Файл: Стратегические преимущества внедрения СЭД.pdf

Введение

В соответствии с мнением отраслевых аналитиков, выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД: производительность труда персонала увеличивается на 20-25%; стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Основная часть

Кроме экономических выгод, при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические преимущества.

Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с:

· высвобождением физического места для хранения документов;

· уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

· уменьшением расходов на бумагу,

· снижением расходов на персонал и оборудование,

· повышением продуктивности работы в следствии:

- уменьшения времени выполнения работ,

- увеличения количества выполняемых работ,

- улучшения работы с важными документами,

- возможности выполнения новых типов работ.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия, с улучшениями в его ключевых бизнес-процессах или с улучшением качества выполнения работ во вспомогательных процессах:

· появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

· значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

· повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

· повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

· улучшение контроля за исполнением документов и др..

Стратегические преимущества от внедрения корпоративных ИСУД делятся на две группы:

1. средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности). Преимущества этой группы (общее представление):

· улучшения в доступе к информации,

· улучшения в качестве обслуживания,

· улучшения в контролируемости процессов,

· улучшения в результатах аудиторских проверок,

· улучшения в процессе гарантийного обслуживания,

· улучшения качества продуктов (услуг),

· улучшения финансовых оборотов;

2. высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности). Преимущества группы:

· более быстрое и качественное принятие решений,

· усиление контроля со стороны руководства,

· обеспечение соответствия решений существующим правилам и законам,

· более быстрый вывод на рынок готовых продуктов и услуг,

· улучшение морального климата и степени удовлетворения сотрудников своим трудом, более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.

Особенностью СЭД является то, что эта система решает задачи в масштабе всей организации, и ее внедрение затрагивает все подразделения и все уровни управления. При этом внедряемая система должна учитывать все особенности организации.

При выборе СЭД нужно разработать критерии выбора системы, которыми могут быть ее функциональность, отвечающая потребностям организации; наличие квалифицированного персонала в организации, способного эффективно использовать систему; учет сложившейся инфраструктуры информационных систем организации.

Для успешного внедрения СЭД необходимы:

· понимание руководством важности формализации документооборота и предварительное проведение формализации,

· перед выбором СЭД обязательное формулирование перечня задач, которые будут решаться с помощью внедряемой системы,

· разработка подробного организационного плана внедрения,

· подготовка технической инфраструктуры,

· доведение до сотрудников информации о необходимости внедрения СЭД, преимуществ от ее внедрения для того, чтобы снизить риски сопротивления изменениям у персонала,

· обучение, тренинги сотрудников, консультации для руководителей всех уровней,

· скрупулезный выбор фирмы-поставщика и внедренца СЭД,

· осуществление постепенного внедрения СЭД, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект,

· обеспечение при внедрении возможности одновременной работы старой и новой систем для того, чтобы не срывать текущую деятельность организации,

· поддержка процесса внедрения первыми лицами компании,

· внедрение на первом этапе пилотного проекта, в ходе выполнения которого могут быть выяснены основные проблемы (если они возникнут), встречающиеся непосредственно при внедрении, и оценено, насколько ощутима эффективность от внедрения СЭД.

Заключение