализировать их сравнительную важность и срочность. После этого все дела можно разделить следующим образом:
- 1) А - важные и срочные;
- 2) В - важные и несрочные;
- 3) С - неважные и срочные;
- 4) D - неважные и несрочные.
В современном мире было бы глупо полагать, что чем больше времени ты затрачиваешь на планирование, тем больше времени экономишь. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить. Специалисты рекомендуют жестко планировать лишь 60% своего рабочего времени, 20% оставлять для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% вообще предполагают свободную творческую деятельность.
Прием второй заключается в эффективной работе с информацией. Здесь самое важное не впадать в крайность и впитывать, как губка, всю входящую информацию. Понятно, что чем больше информации собрано для анализа руководителем, тем меньше вероятность пойти по неверному или нерациональному пути. И здесь нужно сохранять чувство меры, потому что существует определенный объем информации, который можно получить и подвергнуть анализу. Обязательным условием является фильтрация информации.