Файл: Системы управления эффективностью бизнеса . Функциональные возможности ВРМ-систем.pdf
Добавлен: 07.07.2023
Просмотров: 144
Скачиваний: 1
Введение
Сегодня термин "ВРМ-система" звучит еще достаточно непривычно для представителей бизнес-сообщества Украины. Между тем многие их российские коллеги уже успели оценить преимущества нового класса программного обеспечения. Business Performance Management (BPM, управление эффективностью бизнеса) - системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию корпоративного управления. По оценкам авторитетной исследовательской компания Gartner, по итогам 2004 года рост объемов продаж BPM-систем в мире составил 11%. По оценкам компании Intersoft Lab тот же показатель в России составил 28%, а в банковском сегменте - 34%. Нет сомнений, что передовая технология будет востребована и бизнесом Украины.
Но, как это часто бывает с инновациями, интерес к ВРМ-системам настоятельно потребует подробной информации о них, их возможностях и функциональности. К сожалению, как показывает опыт, не вся предложенная информация будет корректной. Больше того, с определенной долей вероятности можно предположить, что не исключены и попытки откровенной спекуляции на модной теме. А это чревато уже серьезными ошибками в принятии решений при выборе системы автоматизации.
Поэтому хотелось бы помочь читателям сформировать адекватное восприятие ВРМ-систем, и развеять некоторые заблуждения, которые активно эксплуатируются в последнее время.
Глава 1. Понятие ВРМ
BPM (business process management, управление бизнес-процессами) – концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия. Управление подразумевает возможность адаптации и изменения процессов с помощью специализированного программного обеспечения (BPM-систем), с использованием BPMN-нотации. Аббревиатура BPMS (англ. Business Process Management System) – программное обеспечение для реализации BPM-концепции. По сути, любая система для создания и управления бизнес-процессами считается BPMS.
Если говорить о составляющих ПО Business Performance Management, то классическая ВРМ-система "покоится" на трех "китах": Хранилище данных, набор инструментов для поддержки технологий корпоративного управления и OLAP-инструменты. В Хранилище собирается и консолидируется оперативная финансовая информация из различных автоматизированных систем кредитной организации, установленных в головном офисе, а также в филиалах и дочерних предприятиях. Встроенные инструменты позволяют автоматизировать финансовое планирование, управленческий учет, трансфертное ценообразование, прогнозирование и другие технологии корпоративного управления. Задача OLAP-средств - оперативно, в удобном для анализа виде предоставлять собранную в Хранилище информацию.
Как видим, в том, что касается составных частей системы, ничего нового создатели ВРМ не предлагают: вышеназванные управленческие технологии и автоматизирующие их программные решения давно и успешно используются для решения локальных задач.
Преимущество ВРМ-систем, как самостоятельного (отдельного) класса программных продуктов в том, что они обеспечивают поддержку полного цикла корпоративного управления. Полный цикл включает в себя четыре этапа: разработка стратегических планов и показателей; оперативное планирование; мониторинг и контроль исполнения планов; анализ и регулирование отклонений фактических показателей от плановых.
На первом этапе определяются основные стратегические цели банковского бизнеса и их метрики - KPI (ключевые показатели эффективности). Количественные значения KPI устанавливают плановые результаты, которые должны быть достигнуты. При стратегическом планировании используется BSC (BalancedSkorecard) - одна из методологий ВРМ.
На втором этапе на основе намеченных в стратегических планах ключевых показателей разрабатываются тактические планы и распределяются ресурсы для их выполнения. Основным инструментом оперативного планирования является бюджет.
На третьем этапе происходит сравнение плановых и фактических показателей. Результаты исполнения бюджетных планов вычисляются на основе собранных в Хранилище данных первичного учета. Для сравнения плановых и фактических показателей бюджетов и KPI используются инструменты "план-фактного" анализа, реализованные на технологии OLAP.
И, наконец, на заключительном этапе стратегические планы корректируются в соответствие с реальными условиями работы банка. Для решения этой задачи востребованы управленческие OLAP-отчеты и специализированные инструменты прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации. Таким образом, цикл корпоративного управления - между выбранной банком стратегией и ее практической реализацией - замыкается.
Как видим, с помощью ВРМ-системы создается целостная инфраструктура для поддержки стратегического и тактического управления банком на основе единой модели данных. В этом принципиальное отличие комплексного подхода к автоматизации корпоративного управления от изолированного решения отдельных управленческих задач.
Во всем мире практикуется пошаговое внедрение ПО класса ВРМ. К примеру, в российских банках построение цикла управления реализацией корпоративной стратегии начинают с автоматизации управленческого учета и подготовки управленческой отчетности. Поэтапное наращивание функциональности системы имеет ряд преимуществ: в частности, позволяет в короткие сроки получить и оценить первые результаты от внедрения новых управленческих технологий. А кроме этого, менеджмент банка может контролировать и своевременно корректировать реализацию проекта.
Преимущества ВРМ
На сегодняшний день уже достаточно много сказано о преимуществах, которые получает компания, использующая ВРМ. Этот список включает такие элементы, как налаживание связи между текущей деятельностью компании и ее стратегическими установками; получение наиболее достоверных показателей; предоставление информации в режиме реального времени; совершенствование и ускорение процесса принятия решений; улучшение финансового состояния. Все это звучит очень хорошо; все эти элементы являются стратегическими целями, связанными с управлением эффективностью. Если все названные преимущества действительно реально существуют, то как они воплощаются в повседневной деятельности конкретной компании, которые можно увидеть и оценить количественно? Крэйг Шифф на конкретных примерах демонстрирует реальную отдачу от систем управления эффективностью бизнеса.
