Файл: Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота.pdf

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и струк­турных подразделений, распределения обязанностей между руко­водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе­ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион­ные перегрузки, а с другой, — получает значительное количест­во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по­терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от при­нятой в учреждении технологии работы с документами. Напри­мер, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолю­цией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и дру­гим после рассмотрения руководителем. Таким образом, техно­логия регистрации документов увеличивает время движения до­кумента от получения до исполнителя. Если в организации при­нято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне струк­турных подразделений, то потери времени из-за нерациональ­ных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа­ционные документы готовят специалисты в структурных подраз­делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро­ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо­образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.