Файл: Система электронного документооборота «EDI».pdf

Введение

Ход развития научно-технического прогресса привел к созданию информационной технологии, использованию вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, обработки информации для всех сфер общественной жизни. Сложные сочетания рыночных взаимоотношений, существующей инфраструктуры и стратегического управления сформировали следующие доминирующие направления развития информационной технологии:

• формирование и развитие новой категории информационно продукта, существующего в виде программных средств, баз данных и служб экспертного обеспечения; хорошо выполненный информационный продукт сохраняет свою ценность дольше, чем конкретные носители информации;
• способность к взаимодействию логических элементов информационной технологии; она означает возможность для двух или более сторон, представленных машиной или человеком, провести идеальный обмен информационным продуктом;
• ликвидация промежуточных звеньев, обусловленная внедрением новых технологий, которые обеспечивают преобразование информации в формы, доступные и удобные для немедленного использования потребителем; использование новых информационных технологий ведет к созданию более совершенного рынка, под которым понимается рынок с минимальным количеством промежуточных звеньев между покупателем и продавцом;
• глобализация на базе транспьютерных систем и нейрокомпьютеров позволяет фирмам и транснациональным корпорациям успешно вести дела в мировом масштабе, проводить выгодные операции на периферии, покупать и продавать более эффективно, используя знания о состоянии рынка;
• конвергенция результат совместного развития четырех выше названных тенденций; она проявляется в исчезновении различия между изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами, использованием информации в быту и в производственных целях.

Постепенно эти тенденции начинают оказывать влияние на информационную составляющую коммерческой сделки. Эффективность обращений к системам обеспечения информационной технологии при осуществлении торговых операций на 30% выше, чем при использовании традиционного подхода. Информационное обеспечение логистического управления является одной из наиболее важных и актуальных проблем.

Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя, замена складирования готовой продукции складированием полуфабрикатов или сырья). Благодаря информации удается также ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки). Недостаток своевременной информации вызывает накопление материалов, поскольку неуверенность потребителя, как и неуверенность поставщика, обычно вызывает желание подстраховаться.

1. Значение, роль и перспективы использования информационных технологий в логистике

Современная логистика немыслима без активного использования информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка. Сегодня практически невозможно обеспечить требуемое потребителями качество товаров и услуг без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в логистических системах более того, именно благодаря развитию информационных систем и технологий и автоматизации типовых технологических операций логистика стала доминирующей формой организации товародвижения на высококонкурентных рынках экономически развитых стран.

На состоявшемся в мае 2000 г. ХХVII мировом конгрессе IRU (Брюссель, Бельгия) были провозглашены следующие приоритетные направления в развитии и совершенство-вании глобальных транспортных технологий и бизнеса:

• Мобильность.
• Internet.
• Мультимодальность.

Одним из главных выводов конгресса был вывод о необходимости перехода от конкуренции между видами транспорта к их активному взаимодействию на платформе мультимодальности и логистики. Действительно, все три генеральных направления развития транспортной технологии являются базисными в современной концепции глобализации и гармонизации рынка. На этой основе формируются:

• единая евроазиатская транспортная система (мультимодальные транспортные коридоры в России, проект возрождения «великого шелкового» пути из Европы в Китай через Кавказ и пр.);
• единое открытое информационное пространство на основе Internet (виртуальные сети экспедирования, мониторинга грузов, информационной поддержки транспортнологистическиx компаний);
• единые стандарты в электронных информационно коммуникационных системах поддержки бизнеса, обеспечивающих требуемую мобильность товаров и людей.

Характерно, что многие из современных направлений в развитии бизнеса ориентированы на активное использование электронных форм обеспечения деловых операций. Это проявляется и в названиях перспективных и эффективных электронных технологий:e-mobility, e-business, e-logistics; m-commerce и др. Перспективы дальнейшего внедрения информационных систем и технологий на транспорте и в логистике впечатляющи. Среди них: рыночный информационный логистика

• информационная интеграция на транспорте на основе Internet и телематики с целью обеспечения глобального трансъевропейского мониторинга движения товаров;
• развитие сети высокоскоростных платных магистралей с дистанционными формами расчетов ;
• совершенствование внутреннего и внешнего документооборота в компаниях;
• формирование сети виртуальных транспортно-экспедиторских агентств и посреднических фирм в Intеrnеt для обеспечения самоорганизационных процессов в отношениях между клиентами и поставщиками товаров и услуг;
• решение проблем простоя транспорта на границах путем активного внедрения технологий « Green Custom - Зеленая таможня», основанных на электронном документообороте (EDI Electronic Data Interchange);
• электронные формы контрактов и платежей за товары и услуги в открытых коммерческих системах;
• глобальная мобильная связь «трубка - трубка», обеспечиваемая низко-орбитальными спутниковыми системами типа Globalstar;
• информационная интеграция товаропроводящих и транспортно-обслуживающих компаний с потребителями на платформе технологий Internet Intranet;
• мобильное управление на основе WАР технологий и многое другое.

2. Электронный обмен данными (EDI)

В зарубежных источниках, электронный обмен данными определяется как обмен коммерческими данными между вычислительными средствами и рассматривается с точки зрения бизнес процессов. Основной идеей является обмен такими документами, которые позволяют приложениям взаимодействовать без участия человека. Следовательно, электронный обмен данными затрагивает такие вопросы как организация обработки и передачи данных в рамках бизнес процессов предприятия (отрасли).