Установление связи между текущей деятельностью компании и ее стратегическими установками
Этот результат - наиболее значимый из всех достижений, обеспечиваемых ВРМ. Основная идея состоит в том, что с помощью аккуратного и последовательного анализа деятельности всей организации сотрудники будут лучше понимать корпоративные цели и направят свои усилия на их достижение. А улучшение финансового состояния станет закономерным итогом этого процесса.
Но для того, чтобы между деятельностью и стратегией была установлена реальная связь, нужно объединение нескольких ключевых элементов. Система управления эффективностью бизнеса способна помочь в их создании. Вот эти необходимые компоненты:
быстрые циклы бюджетирования и планирования, включающие всего несколько итераций;
объединение данных из различных систем и прогнозов на всех уровнях компании для создания общей картины эффективности работы организации, как в настоящем времени, так и в будущем;
обеспечение доступности этой картины, а также целей компании, для всех сотрудников;
определение и отслеживание реальных источников прибыльности и снижения себестоимости.
Глава 2. Функциональность BPM-систем
В соответствии с документом, разработанным Группой по стандартизации BPM, в качестве основных процессов, охватываемых BPM-системами, можно выделить следующие:
− формализация стратегии (strategize);
− планирование (plan);
− мониторинг и анализ (monitor and analyze);
− корректирующие воздействия (take corrective actions).
Что касается формализации стратегии, то BPM-системы позволяют менеджерам разрабатывать стратегии и доводить их до подразделений компании, выявлять возможности создания стоимости и формировать системы метрик, обеспечивающих оценку эффективности бизнеса и ее динамики.
Соответствующие компоненты включают:
− приложения для построения метрик (включая средства построения метрик и библиотек метрик, а также средства визуализации метрик в виде панелей индикаторов);
− приложения, обеспечивающие коллегиальность стратегического управления, организацию управленческих коммуникаций и распространение соответствующей информации в корпоративной среде управления (включая портальные технологии и средства организации совместной работы);
− приложения для формирования и поддержки системы стратегических целей;
− приложения для автоматизации формирования корпоративной стратегии и обеспечения ее связи с соответствующими ключевыми показателями эффективности.
В части планирования BPM-системы помогают менеджерам всех подразделений компании устанавливать свои локальные цели, разрабатывать и моделировать сценарии планирования, создавать программы и бюджеты, поддерживающие бизнес-стратегию, а также формировать целевые значения определенных показателей для различных временных периодов.
Соответствующие компоненты содержат:
− приложения для формирования, сбора, обобщения плановых данных и их представления в виде отчетов, а также средства управления процессами планирования. При этом планы могут включать бюджеты, планы использования мощностей, планы по персоналу, планы производства и поставок;
− приложения, позволяющие вносить в планы изменения по мере получения фактических данных;
− приложения, поддерживающие предпосылки, бизнес-правила и логику обработки входной информации.
Относительно мониторинга и анализа BPM-системы позволяют оценивать индивидуальную и групповую эффективность с применением соответствующих ключевых показателей на всех организационных уровнях, а также предоставляют пользователям дополнительную информацию, помогающую им предпринимать те или иные действия.
Соответствующие компоненты включают:
− приложения, позволяющие консолидировать данные, полученные из различных транзакционных систем, обеспечивать мультивалютность финансовой информации, элиминировать внутригрупповые операции, выполнять журнальные проводки и формировать финансовую отчетность;
− приложения для многомерного анализа обобщенных трансакционных данных с возможностью план-факт анализа;
− технологии создания централизованных витрин данных, содержащих плановую или фактическую информацию;
− приложения для создания панелей индикаторов, позволяющих организовать мониторинг метрик и сопутствующих комментариев (включая счетные карты, отражающие приемлемость значений ключевых показателей);
− технологии проектирования, создания, редактирования и распространения отчетов, касающихся эффективности деятельности предприятия;
− приложения для формирования запросов и отчетности на разных уровнях управленческой информации – от счетных карт до детальных трансакционных данных (drill down).
В части корректирующих воздействий BPM-системы помогают менеджерам своевременно реагировать на возникающие ситуации и отклонения.
Соответствующие компоненты содержат:
− приложения для создания и управления уведомлениями (включая описание причин формирования уведомлений, типов уведомлений, адресатов рассылки и способов представления информации);
− приложения для управления панелями индикаторов, обеспечивающие визуализированные сигналы при получении уведомления;
− автоматизированные средства поддержки корректирующих воздействий, такие как запуск определенных процессов, рассылка сообщений или инициирование каких-либо действий;
− технологии, позволяющие формулировать новые цели и/или изменять существующие целевые значения показателей.
Приведенная классификация построена в соответствии с циклом стратегического управления: первые две группы процессов связаны с формированием и реализацией стратегий (целеполагание и трансформация стратегий в планы), вторые две группы – с обеспечением обратной связи (контроль, корректировка целей и планов). В этом отношении классификация достаточно детально отражает структуру функциональных областей BPM. Однако, с другой стороны, она вряд ли подходит для классификации информационных систем, обеспечивающих перечисленные функции. Дело в том, что конкретные программные продукты, как правило, реализуют не одну, а сразу несколько ключевых функций, относящихся к разным функциональным областям и используемых на различных стадиях цикла стратегического управления. Например, информационные системы, поддерживающие разработанную Р. Капланом и Д. Нортоном методологию Balanced Scorecard (BSC-системы), позволяют структурировать цели развития (с учетом как финансовых, так и нефинансовых показателей), доводить целевые показатели до нижестоящих звеньев, а также формировать общекорпоративную систему мотивации, стимулирующую достижение этих целей и обеспечивающую координацию усилий отдельных подразделений и бизнес-единиц.