Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 128
Скачиваний: 3
Создание отчетов
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.
Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:
Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчёт позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.
В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.
Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок «газетного» типа или колонок «змейкой», как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.
В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.
Программная реализация базы данных
Прежде чем заново строить структуру таблицы, нужно подумать, можно ли воспользоваться одним из стандартных шаблонов мастера таблиц. Это позволит сэкономить время.
Воспользуемся функцией «Создание таблиц с помощью мастера». Через окно «Создание таблиц» заполним поля описанные выше в разделе «структура таблиц», в случае надобности воспользуемся функцией «Переименовать поле». Мастер сгенерирует таблицу и откроет таблицу в режиме ввода данных.
Рис. 2. Таблица «Лекарственные препараты»
Для освоения навыков использования различных функций MS Access при построении таблицы «Группы товаров» воспользуемся конструктором таблиц. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.
Заполним поля «имя поля», «тип данных», «описание» в соответствии с разработкой в разделе «структура таблиц».
Рис. 3. Группы товаров
Установим связь между таблицей «Группы товаров» и таблицей «Лекарственные препараты». Выберем команду Сервис > Схема данных. Установим связь между полем «ключ группы» таблицы «Группы товаров» и полем «группы товаров» таблицы «Лекарственные препараты».
Такая связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами.
Для создания запроса наличия лекарственных препаратов по группам товаров воспользуемся режимом конструктора. Установим min и max по срокам выпуска лекарств и групповой операцией Count для обработки всех записей из таблицы «Лекарственные препараты» соответствующих данной группе товаров из таблицы «Группы товаров». Установим сортировку согласно алфавиту (т.е. по возрастанию).
Благодаря этому запросу мы видим наличие количества наименований препаратов данной группы товаров, а так же по min и max дате выпуска мы косвенно можем предположить насколько давно поступила данная продукция и насколько она востребована.
В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дает возможность сосредоточиться на конкретной записи. Форма облегчает ввод, редактирование и восприятие информации, может содержать вспомогательные подписи и элементы оформления. Для облегченного и быстрого создания формы воспользуемся функцией «Создание формы с помощью мастера». Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей таблицы «Лекарственные препараты».
Рис. 4. Форма «Лекарственные препараты»
Рис. 5. Создание отчета в режиме конструктора
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из баз данных на принтер. Поэтому в отчетах данные формируются так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.
Воспользуемся функцией «Создание отчета с помощью мастера». Для удобного восприятия информации о лекарственных препаратах выберем поля: группы товаров (из таблицы «Группы товаров»), а также наименование товара, фирма производитель, год выпуска, формы выпуска, примерная цена (из таблицы «Лекарственные препараты»). Получим удобную форму «Отчеты» для вывода информации о лекарственных препаратах на принтер и визуального восприятия без излишней (бесполезной) информации.
В результате выполнения отчета получен его печатный вид, который можно увидеть в разделе курсовой работы «Приложение».
Заключение
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.
Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек.
В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.