Помимо перечисленных вопросов, существует еще множество других, важных для возможности организации EDI, таких как: стандартные форматы, безопасность и организация специализированных сетей.

В общем случае EDI рассматривается как протокол прямого обмена между вычислительными средствами деловыми и коммерческими документами. Возможность передачи документов между компьютерами упрощает и ускоряет сами бизнес процессы. Во многих областях ведения бизнеса стандарт EDI выбран в качестве быстрого, дешевого и безопасного метода передачи заказов, данных об остатках, накладных, платежей и других часто используемых документов.

Сегодня зачастую можно встретить обозначение EС/ EDI. Это сочетание появилось после принятия стандарта EDI в системе электронной коммерции, которая становится основным элементом в электронной торговле. Одним из наиболее важных вопросов в организации EDI это стандартизация обмена данными между вычислительными средствами.

В начале XXI века мировой рынок EDI испытал новый всплеск. EDI в соединении с Интернетом позволяет осуществлять электронные транзакции в реальном времени и тем самым существенно ускорить процессы взаимодействия между торговыми партнерами.

Для обеспечения подобной четко организованной системы обмена информацией создаются высокоскоростные средства передачи данных. Electronic Data Interchange является передовой технологией для такой коммуникации.

Обмен коммерческой информацией (заказы, доставки, счета, денежные переводы и т.д.) на бумажных носителях предусматривает в основном ручной ввод информации в компьютерную систему компаний-партнеров. Использование стандартов электронного документооборота позволяет избежать этого -- все действия совершаются автоматически, без задержек и неточностей (в отличие от ручного ввода).

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Какой бы ни была точка зрения компаний к системе электронного документооборота, любая организация может извлечь пользу из своевременной и четкой информации о спросе и о снабжении продукцией, а также сэкономить значительную часть затрат, возникающую при ручной обработке документов.

Удобство и выгода в использовании электронного документооборота состоит в том, что EDI имеет коммуникационную основу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или логистическая компания) подключается один раз -- и приобретает почти неограниченную возможность общаться со всеми подключенными участниками, не задумываясь об особенностях их учетных систем, их документооборота, квалификации персонала и т.д.

В любом случае каждый из участников сохраняет свою индивидуальность и при этом получает возможность общаться с каждым из участников с минимальными для себя затратами. EDI также может помочь и в разборе конфликтов. Например, в спорных ситуациях между партнерами, когда один утверждает, что отправлял заказ, а второй -- что он его не получал. Таких ситуаций может быть множество. EDI в этих ситуациях выступает третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда происходило с документами. Это делает последующее разбирательство причин более легким и быстрым.

2.1 Основные элементы электронного обмена данными

Электронный обмен данными - это передача структурированных данных с помощью согласованных стандартов сообщений из одного компьютера в другой электронным образом. В качестве основных элементов EDI можно выделить следующие: компьютерная система; телекоммуникационное оборудование для доставки сообщения в линию связи; компьютерные сети с добавленными услугами или телекоммуникационные сети общего пользования; специальное программное обеспечение (трансляторы); стандарты EDI ; цифровое кодирование продукции (штрих-коды) и торговые партнеры.

В качестве основной характеристики EDI можно выделить тот факт, что используются только сообщения установленного типа, т.е. функции сообщения строго определены и согласованы заранее между отправителем и получателем. В процессе подготовки и проведения внешнеторговой сделки между поставщиком и потребителем происходит обмен различной информацией.

К преимуществам EDI , поддающимся количественному измерению, можно отнести:

• • устранение задержек в обработке внешнеторговой информации;
  • устранение ошибок по повторному вводу данных и уменьшение времени на устранение ошибок;
  • уменьшение количества ошибок из-за неправильной интерпретации данных человеком; сокращение усилий по обороту бумажных документов и их хранению;
  • уменьшение расходов на пересылку документов; улучшение планирования отгрузок и управления запасами; сокращение цикла осуществления платежей путем уменьшения времени, необходимого для получения и отправки информации, снижение количества ошибок ввода и упрощение процесса восстановления после сбоев.

По данным многочисленных исследований по изучению объемов документов, подготавливаемых и оформляемых участниками внешнеторговой сделки, известно, что для реализации одной поставки в общей сложности необходимо подготовить свыше 40 документов-оригиналов и, соответственно, свыше 360 копий. Внедрение систем EDI позволяет снизить расходы, связанные с документооборотом, до 7--10% от общей стоимости сделки.

Внедрение EDI в практику работы участника ВЭД представляет собой объемную и сложную задачу. Чтобы проект EDI стал реальностью, недостаточно полагаться на одну отдельную организацию, осознавшую все выгоды этого способа обмена информацией. По характеру планирования и внедрения систем EDI организации можно разделить на две группы:

• • организация-инициатор - компания, которая осознала потенциал системы EDI в целом и ее значения для ВЭД в частности и приняла решение внедрить EDI в операциях со своими внешнеторговыми партнерами;
  • пассивные участники - организации, которые вынуждены внедрять в той или иной форме систему EDI по требованию одной или нескольких активных организаций-инициаторов.